Estructura y Funcionamiento Organizacional: Claves para la Gestión Eficaz

Dimensiones y Ámbitos de Decisión Organizativa

1. Dimensión Institucional

Trata sobre los valores y objetivos de la organización: qué cree, qué quiere lograr y cómo lo planea.

Incluye la misión (qué hace), visión (hacia dónde va) y valores (en qué cree).

Se decide qué tipo de institución se quiere ser y cómo comunicarlo, realizando planes estratégicos.

Ejemplo: Un centro educativo decide que su objetivo es fomentar el respeto y el pensamiento crítico.

2. Dimensión Estructural

Es la parte organizativa formal, que define cómo se organiza el trabajo.

Se establece quién hace qué (funciones), en qué lugar y cómo se coordinan las tareas.

Se diseñan organigramas, horarios, materiales, espacios físicos, etc.

Incluye la gestión del tiempo, los recursos y los procedimientos.

Ejemplo: Un hospital organiza a su personal por turnos, tiene un protocolo de atención y usa un sistema digital para registrar pacientes.

3. Dimensión Convivencial

Tiene que ver con las relaciones entre las personas dentro de la organización.

Se busca crear un buen clima de trabajo basado en la confianza, el respeto y la cooperación.

Se promueve el trabajo en equipo, la comunicación y la participación.

Se resuelven conflictos y se cuida el bienestar emocional.

Ejemplo: En una ONG, los voluntarios se sienten escuchados y valorados, y se realizan reuniones para compartir ideas y mejorar el ambiente.

4. Relación con el Entorno

Define cómo la organización se conecta con la sociedad.

Participa en redes y utiliza recursos de la comunidad.

Se proyecta una imagen (reconocida o no por fuera).

Tiene una función social o de denuncia si es necesario.

Ejemplo: Un centro juvenil colabora con otras asociaciones del barrio y organiza actividades abiertas al público.

Resumen de Dimensiones Organizativas:

Institucional: Qué somos y qué queremos.
Estructural: Cómo nos organizamos.
Convivencial: Cómo nos relacionamos.
Entorno: Cómo nos vinculamos con la comunidad.

Niveles Organizativos

Los niveles organizativos muestran quién hace qué dentro de una organización y cómo se relacionan entre ellos.

¿Para qué sirven los niveles organizativos?

Para saber la posición de cada persona.
Para organizar quién manda, quién ejecuta y quién coordina.
Para evitar confusión en tareas y responsabilidades.

¿Qué implican los niveles organizativos?

Funciones claras: Cada persona sabe qué tiene que hacer.
Responsabilidad definida: Cada rol tiene sus tareas y límites.
Poder repartido: Unos deciden (autoridad) y otros ejecutan (acción).
Delegación efectiva: Los líderes pueden asignar tareas a otros, pero siguen siendo responsables.

Criterios para organizar los niveles

1. Jerárquico

Por rangos (directores, coordinadores, trabajadores).
Establece relaciones verticales (quién manda a quién) y horizontales (colaboración entre iguales).

2. Geográfico

Por zonas: local, regional, nacional, internacional.
Ejemplo: Una ONG que actúa en distintas provincias.

3. Funcional

Por funciones: planificación, ejecución, evaluación.
Agrupa personas según tareas similares.

La Delegación de Tareas: Principios y Reglas

Concepto general de delegación

Delegar es encargarle a otra persona una tarea para que la haga por ti, pero tú sigues siendo el responsable final de lo que suceda.

Para delegar bien, hay que tener en cuenta varios puntos importantes:

Asegúrate de que se entienda bien la tarea: La persona debe saber qué se espera, para cuándo y con qué herramientas cuenta. Si no lo tiene claro, pueden haber errores.
Elige bien a quién delegar: No a cualquiera. Conoce a tu equipo y escoge según lo que cada uno sabe y puede hacer.
No uses la delegación para sacarte cosas de encima: No se trata de dar lo que no te gusta hacer. La persona debe tener libertad para hacerlo a su manera, con tu apoyo.
Pon reglas claras y haz seguimiento: Explica bien la función, mantén contacto, revisa avances y corrige a tiempo si algo va mal.
Ten una actitud positiva y justa: Valora el esfuerzo, corrige con respeto y destaca lo bueno. Así se fomenta el trabajo en equipo.

Delegar no es abandonar la tarea, es acompañar, confiar y asumir tu rol como líder.

Concepciones de la Organización

¿Qué es una concepción?

Es una forma de ver y entender la realidad. Implica:

Una perspectiva (desde dónde se mira algo)
Una percepción (cómo se capta)
Una atención (en qué se enfoca)
Un significado (qué sentido se le da)
Una valoración (qué importancia se le asigna)

Existen varios enfoques para entender una organización:

1. Concepción Metodológica

La organización se ve como una forma de organizar y planificar bien el trabajo.

Se enfoca en herramientas, recursos y métodos científicos.

Se toman decisiones según lo que dicen los estudios, sin mucho debate, lo que puede llevar a un estilo más autoritario.

