Áreas funcionales de la empresa lala

La administración es el proceso de planificar, organizar, dirigir y controlar el uso de los recursos y las actividades de trabajo con el propósito de lograr los objetivos o metas de la organización de manera eficiente y eficaz.

En general, existen dos tipos de administración: la pública, que se refiere a la actividad gubernamental o del Estado, y tiene la finalidad de alcanzar sus objetivos para beneficio del país. Y la privada, referente al sector privado (una empresa)
, cuyo fin es lograr un beneficio para asegurar su permanencia y su crecimiento.

La administración suele dividirse en dos fases: mecánica y dinámica; la primera de ella tiene como elementos, la previsión (consiste en la determinación de lo que se desea lograr, ¿Que puede hacerse?), la planeación (determina la acción que se va a seguir, ¿Que se va hacer?) y la organización (se refiere a la estructuración técnica de las funciones, jerarquías y obligaciones individuales, ¿Como se va hacer?).

Mientras que la dinámica de la administración presenta como elementos la integración (seleccionar personas o cosas más adecuadas para la organización, ¿Con quién y con que se va hacer?), la dirección (promover, coordinar y vigilar las acciones de cada grupo, ver que se haga el logro) y el control (consiste en saber cómo se ha realizado todo, medir los resultados actuales y pasados, en relación con los esperados).

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Un indicador de desempeño es una herramienta de evaluación y apoyo a la decisión, que permite medir una situación en un instante concreto o su tendencia a lo largo del tiempo. Debe ser cuantificable y objetivo, de manera que permita realizar un seguimiento o medición de las diferentes variables y la comparación entre indicadores. Por lo general, son parámetros medidos, ratios o modelos.

  • Indicador de eficiencia


    Costo por unidad de servicio o bienes provistos; o productividad de un input,  son útiles en evaluar los costos relativos y productividad que diferente métodos de servicio entregan o la producción de bienes. Los indicadores de eficiencia pueden expresarse como “costo por producto”, o “unidades por insumo”, o “costo por resultado”.

  • Indicadores de cumplimiento:

    con base en que el cumplimiento tiene que ver con la conclusión de una tarea. Los indicadores de cumplimiento están relacionados con las razones que indican el grado de consecución de tareas y/o trabajos. Ejemplo: cumplimiento del programa de pedidos.

  • Indicadores de evaluación:

    la evaluación tiene que ver con el rendimiento que se obtiene de una tarea, trabajo o proceso. Los indicadores de evaluación están relacionados con las razones y/o los métodos que ayudan a identificar nuestras fortalezas, debilidades y oportunidades de mejora. Ejemplo: evaluación del proceso de gestión de pedidos.

  • Indicadores de eficiencia:

    teniendo en cuenta que eficiencia tiene que ver con la actitud y la capacidad para llevar a cabo un trabajo o una tarea con el mínimo de recursos. Los indicadores de eficiencia están relacionados con las razones que indican los recursos invertidos en la consecución de tareas y/o trabajos. Ejemplo: Tiempo fabricación de un producto, razón de piezas / hora, rotación de inventarios.

  • Indicadores de eficacia:

    eficaz tiene que ver con hacer efectivo un intento o propósito. Los indicadores de eficacia están relacionados con las razones que indican capacidad o acierto en la consecución de tareas y/o trabajos. Ejemplo: grado de satisfacción de los clientes con relación a los pedidos.

  • Indicadores de gestión:

    teniendo en cuenta que gestión tiene que ver con administrar y/o establecer acciones concretas para hacer realidad las tareas y/o trabajos programados y planificados. Los indicadores de gestión están relacionados con las razones que permiten administrar realmente un proceso. Ejemplo: administración y/o gestión de los almacenes de productos en proceso de fabricación y de los cuellos de botella.

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funciones del administrador

  • Establecer objetivos


    El administrador fija metas para cada área, las comunica a aquellas personas cuya participación es requerida para lograrlas y decide qué hay que hacer para cumplirlas.

  • Organizar

    El administrador analiza las actividades, decisiones y relaciones necesarias. Clasifica el trabajo, lo divide en actividades manejables y las clasifica en puestos de trabajo manejables. Agrupa estas unidades y puestos de trabajo en una estructura organizacional. Además selecciona personas para la gestión de estas unidades y para los puestos de trabajo claves.

  • Motivar y comunicar

    El administrador hace de su gente un equipo. Lo hace a través de la práctica y en sus relaciones con las personas con quienes trabaja; lo hace mediante sus “decisiones sobre personas”, decisiones sobre remuneración, ubicación y ascensos; lo hace a través de una comunicación constante, desde y hacia sus subordinados, desde y hacia sus superiores, y desde y hacia sus colegas.

  • Medir

    El administrador establece criterios e índices, pocos factores son tan importantes para el desempeño de la organización y de quienes la conforman. Se encarga de que cada persona conozca las medidas de desempeño de toda la organización y, al mismo tiempo, las de su función y así le ayuda a cumplirlas. Analiza, evalúa e interpreta el rendimiento y como en todas las otras áreas de su trabajo, comunica el significado de las medidas y sus resultados a sus subordinados, a sus superiores, y a sus colegas.

