Mecanismos de Coordinación y Estructura Organizacional: Componentes Clave para la Eficiencia Empresarial
Mecanismos de Coordinación y Estructura Organizacional
Mecanismos de Coordinación
Toda actividad humana organizada plantea dos requisitos fundamentales: la división del trabajo en distintas tareas que deben desempeñarse y la coordinación de esas tareas. Para lograr esta coordinación, existen cinco mecanismos principales:
1. Adaptación Mutua
La adaptación mutua logra la coordinación del trabajo mediante la simple comunicación informal. El control del trabajo corre a cargo de quienes lo realizan. Al ser un sistema simple, se utiliza en las organizaciones más sencillas.
2. Supervisión Directa
A medida que la organización se hace más compleja, el mecanismo de adaptación mutua pierde eficacia, surgiendo así la supervisión directa. Esta consiste en responsabilizar a una persona del trabajo de los demás. Suele utilizarse con trabajadores poco cualificados y ofrece ventajas como la rapidez en las correcciones y una mayor eficacia en el control.
3. Normalización
La normalización consiste en coordinar las partes a través de un programa de trabajo establecido. La coordinación se realiza “a priori”, puesto que cada individuo sabe lo que se espera de su actividad. A medida que la organización crece, le es más necesario realizar divisiones de sus actividades y es progresivamente más difícil coordinarse a partir de la adaptación mutua. A medida que evoluciona este proceso, la normalización se vuelve más importante, llevando a la aparición de analistas y a un segundo tipo de división administrativa, entre quienes realizan las tareas y quienes las normalizan (es decir, quienes las diseñan). Al final, se configura una organización con varios grupos de individuos:
- Trabajadores: Constituyen el núcleo de operaciones.
- Componente administrativo: Compuesto por directivos y analistas, encargados de la coordinación.
Dentro de la normalización, se distinguen tres tipos específicos de mecanismos de coordinación:
3.1. Normalización de los Procesos de Trabajo
Se normalizan los procesos de trabajo cuando el contenido del trabajo queda programado o especificado (por ejemplo, las instrucciones de montaje de muebles de IKEA).
3.2. Normalización de los Resultados
Se produce cuando se especifican determinadas características del producto final, como el rendimiento, las dimensiones del producto, etcétera.
3.3. Normalización de las Habilidades del Trabajador
Cuando no pueden normalizarse los procesos o los resultados, es necesario recurrir a este tipo de mecanismo. En este caso, se normalizan las habilidades y conocimientos que son necesarios para ejecutar un determinado trabajo.
Partes Fundamentales de la Organización
Ápice Estratégico
El Ápice Estratégico es el extremo opuesto del núcleo de operaciones en la organización y está constituido por todos aquellos individuos que tienen responsabilidad general sobre la organización: la alta dirección y el equipo directivo con responsabilidad global (CEO). El Ápice Estratégico se ocupa de que la organización cumpla, efectivamente, con su misión y que satisfaga los intereses de los stakeholders. Sus tres funciones principales son:
Supervisión Directa
Los directivos del Ápice Estratégico y de la línea media son quienes llevan a cabo este mecanismo de coordinación. Los miembros del Ápice Estratégico desarrollan los siguientes roles directivos:
- Asignador de recursos: Incluye la asignación de personas y recursos, el diseño de la estructura, la emisión de órdenes de trabajo y la toma de decisiones.
- Gestor de anomalías: Resolución de conflictos, excepciones y anomalías.
- Monitor: Revisión de actividades de los empleados.
- Difusor: Transmisión de información a los empleados.
- Líder: Formación de equipos de staff, motivación y compensación de estos.
Relaciones con el Entorno
Dedican mucho tiempo a los roles de:
- Portavoz: De las actividades desarrolladas por la organización.
- Enlace: Desarrollando contactos al más alto nivel.
- Monitor: Recibiendo información.
- Negociador: Acuerdos importantes con entidades externas.
- Cabeza visible: Obligaciones de protocolo.
