Proyecto 1 en administrador de tareas

Técnicas UTILIZADAS EN LA Sistematización

Sistematización

Análisis de sistemas o investigación administrativa es el examen sistemático y el análisis de una o más organizaciones relacionadas entre sí, de sus funciones, sistemas y procedimientos.

Finalidad:


descubrir problemas, determinar las causas y proponer soluciones.

ETAPAS O FASES DE LA Sistematización

  1. Planeación

Proceso intelectual, disposición mental para efectuar tareas de una manera organizada, pensar antes de hacerlas y actuar a la luz de los hechos antes que de la conjetura. Implica:

  1. Definir el problema:


    definir la naturaleza del problema, detectando las principales fallas a resolver. Síntomas de fallas:
  2. Retrasos en el trabajo
  3. Incremento exagerado de personal
  4. Personal inconforme
  5. Gastos excesivos
  6. Fraudes
  7. Definición del objetivo del estudio:
    tendrá que convenirse con la autoridad encargada de la unidad afectada. Los objetivos pueden ser:
  8. Simplificación de un tramite
  9. Reducción de costos
  10. Nuevos procedimientos
  11. Sustitución de equipos
  12. Investigación preliminar (o de reconocimiento):
    llevar a cabo un reconocimiento previo que ponga en contacto con la realidad que se va a estudiar y se pueda tener una idea de la magnitud de la tarea a realizar, tipo de conocimientos técnicos o habilidades que se requerirán para resolver el problema. Ayuda a:
  13. Determinar la complejidad de la investigación
  14. Soluciones alternativas
  15. Posibles costos
  16. Técnicas más recomendables para realizarlo

PLAN DE TRABAJO

Formular un plan de trabajo para llevar a cabo el estudio. Documento en el que se precisa la naturaleza del problema y el propósito del plan, así como acciones, recursos, tiempo y costo que requerirá llevarlo a cabo.

Contenido:


especificar ¿para qué?
razón, objetivo que va a solucionar.

¿Qué?

que se va a hacer.

¿Por qué? ¿Dónde? ¿Cómo? ¿Cuándo? ¿Quiénes? ¿Cuánto?

Costará hacerlo. Presentación, ejecución y control del plan es muy recomendable hacerlo por escrito, acompañado de representaciones gráficas. Deberá contener:

Antecedentes y justificación del estudio

Propósito u objetivo del mismo y los resultados que se esperan obtener

Alcance

Acciones o fases necesarias para lograr el objetivo, precisando:

                  Áreas de investigación que se cubrirán (sistemas, procedimientos, funciones y puestos)

                      Localización física

                          Hechos, datos e informes que sean necesarios para llegar a conclusiones y recomendaciones sólidas y efectivas

 Recursos humanos, tecnológicos, materiales y financieros que sean necesarios para llevar a cabo el estudio

Duración aproximada del trabajo

Costos aproximados tanto global como por cada parte del estudio

Autorización obtenida para realizar el estudio con la debida identificación de quienes serán los responsables del mismo en cada una de sus fases

Representación GRAFICA DEL PLAN

Utiliza diagramas de barras, conocidas como de Gantt y los diagramas de red o de flechas, utilizados en las técnicas CPM/PERT.

  1. Grafica de Gantt:


    programación de las actividades de un proceso puede representarse gráficamente en forma de diagrama de barras. Para determinar claramente la distribución en el tiempo de los recursos necesarios para realizar el proyecto.
    Técnica de planificación tradicional, útil para planificar y evaluar el grado de avance de un proyecto.

  2. Pasos para su elaboración

  3. Determinar las principales actividades en que se divide el proyecto
  4. Estimar el tiempo de duración de cada actividad
  5. Establecer un orden de ejecución de las actividades, prioridades.
  6. Listar las actividades verticalmente en la primera columna del diagrama. Siguiendo la secuencia determinada.
  7. Representar cada actividad por medio de una barra horizontal, cuya longitud será la duración de la misma.

