Niveles de planeación
LA PLANEACIÓN
1. CONCEPTO:
La planeación hace referencia a la definición de los objetivos de la organización, al establecimiento de estrategias para lograr dichos objetivos y al desarrollo de planes para integrar y coordinar las actividades de trabajo.
En esta etapa, se va a escoger o elegir, la actividad a realizar, y se van a establecer las metas y objetivos a los que se desean y se esperan alcanzar y la manera de cómo se va a lograr esto. Para esta etapa el administrador o gerente con conocimientos, se va a plantear una serie de preguntas para realizarlo.
2. PREGUNTAS CLAVES DE LA Planificación:
¿Qué quiere lograr? OBJETIVOS
¿Cómo lograrlo? PLANES DE Acción Y RECURSOS
¿Cuándo? PLAZO TEMPORAL
3. ¿PORQUÉ LOS GERENTES PLANEAN?
1. Proporciona dirección a los gerentes y también a los empleados: Al saber que se quiere lograr se pueden coordinar las actividades, cooperar entre sí y hacer lo necesario para cumplirlas.
2. Reduce la incertidumbre: Hace que los gerentes vean el futuro (prospectiva) anticipen el cambio, consideren su efecto y desarrollen respuestas adecuadas eficaces y eficientes.
3. Minimiza el desperdicio y la redundancia: Cuando se coordinan actividades en torno a planes, las ineficiencias se vuelven obvias y pueden corregirse o eliminarse.
4. Establece los objetivos y los estándares utilizados para controlar: Observar si los planes se han llevado a cabo y si se cumplieron los objetivos.
5. Por último, la planeación establece los objetivos o los estandartes utilizados para controlar. Cuando los gerentes planean, desarrollan objetivos y planes. Cuando controlan, ven si los planes se han llevado a cabo y si se cumplieron los objetivos.
4. ELEMENTOS BÁSICOS EN LA PLANEACIÓN
Los conceptos básicos de la planeación, surgen de las definiciones que se han presentado hasta ahora:
• OBJETIVOS: Es el punto de partida de la planeación. Saber a dónde se pretende llegar, para saber en qué forma puede llegarse hasta allá.
• PLAN: Es un curso anticipado de acción que se realiza con el fin de alcanzar unos objetivos.
• TOMA DECISIONES: en la medida en que se debe seleccionar entre diversos cursos de acción futuros, es decir, decidir lo que va a hacerse y como se va a realizar antes de que se necesite actuar.
• PREVISIÓN: Visualizar el futuro y dentro de las limitaciones humanas encontrar los factores que puedan influir favorable o desfavorablemente en el mismo futuro, sobre la marcha de la empresa.
5. CarácterÍSTICAS DE LA PLANEACIÓN
1. Unidad: Todos los planes se realizan simultáneamente, en una empresa a pesar de tener cada uno sus propios objetivos, deberán ser congruentes en sus fines y sus medios de tal manera que puedan ingresarse y acomodarse para formar un solo plan general.
2. Continuidad: la planeación es una actividad de los administradores que nunca terminan
3. Precisión: Los cursos de acción a seguir deben ser bien definidos reduciendo en lo posible la imprevisión y haciendo énfasis, en la elaboración de planes desarrollados.
4. Penetrabilidad: La planeación no es una actividad exclusiva de los niveles jerárquicos superiores más bien la actividad de formular planes es obligatoria para todo ejecutivo dentro de su área específica de trabajo.
6. RAZONES POR LAS CUALES ES IMPORTANTE LA Planeación
•Propicia el desarrollo de la empresa al establecer métodos de utilización racional de los recursos.
•Reduce los niveles de incertidumbre que se pueden presentar en el futuro, más no los elimina.
•Prepara a la empresa para hacer frente a las contingencias que se presenten, con las mayores garantías de éxito.
•Mantiene una mentalidad futurista teniendo más visión del porvenir y un afán de lograr y mejorar las cosas.
•Condiciona a la empresa al ambiente que lo rodea.
•Establece un sistema racional para la toma de decisiones, evitando las corazonadas o Empirismo.
•Reduce al mínimo los riesgos y aprovecha al máximo las oportunidades.
•Las decisiones se basan en hechos y no en emociones.
•Promueve la eficiencia al eliminar la improvisación.
•Proporciona los elementos para llevar a cabo el control.
•Al establecer un esquema o modelo de trabajo (plan), suministra las bases a través de las cuales operará la empresa.
