Empresas con organigramas horizontales
Concepto
El organigrama es la representación gráfica de la estructura orgánica de una institución o de una de sus áreas, en la que se muestra la composición de las unidades administrativas que la integran, sus relaciones, niveles jerárquicos, canales formales de comunicación, líneas de autoridad, supervisión y asesoría.
Objeto
Es el instrumento idóneo para plasmar y transmitir en forma gráfica y objetiva la composición de una organización.
Utilidad • Proporciona una imagen formal de la organización. • Facilita el conocimiento de una organización, así como de sus relaciones de jerarquía y coordinación. • Representa un elemento técnico valioso para el análisis organizacional. • Constituye una fuente autorizada de consulta.
CRITERIOS FUNDAMENTALES PARA SU PREPARACIÓN – Precisión
En el organigrama deben definirse con exactitud todas las unidades administrativas y sus interrelaciones.
Sencillez
Debe ser muy simple, para que se comprenda fácilmente. Para ello, se recomienda no complicarlo con trazos innecesarios o una nomenclatura compleja o poco clara.
Uniformidad
Para facilitar su interpretación conviene homogeneizar las líneas y fi guras que se utilicen en su diseño.
Presentación
En gran medida, su funcionalidad depende de su formato y estructura; por ello, en su preparación deben considerarse criterios técnicos y de servicio, en función de su objetivo.
Vigencia
Para conservar su vigencia el organigrama debe mantenerse actualizado. Cuando se elabora es recomendable que en el margen inferior derecho de la gráfica se anote el nombre de la unidad responsable de prepararlo y la fecha de autorización y actualización.
CLASIFICACIÓN Por su naturaleza – Microadministrativos
Corresponden a una sola organización, y pueden referirse a ella en forma general o mencionar alguna de las áreas que la conforman.
Macroadministrativos
Contienen información de más de una organización.
Mesoadministrativos
Consideran una o más organizaciones de un mismo sector de actividad o ramo específico.
Cabe señalar que el término mesoadministrativo corresponde a una convención utilizada normalmente en el sector público, aunque también puede emplearse en el sector privado.
Por su ámbito – Generales
Contienen información representativa de una organización hasta determinado nivel jerárquico, según su magnitud y características. En el sector público pueden abarcar hasta el nivel de dirección general o su equivalente, en tanto que en el sector privado suelen hacerlo hasta el nivel de departamento u oficina.
Específicos
Muestran en forma particular la estructura de un área de la organización.
Por su contenido – Integrales
Son representaciones gráficas de todas las unidades administrativas de una organización y sus relaciones de jerarquía o dependencia. Es conveniente anotar que los organigramas generales e integrales son equivalentes.
Funcionales
Incluyen las principales funciones que tienen asignadas, además de las unidades y sus interrelaciones Este tipo de organigrama es de gran utilidad para capacitar al personal y presentar a la organización en forma general.
Por su presentación – Verticales
Presentan las unidades ramificadas de arriba hacia abajo a partir del titular, en la parte superior, y desagregan los diferentes niveles jerárquicos en forma escalonada. Son los de uso más generalizado en la administración, por lo cual se recomienda su empleo en los manuales de organización.
Horizontales
Despliegan las unidades de izquierda a derecha y colocan al titular en el extremo izquierdo. Los niveles jerárquicos se ordenan en forma de columnas, en tanto que las relaciones entre las unidades se estructuran por líneas dispuestas horizontalmente.
Mixtos
Utilizan combinaciones verticales y horizontales para ampliar las posibilidades de graficación. Se recomienda utilizarlos en el caso de organizaciones con un gran número de unidades en la base De bloque
Son una variante de los verticales, pero tienen la particularidad de integrar un mayor número de unidades en espacios más reducidos. Por su cobertura, en poco espacio permiten que aparezcan unidades ubicadas en varios niveles jerárquicos.
DISEÑO – Forma
Como regla general debe usarse un solo tipo de fi gura para simbolizar cada elemento integrante del organigrama. Para facilitar su lectura se recomienda que los textos aparezcan horizontalmente y representar con rectángulos las unidades.