Desarrollo de la Estrategia Organizacional
Actúa como fuerza de mediación entre la organización y su entorno, por lo que su formulación requiere la interpretación del entorno, así como el desarrollo de pautas coherentes en los flujos de decisiones organizativas (estrategias).
Línea Media
Es el elemento que conecta el Núcleo de Operaciones con el Ápice Estratégico. Los directivos de la Línea Media están provistos de autoridad formal. En la jerarquía y en el flujo de supervisión directa, el directivo de línea media desempeña las siguientes funciones:
- Recopila información de retroalimentación respecto al rendimiento de su unidad, transmitiéndola parcialmente hacia el Ápice Estratégico.
- Influye en el proceso de toma de decisiones: escala anomalías, realiza propuestas de cambio y solicita autorización para las decisiones que la requieren.
- Asigna recursos.
- Implanta los planes y programas.
Sin embargo, no pueden limitarse solo a la supervisión directa, ya que también deben considerar condiciones horizontales relacionadas con el entorno de su unidad. En general, asumen todos los roles del Director General (Ápice Estratégico) en el contexto de su propia unidad. No obstante, a medida que se desciende en la cadena jerárquica, la orientación del trabajo realizado por los directivos medios va cambiando: cuanto más abajo se sitúe el puesto, más detallado, menos abstracto y más centrado en el puesto de trabajo será.
Núcleo de Operaciones
El Núcleo de Operaciones de la organización abarca aquellos miembros (operarios) que realizan el trabajo básico directamente relacionado con la producción de bienes y servicios. Realizan cuatro funciones básicas:
- Aseguran los insumos para la producción.
- Transforman los insumos en productos/resultados.
- Distribuyen los productos/resultados.
- Proporcionan apoyo directo a las funciones de insumo, transformación y producto.
Es en esta parte donde la normalización se aplica en mayor profundidad, y su aplicación estará condicionada por la naturaleza del trabajo que debe realizarse. El Núcleo de Operaciones constituye el centro de toda organización y produce los resultados esenciales para su supervivencia.
Tecnoestructura
Está integrada por los analistas y todo su personal administrativo, cuya función es influir en el trabajo de los demás: diseñan, planifican, preparan a las personas e incluso modifican los procesos de trabajo, pero no participan directamente en él.
Analistas de Control
Los analistas de control normalizan el trabajo con el objetivo de reducir la necesidad de supervisión directa, capacitando al personal administrativo para tareas que antes realizaban los directivos. Existen tres tipos de analistas:
- Analistas de estudios de trabajo: Normalización de Procesos.
- Analistas de planificación y control: Normalización de Resultados.
- Analistas de personal: Normalización de Habilidades.
Staff de Apoyo
Está constituido por unidades especializadas cuya función es proporcionar apoyo a la organización fuera del flujo de trabajo de operaciones. Históricamente, han recibido poca atención en la literatura sobre estructuración organizativa. En la mayoría de los casos, se engloban en la tecnoestructura y se denominan Staff de Asesoramiento. Sin embargo, son claramente diferentes de la tecnoestructura, puesto que no se ocupan de la normalización y no pueden verse únicamente como asesores.
Mecanismo de Coordinación del Staff de Apoyo
Debido a la gran variedad de unidades de apoyo, no es posible extraer una conclusión genérica sobre el mecanismo de coordinación más adecuado. Cada unidad utiliza el mecanismo que mejor se adapta a sus circunstancias. No obstante, la normalización de habilidades puede ser el mecanismo principal de coordinación, dado que un gran número de las unidades que lo constituyen están muy especializadas y se basan en personal profesional.
La Organización como Sistema de Flujos
La estructura básica de la organización está compuesta por cinco partes fundamentales:
- Núcleo de operaciones
- Línea media
- Ápice estratégico
- Tecnoestructura
- Staff de apoyo
Estas partes funcionan de manera conjunta, estableciendo vínculos variados y complejos entre ellas que se conocen como flujos. Por ello, podemos afirmar que las partes de la organización se unen mediante un sistema de flujos.