•Disminuye al mínimo los problemas potenciales y proporciona al administrador magníficos rendimientos de su tiempo y esfuerzo.
•Permite al ejecutivo evaluar alternativas antes de tomar una decisión
7. ¿CUÁLES SON LAS VENTAJAS DE LA PLANEACIÓN?
1.Requiere actividades con orden y propósito:
Se enfocan todas las actividades hacia los resultados deseados y se logra una secuencia efectiva de los esfuerzos. Se minimiza el trabajo no productivo. Se destaca la utilidad del logro. La diferencia es la utilidad del logro. La planeación distingue entre la acción y el logro.
2.Señala la necesidad de cambios futuros:
La planeación ayuda al gerente a visualizar las futuras posibilidades y a avaluar los campos clave para posible participación. Capacita al gerente a evitar la entropía o tendencia a dejar que las cosas corran, a estar alerta a las oportunidades, y a ver las cosas como podrían ser, no como son.
3.Contesta a las preguntas «y qué paso sí…»:
Tales preguntas permiten al que hace la planeación ver, a través de una complejidad de variables que afectan a la acción que desea emprender.
4.Proporciona una base para el control:
Por medio de la planeación, se determinan las fechas críticas desde el principio y se fijan la terminación de cada actividad y las normas de desempeño, estas sirven de base de control.
5.Ayuda al gerente a obtener status:
La planeación adecuada ayuda al gerente a proporcionar una dirección confiada y agresiva, capacita al gerente a tener a la mano todo lo necesario evitando que se diluyan o se anulen sus esfuerzos.
8. TIPOS DE PLANEACIÓN
Planeación a corto plazo
Esta planeación intenta que sus objetivos sean cumplidos en un periodo de un año o menos.
Planeación a mediano plazo
Esta pretende lograr los objetivos establecidos en un periodo aproximado de uno a cinco años.
Planeación a largo plazo
Es una planeación que tiene como objetivo cumplir con las metas establecidas en un periodo aproximado de cinco años o más.
Planeación personificada
Es un tipo de planificación que se realiza personalmente, para tomar decisiones que afecten individualmente o al entorno más cercano como la familia. Hay personas que no planifican, otras, si se adentran en este mundo para tener un control de lo que ocurre en su hogar. Con esto logran sobrellevar aspectos individuales o grupales como los gastos de la casa, viajes, compras, educación de los hijos o la propia y otros.
Planeación administrativa
Es un tipo de planificación que se lleva a cabo en ámbitos empresariales, con fines de optimizar los resultados y reducir gastos y riesgos. Busca establecer metas y cumplirlas dentro de determinado tiempo. Es parte fundamental del desarrollo y el éxito de una empresa. Existen varios tipos de planeación administrativa.
•Planeación estratégica
Es un tipo de planeación generalizada que se plantea lograr objetivos en un tiempo determinado, normalmente a largo plazo. Pretende describir metas, visiones, valores y otros conjuntos que identifiquen a la empresa como tal. Estos exponen los objetivos para mantener la vigencia de la empresa lo largo del tiempo.
•Planeación táctica
Esta pretende establecer lineamientos de control y de seguimiento basándose en la planeación estratégica. Suelen llevarse a cabo en plazos medianos de tiempo.
Comprende un proceso de diseño de programas y presupuestos para llevar a cabo proyectos concretos. Emplea los recursos de la manera más efectiva para permitir a la empresa mantener su nivel de calidad.
•Planeación operativa
Consiste en la asignación de tareas a realizar a los departamentos correspondientes. Por lo general esta planeación busca realizar las tareas dentro de un tiempo especificado, que suele ser a corto plazo. Este tipo de planeamientos es consecuencia de otros tipos como la estratégica y la táctica.
•Planeación sistemática
Esta permite esclarecer planeaciones complejas, clasificando los elementos más esenciales de la misma para conocer exactamente los pasos a seguir.
•Planeación de investigación
Este es un tipo de planeación innovador. Busca formas de implementación que reflejen frescura, con nuevos proyectos, con conocimientos diferentes a los ya establecidos. El mundo de hoy no para de avanzar, hay que mantenerse en constante búsqueda de novedades que aporten, es lo que intenta lograr esta planeación.
•Planeación financiera
Con esta planeación se plantea el posible estado económico de una empresa dentro de un periodo determinado. Busca establecer planes financieros de control y reducción de recursos, sin sacrificar la calidad que pueda ofrecer la empresa.