Dimensión
Los rectángulos que forman parte de un organigrama deben tener dimensiones semejantes.
Colocación de las unidades
Las unidades deben ubicarse en la gráfica según se explica a continuación.
En diferente nivel jerárquico
Las unidades deben ordenarse en el organigrama de acuerdo con los diferentes niveles jerárquicos de la organización, los cuales varían según su naturaleza, enfoque (procesos, funciones o ambos y proyectos), sector, giro industrial y ámbito de actuación.
Sector público
Sector privado
Pasos para elaborar un organigrama
•elaborar una lista de funciones y subfunciones probables •compararla con una lista de comprobacion •preparar cuadros o plantillas •diseñar el organigrama
PROCEDIMIENTO PARA LA ELABORACIÓN Y/O ACTUALIZACIÓN DE ORGANIGRAMAS
Los pasos básicos para preparar organigramas se presentan a continuación.
Autorización para realizar el estudio
Esta autorización debe emanar del titular de una organización, apoyado por los niveles de decisión, en especial por el responsable del órgano administrativo.
Integración del equipo de trabajo
La elaboración de organigramas requiere personal compenetrado con la materia, por lo que es conveniente seleccionar al equipo que se asignará a este efecto. Para afinar detalles y lograr una buena coordinación del trabajo puede capacitarse a personal de apoyo en las siguientes áreas específicas: • Presentación personal y forma de solicitar la información. • Alternativas para concentrar avances. • Mecanismos de supervisión y coordinación. • Revisión y depuración de propuestas. En caso de trabajos muy específicos y de poca complejidad, no es necesario integrar un equipo, sino que basta con designar un responsable de llevarlos a cabo.
Determinación del programa de trabajo
Es necesario que la planeación de actividades para elaborar organigramas se plasme en un documento rector que sirva como marco de actuación, el cual debe contener exposición de motivos, naturaleza, propósito, responsables, acciones, alcance, etc. Asimismo, es necesario que cuente con una gráfica de Gantt, una red, o ambas, para el seguimiento y control de las acciones.
Captación de información
Esta etapa se cumple por medio de entrevistas dirigidas con los encargados de funciones, procesos, proyectos o sistemas que se revisan, con los líderes técnicos de las unidades, con el personal operativo y con los usuarios de los servicios, las áreas o ambos, que interactúan con las unidades sujetas a examen. La información que debe reunirse con este propósito debe referirse a: • Los órganos que integran dichas áreas. • El nivel jerárquico que ocupan en la estructura orgánica. • Las relaciones que guardan entre ellos. • La naturaleza de estas relaciones. • Las funciones que realizan y, en su caso, los puestos y el número de plazas que los integran. • Los procesos que llevan a cabo. • Los proyectos que desarrollan. • El alcance de sus acciones. • Las estrategias que aplican. • Los beneficios que se espera obtener.
Clasificación y registro de la información
El trabajo de clasificación y registro debe capturarse en formatos que permitan un manejo ágil y que podrían ordenarse en carpetas como documentos fuente. Su procesamiento considera el apoyo informático, en específico paquetería desarrollada para diseño gráfico, bases de datos, carpetas y bibliotecas. Es necesario examinar críticamente los datos que se obtengan con el fi n de detectar posibles contradicciones, lagunas o duplicidad de funciones.
Diseño del organigrama
En esta etapa se debe integrar el documento con las opciones de estructuras específicas.
MECANISMOS DE INFORMACIÓN
Instrumentos de apoyo que se establecen para fortalecer el flujo de información hacia las unidades, áreas y funcionarios responsables de la toma de decisiones en el análisis de estructuras.
Acervo documental
Organigramas que forman parte de un archivo escrito; están firmados por los responsables de su elaboración y autorización, y constituyen los documentos fuente de consulta. A través de medios electromagnéticos Organigramas con resguardo.
Interacción
Proceso por medio del cual se tiene acceso a la información técnica resguardada, en dispositivos para su recuperación, consulta y/o actualización.
DIFUSIÓN
Las modificaciones a la estructura organizacional deben implementarse con la participación de las unidades administrativas afectadas.