  8. Ventajas

  9. Muestra el avance actual del programa y su comparación con el propuesto
  10. Muestra el tiempo de algún retraso
  11. Prevé tiempo para mantenimiento o actividades imprevistas
  12. Desventajas
  13. No determina necesariamente el mejor programa
  14. No muestra explícitamente la relación entre actividades
  15. No muestra las actividades críticas que determinan la duración de un proyecto
  16. Redes CPM/PERT:
    logran su desarrollo como una aplicación del conocimiento científico a problemas cuya solución no parece satisfactoria o no existe.

Red:


metodología que proporciona un modelo de las tareas necesarias para llevar a cabo los objetivos del proyecto.

PERT:


Formulado por Oficina de Proyectos Espaciales del Departamento de Marina de los E.U.A. Su nombre formado por la expresión inglesa Evaluación de Programas y Técnicas de Revisión. Se utilizó para planear y controlar el diseño y desarrollo del proyecto del misil Polaris.

CPM:


Método de Camino (Ruta) Critica. Fue creada por los años 1957-1959 con el propósito de planificar, programar y controlar los trabajos que requería la reparación de una gran planta química de la compañía Norteamérica Du Pont de Nemours. Es común referirse a ellas como una sola, ya sea como CPM/PERT o como PERT/CPM.

Conceptos Básicos

  • Proyecto:


    conjunto de acciones que es necesario realizar para alcanzar un objetivo bien definido.

  • Actividad:

    serie de acciones para complementar un proyecto. Unidad de trabajo del proyecto que abarca todas las acciones necesarias para llevar a cabo una tarea específica y que consume tiempo.

  • Actividad real:

    parte del proyecto que se desarrolla entre dos eventos sucesivos. Se representa por una flecha continua. Se necesita el consumo de tiempo y recursos.

  • Actividad ficticia:

    relación de secuencia obligada que se da entre dos eventos. Se representa por una flecha punteada la cola indica el requisito previo que debe estar cumplido y la punta indica el evento que necesita que ese requisito este cumplido.

  • Evento:

    suceso, nodo o nudo. Tiene lugar en un instante determinado en el tiempo en que se han completado los requisitos para que una actividad comience o termine. Se representa con un pequeño círculo, se utiliza para unir o encadenar flechas.

  • Red:

    modelo de proyecto en su conjunto. Se va tejiendo al unir flechas y eventos en determinada secuencia hasta completar el proyecto.

Reglar para elaborar la red

  • Toda red empieza en un evento y termina en un evento
  • Cada flecha representa un renglón del trabajo (actividad)
  • Un evento se encuentra en el punto de partida o terminación de una actividad.
  • Entre dos eventos solo puede haber una actividad. Si hay dos actividades se deben desarrollar paralelamente, será necesario introducir un evento adicional que se unirá al evento de la otra actividad, mediante una ficticia.
  • Toda actividad depende de las que le preceden, no puede iniciarse sino hasta que todas ellas hayan quedado terminadas.
  • No pueden existir circuitos cerrados.
  • La dirección de la red es la que indican las puntas de las flechas a partir del evento inicial, hasta el final.
  • Toda actividad debe tener una sola identificación
  • Los eventos deberán numerarse, ajustarse a reglas como:
  • Que los números de los eventos sean secuenciales
  • Que el número de la cola de una flecha sea menor que el de la punta de la misma

Pasos iniciales para construir la red

  • Definición del objetivo:


    debe comprender una descripción detallada de todo lo que interesa obtener.

  • Lista de actividades:

    establecer cuáles son las actividades necesarias para alcanzar los objetivos. Detallar en una lista. Luego determinar las relaciones esenciales.

  • Relaciones lógicas:

    las interrelaciones permiten identificar aquellas actividades que son críticas para el logro de los objetivos y permiten analizar cuál sería el efecto de las demoras que pudieran ocurrir por insuficiencia de los recursos asignados.

  • Estimación de los tiempos:

    estimar el tiempo que cada actividad requiere en su ejecución. Se coloca sobre la flecha que identifica a cada una, un número que representa ese tiempo. El tiempo podrá ser estimado en base a:
  • Experiencia del responsable de la ejecución de cada actividad
  • Registros que existan sobre actividades similares
  • Estimaciones que pueda hacer el programador con base a experiencias en proyectos similares

Conceptualización de la ruta critica

Camino critico o trayectoria critica. Cadena de actividades cuya realización consume más tiempo, desde el inicio hasta el final. Secuencia de actividades que determina la duración total del proyecto.

