Identificación de revisiones de auditoria
CLASE 9: ETAPAS DEL PROCESO DE Implementación DEL SISTEMA DE Gestión DE CALIDAD
El proceso de implementar un Sistema de Gestión de Calidad.
I PASO: DIAGNÓSTICO Y PLANIFICACIÓN:
Análisis de la SituaciónActual:
En esta etapa se plantean algunas preguntas que nos indicarán el estado actual de la empresa para poder planear la implantación.
Es muy importante conocer dónde se encuentra la empresa para establecer un punto de partida, y planear hacia dónde quiere llegar, estableciendo los objetivos de calidad y metas para el Sistema de Gestión de Calidad.
PASO II: DISEÑO DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD:
1. Mapeo de Procesos:
En esta etapa se establecen y registran los procesos actuales de la empresa para tener una mejor visión de estos y así conocer su interacción con otros departamentos y áreas, para saber qué tipo de información fluye entre ellos.
Estos son analizados para que posteriormente sean modificados y adaptados a las mejores prácticas conocidas en el giro y para el bien común de la organización.
Los procesos permiten tener una visión clara de lo que se quiere hacer para establecer sistemas, controles e indicadores de calidad para el óptimo funcionamiento de cada parte del Sistema de Gestión de Calidad.
2. Documentación de Política y Plan de Calidad:
Sin un Plan y sin una Política de Calidad no se puede implementar un Sistema de Gestión de Calidad. El plan y la política se documentan.
El Plan de Calidad es un documento que especifica qué procedimientos y recursos asociados deben aplicarse, quién debe aplicarlos y cuándo deben aplicarse a un proyecto, proceso, producto o contrato específico.
La Política de Calidad debe incluir el objetivo de calidad principal, el compromiso que existe con el cliente, y de qué manera se va a lograr a través de una mejora continua.
3. Elaboración de Procedimientos e Instrucciones de Trabajo:
La documentación de los procesos y procedimientos se llevan a cabo en esta etapa y es donde se plasma el quehacer, cómo se hace, los alcances y quiénes son los responsables de cada actividad.
PASO III: IMPLEMENTACIÓN DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD.
Implementación:
Una vez creado, desarrollado y estructurado todo lo anterior, además de la capacitación al personal, llega la etapa de la implementación, en donde se pone en marcha todo el sistema y el personal comienza con el uso de esta herramienta.
Lo que antes se hacía de una manera, en esta etapa se deja de hacer como antes, y se comienza con la nueva estructura.
PASO IV : AUDITORÍAS
1.- Auditoria Interna. Primera Auditoria Interna:
En un Sistema de Gestión de Calidad existen revisiones cuyo objetivo es analizar la operatividad, observar las fallas para corregirlas y detectar oportunidades de mejoras. * Se deben realizar auditorías internas periódicamente. * El objetivo de la primera, es para verificar si realmente se ha implementado el sistema y detectar posibles fallas para corregirlas. * Esla revisión previa, que una vez corregida las desviaciones, permite a la organización someterse a la autoría externa y a la certificación.
Revisión General:
Es necesario hacer una revisión general de cómo está resultando la implementación y de cómo está funcionando el nuevo sistema. Es necesario revisar las fallas encontradas y realizar acciones correctivas y preventivas dependiendo del caso.
Acciones Correctivas y Preventivas:
Es necesario implementar las acciones correctivas y preventivas de los resultados de la primera auditoría interna y la revisión general, para comenzar a trabajar sobre las observaciones y/o No Conformidades encontradas en el SGC.
Segunda Auditoria Interna (Opcional):
Para asegurar que todo esté marchando de la mejor manera antes de la pre-auditoriaexterna, y que las acciones correctivas y preventivas resultantes de la primera auditoría interna se estén resolviendo desde su causa raíz y en tiempo, una segunda auditoria interna se puede llevar a cabo.
2. Auditoría externa: Pre-Auditoría Externa:
Esta pre-auditoríatiene por objetivo: conocer el grado de preparación antes de la auditoria externa, para estar preparados para la certificación por parte del organismo certificador.
Auditoría Interna:
Al término de esta, al igual que la pre-auditoría, se hacen las solicitudes de acciones correctivas y preventivas que se requieran según lo que los auditores externos hayan encontrado como No Conformidades Mayores y/o No Conformidades Menores.
PASO V: CERTIFICACIÓN:
En caso de encontrar No Conformidades, el organismo auditor da un plazo de 30 días para que la empresa trabaje sobre estas No Conformidades soluciónándolas desde la causa raíz. Existen 2 escenarios: *La empresa no cierra la No Conformidad en el tiempo estipulado, la certificación es rechazada por el organismo certificador, y la empresa tendría que pasar nuevamente por todo el proceso. *La empresa cierra sus No Conformidades a tiempo, el organismo certificador aprueba la certificación y envía el certificado a la empresa en un plazo no mayor a 60 días.