•Planeación por escenarios
Este tipo de planeación pretende buscar posibles respuestas a posibles situaciones que se puedan presentar en un futuro Planeación contingente Este tipo de planeación se basa en tareas específicas, para lograr metas específicas.
•Planeación participativa.
Este tipo de planeación tiene su base en la opinión del conjunto del personal que comprende la empresa. Busca direcciones distintas que lleven a un mismo objetivo final, que enriquezca a la empresa como tal.
9. PASOS DE LA Planeación ADMINISTRATIVA
1. Detección de la oportunidad
La percepción de oportunidades en el ambiente externo, así como dentro de la organización es el verdadero punto de partida de la planeación. Los gerentes deben dar un vistazo preliminar a posibles oportunidades futuras y verlas con claridad y por completo, saber cuál es la posición de su empresa con respecto a sus fortalezas y debilidades, comprender qué problemas tiene que resolver su compañía y por qué, asimismo saber qué puede esperar para ganar. Establecer objetivos realistas depende de esta percepción.
La planeación requiere un diagnóstico realista de la situación de la oportunidad.
2. Establecer objetivos
El segundo paso de la planeación es establecer objetivos para toda la empresa y luego para cada unidad de trabajo subordinada. Esto se debe hacer pensando tanto a largo como a corto plazo.
Los objetivos son los fines hacia los cuales se dirige la actividad. Es por ello que orientan a la empresa a planes mayores.
3. Desarrollar premisas
El siguiente paso de la planeación es establecer, circular y obtener el acuerdo para utilizar premisas de planeación críticas como pronósticos, políticas básicas aplicables y los planes existentes de la compañía.
Las premisas son suposiciones acerca del ambiente donde el plan debe desarrollarse. Es importante para todos los gerentes involucrados en la planeación acordar las premisas. De hecho, el más importante principio de las premisas es:
Cuanto más comprendan y acuerden los individuos a cargo de la planeación utilizar premisas de planeación consistentes, mejor será la planeación coordinada de la empresa.
4. Determinación de los cursos alternativos de acción
El cuarto paso de la planeación es buscar y examinar cursos de acción de alternativa, especialmente los más evidentes.
El problema que se presenta con más regularidad no es encontrar alternativas, sino reducir su número para de esa forma analizar la más prometedora. Aún con las técnicas matemáticas y las computadoras, hay un límite al número de alternativas que pueden examinarse a fondo. Generalmente, el planeador deberá hacer un examen preliminar para determinar cuáles son las alternativas más convenientes.
5. Evaluación de los cursos alternativos de acción
Luego de buscar cursos de alternativa y examinar sus puntos fuertes y débiles, el paso siguiente es evaluar dichas alternativas sopesándolas a la luz de premisas y metas.
Existen tantos cursos de alternativa en la mayoría de las situaciones, y tantas variables y limitaciones a considerar, que la evaluación puede ser en extremo difícil.
6. Seleccionar un curso
Este es el punto donde el plan es adoptado, es el punto real de toma de decisiones.
7. Formular planes derivados
Cuando se toma una decisión, la planeación pocas veces es compleja y un séptimo paso está indicado. Los planes derivados son casi siempre requeridos para apoyar el plan básico.
8. Cuantificar planes mediante presupuestos
El paso final para darle significado a las decisiones y planes establecidos, es cuantificarlos al convertirlos en presupuestos. Si se hacen bien, los presupuestos se convierten en medios para sumar los diversos planes y establecen estándares importantes contra los cuales el progreso de planeación puede medirse.
10. DESVENTAJAS DE LA Planeación:
1.Está limitada por la exactitud de la información y de los hechos futuros
2.Cuesta mucho: Algunos argumentan que el costo de la planeación excede a su contribución real
3.Tiene barreras psicológicas: Una barrera usual es que las personas tienen más en cuenta el presente que el futuro.
4.Ahoga la iniciativa: Algunos creen que la planeación obliga a los gerentes a una forma rígida de ejecutar su trabajo.
5.Demora las acciones: Las emergencias y apariciones suitas de situaciones desusadas demandan decisiones del momento.
6.Tiene limitado valor práctico: Algunos afirman que la planeación no solo es demasiado teórica; sino que son más prácticos otros medios.
11. PLANEACIÓN ESTRATÉGICA
La planeación estratégica se puede definir como el arte y ciencia de formular, implantar y evaluar decisiones interfuncionales que permitan a la organización llevar a cabo sus objetivos.