Actividades críticas:


actividades de la ruta crítica. El retraso de estas provoca el retraso del proyecto.

Margen, holgura o tiempo flotante:


actividades que no son del camino crítico cuentan con mayor tiempo para su terminación. Sus tiempos de inicio y final limitados por los tiempos de los eventos. Las actividades no críticas flotan dentro del tiempo que se dispone para su terminación. A estos tiempos se les conoce como holguras o tiempos flotantes.


2.       Investigación

Los sistemas resultan de la estructura y el propósito de la organización, reciben influencia de la personalidad de la dirección y del personal. El analista se auxilia de las técnicas siguientes:

Observación:


es hacerse presente en donde se realizan los procesos. Capacidad de observar una operación y sacar conclusiones útiles de la misma resulta una habilidad innata difícil de desarrollar en aquellas personas que no la poseen. El analista se forma ideas subconscientes sobre el medio ambiente durante sus visitas a las áreas de operación y pocas inesperadas observaciones adquieren representatividad para la etapa de análisis.

Inspección:


buscar antecedentes dentro de la historia de la organización. Investigando los principales momentos en la evolución de la empresa.
Fuentes de información:

Informes anuales (memoria, E.F.)

Manuales, reglamentos, leyes, etc.

Circulares, catálogos o documentos comerciales

Reséñas de las inversiones

Recortes de publicaciones

Correspondencia

La inspección determinara la relación de los objetivos de cada función principal con las políticas que se aplican en la situación actual. Las actividades de recolección de hechos, el analista necesitará detallar la estructura departamental del sector en el que está trabajando. Aprenderse el organigrama de la empresa para apreciar la estructura organizativa.

Entrevista:


comunicación verbal entre dos personas, una es la entrevistadora y la otra la entrevistada. Consiste en comunicarse con la parte humana del sistema para obtener la información necesaria, relativa a las actividades que desarrolle dentro del mismo. Ayuda a llenar lagunas de información surgidas en la inspección.

Espontanea:


se lleva a cabo de manera informal, conforme a la situación y circunstancias en que se efectué.

Dirigida:


tiene un objetivo definido y ayuda en el desarrollo de la comprensión del sistema bajo examen.

Con los empleados:


logra explicaciones verbales del empleado sobre las operaciones en que interviene. Nadie mejor que el empleado conoce los detalles de su trabajo. Se van haciendo las anotaciones para completar la relación del libreto.

Con jefes superiores inmediatos:


sirve para completar los datos que se omitan en las explicaciones de los empleados, para definir discrepancias que puedan surgir de informes contradictorios entre dos o más empleados.

Pasos para realizar una entrevista

Definición de objetivos:


fijar objetivos claros, saber exactamente que desea obtener.

Preparar la entrevista

  • Preparar una guía breve
  • Escoger un lugar adecuado
  • Seleccionar las personas o los grupos de personas a entrevistar
  • Solicitar la entrevista, informando el objetivo de la misma

Desarrollo de la entrevista

  • Confirmar el objetivo de la entrevista
  • Establecer una adecuada identificación creando el clima propicio
  • Preguntar con lenguaje sencillo
  • Permitir una sola pregunta en cada ocasión
  • Anotar los datos importantes e información colateral imprevista
  • Escuchar con interés y atención
  • Hacerla amena con anécdotas
  • Tomar en cuenta los detalles: seriedad, nerviosismo, gestos, etc.
  • Procurar entrevistar y no ser entrevistado
  • Tomar en cuenta las interrupciones durante la entrevista para observación directa
  • Hacer una síntesis de la entrevista y comentarla con el entrevistado.

Evaluación

  • Hacer un resumen de resultados, incluyendo opinión personal
  • Distinguir los hechos reales de las interpretaciones
  • Comprobar las respuestas
  • Tabular las respuestas y opiniones recogidas, para obtener conclusiones.