  • Desarrollar a su gente y a él mismo

    Con el ascenso del trabajador del conocimiento, esta tarea ha adquirido una mayor importancia. En una economía del conocimiento, las personas son el activo más importante de la organización y le corresponde al administrador desarrollarlas.

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  Foda es una herramienta de estudio de la situación de una empresa o un proyecto, analizando sus carácterísticas internas (Debilidades y Fortalezas) y su situación externa (Amenazas y Oportunidades) en una matriz cuadrada.

Es como si se tomara una “radiografía” de una situación puntual de lo particular que se este estudiando. Las variables analizadas y lo que ellas representan en la matriz son particulares de ese momento. Luego de analizarlas, se deberán tomar decisiones estratégicas para mejorar la situación actual en el futuro.

El análisis FODA es una herramienta que permite conformar un cuadro de la situación actual del objeto de estudio (persona, empresa u organización, etc) permitiendo de esta manera obtener un diagnóstico preciso que permite, en función de ello, tomar decisiones acordes con los objetivos y políticas formulados.

Luego de haber realizado el primer análisis FODA, se aconseja realizar sucesivos análisis de forma periódica teniendo como referencia el primero, con el propósito de conocer si estamos cumpliendo con los objetivos planteados en nuestra formulación estratégica. Esto es aconsejable dado que las condiciones externas e internas son dinámicas y algunos factores cambian con el paso del tiempo, mientras que otros sufren modificaciones mínimas.

Fortalezas:


 son las capacidades especiales con que cuenta la empresa, y que le permite tener una posición privilegiada frente a la competencia. Recursos que se controlan, capacidades y habilidades que se poseen, actividades que se desarrollan positivamente, etc.

Oportunidades:


 son aquellos factores que resultan positivos, favorables, explotables, que se deben descubrir en el entorno en el que actúa la empresa, y que permiten obtener ventajas competitivas.

Debilidades:


 son aquellos factores que provocan una posición desfavorable frente a la competencia, recursos de los que se carece, habilidades que no se poseen, actividades que no se desarrollan positivamente, etc.

Amenazas:


 son aquellas situaciones que provienen del entorno y que pueden llegar a atentar incluso contra la permanencia de la organización.

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Las principales funciones del área de finanzas incluyen: contabilidad, contraloría, tesorería, impuestos, planeación financiera, presupuestos, costos, administración de riesgos, cuentas por cobrar, crédito y cobranza, inversiones, impuestos y cuentas por pagar.

Es obligatorio que lleven un registro contable. Tendrá en cuenta todos los movimientos de dinero, tanto dentro como fuera de la empresa, además realiza el cálculo de pagos para los empleados que el departamento de recursos se encarga de levar acabo el pago o en algunas ocasiones también este departamento lo realiza sí se trata de depósito en banco. Las anteriores son sólo algunas de las funciones de la gerencia financiera o el departamento financiero de una organización empresarial.

a) Contabilidad. Consiste en el registro detallado de operaciones que tienen un efecto económico en la empresa. El objetivo de la contabilidad es facilitar el proceso de toma de decisiones, mediante la elaboración de los estados financieros, en los cuales se plasma la situación y el desempeño financiero de la empresa.

Los estados financieros básicos son:

  1. Balance general. Es el estado que muestra la posición financiera de la empresa a una fecha determinada.
  2. Estado de resultados. Es el documento que muestra las pérdidas o ganancias de la empresa en un periodo determinado y la relación entre sus ventas y sus gastos.

b) Impuestos. Cálculo correcto y pago puntual y oportuno de los impuestos para cumplir con las obligaciones fiscales. En México, los impuestos principales que toda empresa debe cubrir son:

  • ISR: Impuesto Sobre la Renta.
  • IVA: Impuesto al Valor Agregado.
  • Impuesto al activo.
  • Impuestos derivados de relaciones laborales, tales como cuotas al Instituto Mexicano del Seguro Social (IMSS), Instituto del Fondo Nacional de la Vivienda para los Trabajadores (INFONAVIT) y al Sistema de Ahorro para el retiro (SAR).
  • Impuestos a las importaciones y exportaciones.
  • Impuestos especiales como tenencias, prediales, derechos de consumo de agua, luz, teléfono, alimentos, bebidas.
  • Impuestos locales del estado o municipio donde se encuentre la empresa.

C) Financiamiento: El financiamiento puede ser:

  1. Interno: Implica la reinversión de las utilidades y el manejo adecuado de inversiones propias de la empresa.
  2. Externo. Las fuentes son totalmente ajenas, tales como proveedores, créditos bancarios o descuento comercial de documentos.

d) Planeación financiera y presupuestos. Un presupuesto es un documento donde se expresan cuantitativamente los recursos financieros y monetarios para lograr los objetivos y el control de operaciones futuras. Generalmente, los presupuestos pueden ser: de ventas, de producción, de compras, de flujo de efectivo, de tesorería o de inversiones.

e) Costos. Rama de la contabilidad que trata de la clasificación, registro, distribución y recopilación de los costos incurridos en la producción de bienes o servicios, con el propósito principal de determinar tanto el costo unitario de fabricación de un artículo y, en consecuencia, el precio de venta.