“Estrategia es la determinación de los objetivos a largo plazo y la elección de las acciones y la asignación de los recursos necesarios para conseguirlos” A. Chandler
Etapas de la planeación estratégica
1. Formulación de las Estrategias: incluye el desarrollo de la misión del negocio, la identificación de las oportunidades y amenazas externas a la organización, la determinación de las fuerzas y debilidades internas, el establecimiento de objetivos a largo plazo, la generación de estrategias alternativas, y la selección de estrategias específicas a llevarse a cabo.
2. Implantación de Estrategias: requiere que la empresa establezca objetivos anuales, proyecte políticas, motive empleados, y asigne recursos de manera que las estrategias formuladas se puedan llevar a cabo; incluye el desarrollo de una cultura que soporte las estrategias, la creación de una estructura organizacional efectiva, mercadotecnia, presupuestos, sistemas de información y motivación a la acción.
3. Evaluación de Estrategias: (a) revisar los factores internos y externos que fundamentan las estrategias actuales; (b) medir el desempeño, y (c) tomar acciones correctivas. Todas las estrategias están sujetas a cambio.
Beneficios de la Planeación Estratégica
A) Beneficios Financieros
Investigaciones indican que organizaciones que utilizan conceptos de planeación estratégica son más rentables y exitosas que aquellas que no los usan.
Generalmente las empresas que tienen altos rendimientos reflejan una orientación más estratégica y enfoque a largo plazo.
B) Beneficios No Financieros
Mayor entendimiento de las amenazas externas, un mejor entendimiento de las estrategias de los competidores, incremento en la productividad de los empleados, menor resistencia al cambio, y un entendimiento más claro de la relación existente entre el desempeño y los resultados.
-Aumenta la capacidad de prevención de problemas.
-Permite la identificación, jerarquización, y aprovechamiento de oportunidades.
-Provee una visión objetiva de los problemas gerenciales.
-Permite asignar más efectivamente los recursos a las oportunidades identificadas. -Ayuda a integrar el comportamiento de individuos en un esfuerzo común.
-Provee las bases para clarificar las responsabilidades individuales.
-Disciplina y formaliza la administración.
12. PLANEACIÓN TÁCTICA
La planeación, es la función administrativa que determina con anticipación qué se debe hacer y cuáles objetivos se deben alcanzar, busca brindar condiciones racionales para la empresa, sus departamentos o divisiones se organicen a partir de ciertas hipótesis respecto de la realidad actual y futura.
Existe la mentalidad simplista de solucionar los problemas a medida que surgen en las empresas, lo cual las torna más reactivas que proactivas ante los acontecimientos, respecto de los eventos que ocurren en un mundo repleto de cambios. En el fondo, la planeación es una técnica utilizada para asimilar la incertidumbre y dar más consistencia al desempeño de las empresas.
Elementos de la planeación táctica:
1. OBJETIVOS:
Expresiones cuantitativas o cualitativas de los resultados, que esperan lógralas áreas funcionales en un período de mediano plazo.
2. TÁCTICAS:
Conjunto de acciones que se implementarán para el logro de los objetivos funcionales establecidos.
3. PROGRAMAS TÁCTICOS:
Actividades que se realizarán siguiendo una secuencia cronológica, determinando y especificando la duración de cada actividad.
4. PRESUPUESTOS:
Definir en términos monetarios, la secuencia y forma en que se obtendrán y asignarán los recursos para el logro de los objetivos.
Importancia de la Planeación Táctica
La planeación táctica se refiere al empleo más efectivo de los recursos que se han aplicado para el logro de objetivos dados y específicos. La diferencia entre ambas consiste en elemento tiempo implicado en los diversos procesos; mientras más largo es el elemento tiempo, más estratégica es la planeación.
Por tanto, una planeación será estratégica si se refiere a toda la empresa; será táctica, si se refiere a gran parte de la planeación de un producto o de su publicidad. En conclusión, la planeación táctica´ es el proceso mediante el cual los planes en detalle son llevados a cabo, tomando en cuenta el desarrollo de los recursos para realizar la planeación estratégica.
¿Qué lugar ocupa la planeación táctica en la empresa?
En una organización la planeación táctica ocupa el segundo lugar en los niveles de la planeación, es la encargada de diseñar los planes a mediano plazo y proyectar las actividades a nivel departamental de la empresa, con el fin de concretar los lineamientos de la planeación estratégica y abrir el campo de acción específico para la planeación operativa.