Evaluación

  • Hacer un resumen de resultados, incluyendo opinión personal
  • Distinguir los hechos reales de las interpretaciones
  • Comprobar las respuestas
  • Tabular las respuestas y opiniones recogidas, para obtener conclusiones

Peligros de la entrevista:


puede perder su valor cuando el entrevistador:

  • Critica
  • Expresa sus opiniones
  • Sugiere cambios
  • Da consejos y recomendaciones
  • Soluciona problemas personales
  • No da la impresión de confiabilidad
  • Cae en argumentaciones
  • No respeta la personalidad o costumbres del entrevistado
  • Hace preguntas embarazosas o capciosas

Aspectos a tomar en cuenta

  • Semántica:


    las palabras tienen un significado diferente para personas distintas.

  • Ambientales:

    lugar y momento adecuado.

  • Cuestionario:

    formulación de preguntas por escrito para obtener respuestas por escrito, sobre determinado tema.

Porque no se recomienda el cuestionario

  • Las personas pueden oponerse a responder cuestionarios largos, tediosos y que le hacen perder tiempo
  • Es difícil diseñar cuestionarios que garanticen la obtención, en forma certera de la información requerida.
  • Lento

Es recomendable cuando se necesita obtener poca información de gran cantidad de personas, o cuando se está haciendo un estudio de las actividades de una unidad de la organización.

Ventajas

  • Prevé la remisión anticipada de cuestionarios a una entrevista es que la persona que responde tiene tiempo para buscar la información necesaria.
  • Las preguntas no deben dar lugar a varias interpretaciones, ni a deformación en las respuestas.
  • Incluir instrucciones sencillas para minimizar los problemas de su llenado, malos entendidos y lograr cooperación.

3,. Análisis Y DISEÑO

Sirven para concentrar la información recopilada en la fase de investigación para facilitar su examen. Analizada la información se procede a diseñar las propuestas de distribución de trabajo, espacio o procedimientos. Técnicas básicas:

  1. Grafica de distribución de trabajo:


    es un cuadro grafico de doble entrada, multicolumnar, se registran actividades genéricas y específicas, nombre de las personas, cargo que ocupan y horas asignadas a cada actividad, sirve para analizar la distribución de cargas de trabajo, determinar tiempos, duplicaciones y homogeneidades relevantes.

    Pasos para su elaboración

    • Registro de las tareas individuales:


      catalogación de las tareas que cada empleado desarrolla, indica el tiempo de realización y volumen del trabajo ejecutado. Etapas para llevar a cabo este paso:

    • Preliminar:

      en la cual se relacionaran los elementos del trabajo así como fueron indicados u observados, sin hacer distinción entre tareas y pasos.

    • Definitiva:

      resulta de una elaboración posterior a la preliminar, será indicados los reagrupamientos definidos y clasificados como tareas.

    • Agrupamiento de las tareas en actividades:

      reconocimiento de complementariedad y similitud entre tareas y su agrupamiento en actividades que definan las finalidades funcionales de un sector. Elaborar el cuadro de distribución del trabajo de acuerdo a un criterio con método sintético.

Elaboración del cuadro de distribución del trabajo:


consiste en la indicación de las tareas desarrolladas por los empleados y el registro del tiempo utilizado, así como el agrupamiento de los tiempos parciales en tiempos totales, de las actividades en estudio.

Elementos esenciales para realizar el análisis de distribución del trabajo

Registro de las actividades y tareas desarrolladas en la unidad en examen

Distribución de las actividades y tareas entre los empleados

Tiempos de ejecución parcial y total por tipo de actividad, funcionario y unidad de trabajo.

Análisis del cuadro de distribución del trabajo:


presenta la primera posibilidad de crítica del trabajo desarrollado en un sector. Debe prever un juicio sobre el grado de eficiencia organizativa y orientar sobre las actividades y procedimientos que presenten como interesantes. Las actividades que requieren más horas de trabajo y numerosos defectos pueden representar el principio de estudio.