2. Concepción Sociológica

La organización se entiende como un grupo de personas que trabajan juntas.

Lo más importante son las relaciones entre las personas.

Se busca que todos participen y las decisiones se tomen de forma democrática, aunque a veces no todo se puede discutir.

3. Concepción Funcionalista

La organización se ve como una forma de cumplir una necesidad o un objetivo.

No tiene reglas fijas; todo depende de la situación.

Se van tomando decisiones sobre la marcha, lo que puede ser riesgoso.

4. Concepción Sistémica

La organización es un sistema donde todo está conectado: personas, recursos, funciones, tecnología.

Tiene un enfoque global e integrado.

Es la que más se usa hoy porque combina lo mejor de las otras concepciones.

Se basa en que todas las partes dependen unas de otras y deben funcionar juntas.

Concepción Metodológica y Sociológica (Detalle)

Concepción Metodológica

Esta forma de ver la organización se basa en el hecho de que organizar es una acción: ordenar cosas para que funcionen bien y cumplan una función específica. También considera que la organización es el resultado de ese proceso.

Se relaciona mucho con los métodos, técnicas y herramientas que usamos para organizar bien algo, como un proyecto, un equipo o un servicio. Por eso se llama “metodológica”, porque tiene que ver con los pasos y formas de hacer las cosas.

Además, esta concepción une dos ideas importantes: por un lado, lo que se quiere lograr (la intervención, es decir, el cambio o ayuda que se busca), y por otro lado, cómo se estructura y organiza todo para lograrlo (personas, recursos, planificación, etc.).

Concepción Sociológica

Aquí, la organización se entiende como un grupo de personas que trabajan juntas con un objetivo común. Lo importante es que hay relaciones entre esas personas, y que forman parte de una comunidad organizada.

Toda organización, según esta idea, tiene tres cosas esenciales:

Es un grupo social: Las personas se juntan porque quieren lograr un objetivo común. Hay un sentido de pertenencia.
Tiene un fin claro: La organización existe para cumplir una misión o meta, y sus actividades están planeadas para llegar ahí.
Está estructurada: Hay reglas, funciones y relaciones claras entre los miembros. Todo está pensado para que el grupo funcione de forma ordenada y lógica.

Concepción Sistémica de la Organización (Detalle)

1. Noción del Sistema

Una organización se entiende como un conjunto de elementos conectados entre sí (personas, medios, actividades, destinatarios) que trabajan en conjunto para alcanzar un objetivo. Esta forma de ver la organización se basa en la Teoría General de Sistemas, que ayuda a entender situaciones complejas de forma ordenada.

Ejemplo: Una ONG que ayuda a personas sin hogar:

Personas: Trabajadores sociales.
Recursos: Comida, ropa, alojamiento.
Actividades: Campañas, talleres.
Objetivo: Mejorar su situación de vida.

2. Propiedades de los Sistemas

Están formados por partes identificables.
Sus partes están interconectadas.
Tienen un objetivo.
Están delimitados por fronteras.
Buscan el equilibrio.
Si cambia una parte, cambia todo el sistema.

En una organización hay subsistemas como: dirección, equipo humano, economía, comunicación.

Se intercambia información de tres tipos:

Operacional: Datos con los que se trabaja (problemas, recursos, etc.).
Reguladora: Instrucciones y objetivos.
Control y mantenimiento: Cómo va funcionando el sistema.

3. Factores de un Sistema

Estructura: Cómo está organizado

Qué elementos hay (personas, recursos, tareas).
Cómo se relacionan y en qué orden se hacen las cosas.

Función: Qué hace cada parte

Qué tarea le corresponde a cada uno.
Qué busca lograr el sistema en general.

Ejemplo: En un comedor social, el cocinero cocina (función) y el comedor tiene utensilios, reglas, horarios (estructura).

4. Principios del Funcionamiento Sistémico

Totalidad: El sistema es más que la suma de sus partes. Todos los elementos se necesitan mutuamente.
Intencionalidad: Todo el sistema debe trabajar con un fin claro.
Equifinalidad: Hay muchas formas de llegar al mismo resultado.
Eficacia y eficiencia: Lograr los mejores resultados usando los menores recursos posibles.
Integración: Cada parte tiene que funcionar de forma autónoma pero conectada con las demás. Se necesita cohesión interna.
Autoconservación: El sistema busca mantenerse estable y evitar cambios que lo dañen.
Adaptabilidad: Puede ajustarse a cambios internos o externos para seguir funcionando bien.
Retroalimentación: Aprende de sus propios resultados y se mejora a sí mismo.
Reciprocidad: Se relaciona con el entorno, lo afecta y recibe cosas de él.
Desarrollo: Tiende a crecer, evolucionar y mejorar.

5. Modelo de Funcionamiento Sistémico de una Organización

Una organización:

Toma elementos del entorno (entradas).
Realiza procesos internos (personas + medios + actividades).
Devuelve resultados al entorno (salidas).
Y recibe retroalimentación para mejorar.