El análisis de la distribución del trabajo puede efectuarse de acuerdo con los puntos de vista siguientes:

Tiempo

  1. Consumido por las actividades

    Equilibrio entre el tiempo y la importancia del trabajo

    Eliminación de tiempos muertos

Capacidad profesional

Equilibrio entre la capacidad profesional de los empleados y las tareas a su cargo

Necesidad de entrenamiento

Volumen de trabajo

Equilibrio en la asignación a los empleados

Posibilidades preliminares de simplificación

El análisis puede desarrollarse haciendo uso de la serie de preguntas siguientes:

En relación al tiempo

  1. ¿Cuáles son las actividades y tareas que consumen más tiempo?
  2. ¿son estas las que realmente deben tomar más tiempo?
  3. ¿el tiempo consumido en unas y otras, es compatible con su respectiva importancia?
  4. ¿existen relaciones formales e informales con el elevado consumo de tiempo?
  5. ¿se les da la necesaria prioridad de ejecución a las tareas más urgentes?

Sobre capacidad

  1. ¿se aprovechan en buena forma las habilidades y  formación técnica de cada empleado?
  2. ¿hay personal de nivel superior ejerciendo trabajos que puedan ser realizados por personal de nivel inferior?
  3. ¿hay indicios de que los empleados necesitan de un entrenamiento especial?
  4. ¿los empleados saben trabajar con las máquinas y otros instrumentos con que cuenta en su escritorio?
  5. ¿hay empleados ejecutando tareas que no se relacionan entre sí?
  6. ¿daría alguna ventaja el agrupar tareas con carácterísticas operativas semejantes?
  7. ¿existen tareas dispersas o muy concentradas?

En relación con el volumen

  1. ¿existen empleados con excesiva carga de trabajo y otros con excesivo descanso?
  2. ¿hay acumulación de trabajo?
  3. ¿existen trabajos que se procesan en etapas?

Respecto de las posibilidades de simplificación

  1. ¿son necesarias todas las tareas ejecutadas?
  2. ¿existe duplicidad de trabajo?
  3. ¿existe algún trabajo manual que pueda ser ventajosa su sustitución por proceso mecánico o electrónico o viceversa?
  4. ¿se puede reducir el trabajo de llenado de formularios?
  5. ¿los materiales de consumo están guardados en lugar accesible?

¿es posible modificar la ubicación de mesas y archivos con el fin de acortar y facilitar el flujo de documentos?

Desarrollo de la distribución del trabajo mejorado

Grafica o diagrama de recorrido:


representación gráfica del orden de todas las operaciones, traslados, inspecciones, demoras y archivos que tienen lugar en un proceso o procedimiento. Incluyendo tiempo y distancia recorrida. Se puede diagramar desde el punto de vista del objeto manipulado o desde el punto de vista del hombre que lo ejecuta.

El propósito de la gráfica es analítico, puede servir de ayuda para descubrir y minimizar deficiencias.

Clasificación de las acciones

  • Operación (produce o realiza):


    se produce cuando se cambia intencionalmente un objeto en cualquiera de sus carácterísticas físicas o químicas. Cuando se da o recibe información, cuando se traza un plan o realiza un cálculo.

  • Traslado o transporte (mueve):

    cuando un objeto es trasladado de un lugar a otro.

  • Inspección (verifica):

    cuando un objeto es examinado para su identificación, se verifica su calidad o cantidad en cualquiera de sus carácterísticas.

  • Demora o retraso (interfiere):

    cuando las condiciones, excepto aquellas que intencionalmente cambian las carácterísticas físicas o químicas del objeto, no permiten una inmediata realización de la acción siguiente.

  • Archivo o almacenaje (guarda):

    cuando un objeto se mantiene y protege contra un traslado no autorizado.

Actividad combinada:


cuando se desea indicar actividades realizadas conjuntamente.

  1. Diagrama de flujo:


    representación simbólica de un procedimiento administrativo, producción de un bien o prestación de un servicio. Señala los pasos fundamentales y hace comprensible las actividades, operaciones, decisiones y ramificaciones de los procedimientos. Proporcionan una descripción detallada de cada uno de los actos en una fase determinada. Se utilizan por lo menos en dos áreas:

  2. Programas de computación:

    herramienta principal de programación.

  3. Análisis y diseño de sistemas y procedimientos administrativos:

    sigue la secuencia real de las actividades y operaciones desde el inicio hasta el final del procedimiento.