Este ciclo se repite: planificación → ejecución → comprobación → perfeccionamiento.

El motor de todo esto es su misión: el propósito que le da sentido y la diferencia de otras organizaciones.

Para funcionar bien, se necesitan funciones organizativas como: dirección, planificación, trabajo en equipo, comunicación, marketing, gestión de calidad y del conocimiento.

Enfoque Global de la Organización

El Proceso de Gestión de los Recursos

Ver qué se necesita: Saber qué recursos hacen falta.
Buscar recursos: Ver de dónde se pueden conseguir.
Conseguirlos: Obtener lo que se necesita.
Planear su uso: Decidir cómo y cuándo se van a usar.
Repartirlos: Entregarlos a quien los necesita.
Usarlos: Aplicarlos en el trabajo.
Revisar cómo se usaron: Ver si se usaron bien y si sirvieron.

Factores del Funcionamiento de una Organización

Misión: Qué se quiere lograr (la razón de ser del proyecto).
Visión: Hacia dónde se quiere llegar (objetivos a largo plazo).
Dirección: Ideas y estrategias para guiar el proyecto.
Organización: Cómo se estructura el equipo y los recursos.
Gestión: Cómo se aplican los recursos y las personas.
Coordinación: Cómo se conectan y alinean las tareas.
Relación: Comunicación entre personas y equipos.
Decisión: Capacidad para tomar acciones claras.
Ejecución: Poner en práctica lo planificado.

Elementos de la Organización

Elementos Funcionales – Ambiente

Interno: Espacio, tiempo.
Sociocultural: Clima y cultura organizacional.
Externo: El entorno fuera de la organización.

Elementos Personales – Personas y relaciones

Participantes, técnicos, directivos, apoyo.
Comunidad, otros públicos.
Trabajo en equipo, estructura, conflictos.

Elementos Materiales – Escenario físico

Recursos físicos y técnicos.
Infraestructura y equipamiento.
Material inventariable y fungible.
Recursos económicos internos y externos.

Elementos Tecnológicos – Herramientas de gestión

Planificación, protocolos.
Gestión económica y administrativa.
Seguimiento, evaluación y calidad.
Comunicación y coordinación (interna y externa).

Gestión de Recursos: Disponibilidad y Previsión

¿Qué son los recursos?

Son todo aquello que necesitamos para llevar a cabo un proyecto (personas, dinero, materiales, tiempo, etc.).

Tipos de recursos

1. Recursos Disponibles

Ya los tenemos y podemos usarlos ahora.

Ejemplo: Materiales que ya están comprados.

Acción: Usarlos bien, cuidarlos y mantenerlos (gestión sostenible).

2. Recursos No Disponibles (pero que podríamos conseguir)

A) Posibles

Se pueden conseguir fácil y pronto con una acción directa.

Ejemplo: Renovar una ayuda que ya tuvimos.

Acción: Pedirlos, y seguramente los obtendremos.

B) Deseables

Se pueden conseguir, pero requieren más esfuerzo y tiempo.

Ejemplo: Pedir una ayuda por primera vez.

Acción: Empezar el proceso, crear relaciones, tener paciencia.

C) Ideales

Muy difíciles de conseguir, pero sería genial tenerlos.

Ejemplo: Una ayuda muy competitiva.

Acción: Soñar, planificar a largo plazo e intentarlo poco a poco.

¿Cómo hacer una previsión de recursos?

Ver qué recursos necesitamos para nuestras actividades.
Ver qué ya tenemos disponibles.
Ver qué podemos conseguir (posibles, deseables, ideales).
Ajustar el plan del proyecto a lo que realmente podemos obtener.
Comprometernos a usar bien lo que ya tenemos y a buscar lo que no.

Organización

Definir los objetivos y prioridades de un proyecto o actividad.
Establecer los recursos necesarios (materiales, personal, tiempo).
Crear un plan de trabajo con plazos y responsables.
Contratar, comprar, difundir tu actividad. Hacer un plan de contingencia (imprevistos que pudieran ocurrir).

Gestión

Supervisar el cumplimiento de tareas y plazos.
Resolver problemas o imprevistos que surjan en el proceso.
Administrar los recursos disponibles de una buena forma.

Dirección

Tomar decisiones estratégicas para alcanzar los objetivos.
Motivar y guiar al equipo de trabajo.
Evaluar el desempeño y resultados de los proyectos.
Establecer desde un primer momento unas normas y criterios.

Las dimensiones o ámbitos de decisión organizativa son las diferentes partes que se toman en cuenta para organizar y hacer funcionar bien una institución. Ayudan a tomar decisiones sobre qué quiere ser la organización, qué valores tiene y qué objetivos busca, cómo se reparte el trabajo entre las personas, cómo se relacionan entre ellas y cómo se conecta con la comunidad o con el entorno. Gracias a estas dimensiones, se puede entender mejor cómo funciona una organización, qué necesita mejorar y cómo lograr sus metas de forma ordenada y clara.