Identificar los pasos que ocasionan un procedimiento poco eficiente, se procede a preguntar lo siguiente:


  • ¿QUÉ es lo que se hace?, ¿Cuáles son los pasos?, ¿están todos completos? ¿Qué finalidad tiene cada paso?
  • ¿POR QUÉ razón es indispensable este paso? ¿influye realmente en el resultado final del proceso? ¿constituye una necesidad absoluta?
  • ¿DÓNDE debe realizarse este paso? ¿se lograría realizarlo más fácilmente cambiando de lugar a la persona que lo ejecuta?
  • ¿CUÁNDO debe realizarse este paso? ¿debe ser adelantado o retrasado dentro del proceso o combinarse con algún paso previo o futuro? ¿corresponde el paso a una secuencia lógica?
  • ¿QUIÉN debe desempeñar la labor? ¿resulta más lógico que algún otro se haga cargo del trabajo? ¿Quién está más capacitado para hacerlo?
  • ¿CÓMO se está realizando el paso? ¿resulta demasiado complicado por la forma en que se está realizando actualmente? ¿debe ejecutarse empleando diferentes formas o equipos?

  • Grafica de distribución de oficina:

    o diagrama de distribución de espacio. Muestra la distribución en planta para generar el adecuado acondicionamiento de los elementos en un espacio determinado. Muestra la ubicación de espacios, muebles y maquinas.

Aspectos principales que atiende la distribución en planta

  • El aprovechamiento más productivo posible del espacio
  • Flujo eficiente de las actividades

Factores a considerarse en el análisis

  • Flujo de trabajo
  • Vías de acceso
  • Ascensores
  • Columnas
  • Luz y aire
  • Ruidos y vibraciones
  • Espacio para prestar mantenimiento al equipo
  • Capacidad de soporte de los pisos

    APLICACIÓN DE LA Sistematización EN Áreas ESPECÍFICAS

    EN LA ORGANIZACIÓN

    1. Departamentalización:


    medio para coordinar, organizar y agrupar sus actividades por departamentos específicos, con el fin de facilitar la consecución de sus objetivos estratégicos.  Ayuda a organizar y controlar una estructura jerárquica de la empresa.

    2. Manual de organización:


    documento técnico normativo de gestión institucional donde se describe y establece la función básica, especifica, relaciones de autoridad, dependencia y coordinación, así como los requisitos de los cargos o puestos de trabajo.

    3. Reclutamiento, selección y adiestramiento:


    proceso por el cual las empresas contratan al personal adecuado para ocupar un puesto. Debe estar dentro de la planeación estratégica de la empresa para que se encamine a cumplir los objetivos de la empresa.
    • Pasos básicos


    • Análisis de necesidades de la empresa
    • Reclutamiento
    • Selección
    • Incorporación a la organización
    • Reclutamiento de personal:
      conjunto de procedimientos orientado a atraer candidatos potencialmente calificados y capaces de ocupar cargos dentro de la empresa. Es un sistema mediante el cual la empresa divulga y ofrece al mercado de recursos humanos las oportunidades de empleo que pretende llenar.

    • Reclutamiento:

      actividades relacionadas con la investigación e intervención de las fuentes capaces de proveer a la empresa de un número suficiente de personas que ésta necesita para la consecución de sus objetivos.

    EN LOS PROCEDIMIENTOS

    1. Manejo de efectivo:


    administración del efectivo es el medio para obtener mercancías y servicios. Se requiere una cuidosa contabilización de las operaciones con efectivo debido a que este rubro puede ser rápidamente invertido.

    Áreas en las que se centra la administración del efectivo

    • Presupuesto de efectivo
    • Control interno de la contabilidad

    2. La cobranza:


    proceso que se establece para recuperar el capital que la empresa ha invertido en los créditos otorgados. Aquella mediante la cual la organización ejerce una acción de recuperación sobre el sujeto de crédito a fin de que el cliente de cumplimiento a los compromisos de pago de su deuda dentro de los plazos pactados con la empresa.  Debe estar contenida en las políticas de empresa, con respecto al cobro, estableciendo de esta forma adecuados procedimientos y planes estratégicos.
    • Importancia del cobro:


      las cuentas por cobrar son el resultado de un incremento importante de colocación de los productos en el mercado, a través de las ventas al crédito.

    • Disponibilidad de liquidez:

      depende de una gestión eficaz de la cobranza como resultado del manejo adecuado de nuestros ingresos.
  • 3. Ventas:


    actividad más pretendida por la empresa, o personas que ofrecen algo en su mercado meta, su éxito depende directamente de la cantidad de veces que realicen esta actividad. Es imprescindible que todas las personas que están involucradas en actividades de mercadotecnia y de venta.
    • Prospección:


      primer paso del proceso de venta, consiste en la búsqueda de clientes en perspectiva. Aquellos que aún no son clientes de la empresa pero que tienen grandes posibilidades de serlo.

    4. Manejo de inventarios:


    elemento crítico, para el buen desarrollo de la empresa. La base de toda empresa comercial es la compra y venta de bienes o servicios. Este manejo contable permitirá a la empresa mantener el control oportunamente, así como también conocer al final del periodo contable un estado confiable de la situación económica de la empresa.

    5. Compras:


    proceso de localización y selección de proveedores, adquisición de productos. Indispensable que en cualquier departamento de compras exista un manual que permita llevar a cabo el proceso de compras para cumplir con las funciones de control.

    Pasos comunes en torno al departamento de compras

    • Requisición
    • Cotización
    • Pedidos u órdenes de compra
    • Expeditarían
    • Recibo de materiales
    • Control de calidad
    • Rechazos o devoluciones
    • Pagos

    6. Producciones:


    sistema económico, uno de los indicadores más importante, necesita de la inversión para que se pueda dar. Gasto de bienes de capital para generar otros bienes, por consecuencia de su venta, darán una ganancia.

    7. Nominas:


    lista conformada por el conjunto de trabajadores a los cuales se les va a remunerar por los servicios que estos le presentan al patrono.

    8. Manejo de formas:


    herramienta o medio de comunicación impreso, con objeto de homogeneizar las formas y racionalizar el trabajo.
    • Objeto de la utilización:


      permitir, ordenar, sistematizar y orientar el manejo de recursos en términos escritos, también es un documento útil para efectos legales o consultas.

    • Como fuente de información:

      preparadas para uso interno, diseñadas para presentación de resultados, elaborados por una autoridad normativa para el uso interno y reporte de acciones. Requerimiento para una instancia externa para su uso exclusivo.

    9. Selección de equipo:


    elemento mediador entre las necesidades de empleo de la empresa, la eficacia del cumplimiento de los objetivos de ambos reside en el grado de organización que se le imprima a dicho proceso.
    • Equipo de selección:


      el principal sujeto y objeto del proceso de selección de personal es el hombre.

    10. Definición de espacios

    • Esquema espacial:


      se basa en los sentidos especialmente oídos, vista y tacto. Agregándole las concepciones del espacio propio de cada cultura ha la que pertenece, más las variables individuales.

    • Proxenia:

      estructura del espacio que hace el hombre en forma inmediata, a partir del entorno corporal macro espacio, distancia que media entre los congéneres y la organización del espacio habitable.

    • Espacio semifijo:

      determinado por el agrupamiento de las personas, favorece la conversación: salas de espera, de clases, asientos.
  • Objetivos del espacio

    • Conocer, explorar y tomar conciencia del significado de los diferentes componentes del espacio
    • Considerar en forma progresiva el espacio como un factor de expresión y comunicación y proyección del gesto.
    • Tomar conciencia de que aprender a sentir y actuar en el espacio en forma sensible llevara a desarrollar mucho más los sentidos.
    • A través de su uso se aprenderá a organizarse grupalmente en el espacio en función de una acción común.

    11. Manejo de archivos: El material de archivos más corriente lo constituyen

    • Carpetas
    • Archivadores tipo Z
    • Guías

    Archivos modernos:


    utiliza las tecnologías de la información como medios para agilizar los procesos archivísticos. Los documentos primarios de valor temporal y permanente los organizan, describe, conserva y los pone al uso del productor del documento y usuario externo.