Gestión de Aprovisionamiento: Estrategias para Optimizar Compras y Logística
Conceptos Fundamentales en Logística y Cadena de Suministro
Logística
La logística es la parte del proceso de Gestión de la Cadena de Suministros encargada de planificar, implementar y controlar de forma eficiente y efectiva el almacenaje y flujo directo e inverso de bienes, servicios y toda la información relacionada con estos, entre el punto de origen y el punto de consumo, con el propósito de cumplir con las expectativas del consumidor.
Cadena de Suministros
La Cadena de Suministros engloba los procesos de negocio, las personas, la organización, la tecnología y la infraestructura física.
Gestión de la Cadena de Suministros
La Gestión de la Cadena de Suministros (SCM – Supply Chain Management) es la coordinación sistemática y estratégica de las funciones de negocio tradicionales y las tácticas utilizadas a través de esas funciones, tanto al interior de una empresa como entre las diferentes empresas de una cadena de suministro, con el fin de mejorar el desempeño a largo plazo de las empresas individualmente y de toda la cadena de suministro. En otras palabras, es la estrategia a través de la cual se gestionan todas las actividades y empresas de la cadena de suministro.
Gestión del Aprovisionamiento
La Gestión del Aprovisionamiento comprende todas las actividades realizadas con el fin de proveer de materias primas o insumos.
Gestión de Almacenes
La Gestión de Almacenes es el proceso de la función logística que trata la recepción, almacenamiento y movimiento de cualquier material dentro de un mismo almacén hasta el punto de consumo.
Forecasting
El Forecasting consiste en la estimación y el análisis de la demanda futura para un producto, componente o servicio en particular, utilizando datos como ratios históricos de venta, estimaciones de marketing e información promocional, a través de diferentes técnicas de previsión.
Empaque
El Empaque es todo producto fabricado con materiales de cualquier naturaleza y que se utiliza para contener, proteger, manipular, distribuir y presentar mercancías.
Proceso de Transportación
El Proceso de Transportación se refiere a todas las actividades relacionadas con el movimiento y la entrega de materias primas o insumos, asegurando su disponibilidad en el punto de consumo.
Gestión de Stock
La Gestión de Stock busca reducir al mínimo posible los niveles de existencias y asegurar el suministro de productos (materias primas, productos en curso y productos terminados) en el momento adecuado al área de producción o al cliente.
Definición y Objetivos de la Gestión del Aprovisionamiento
La Gestión del Aprovisionamiento incluye la selección y gestión de proveedores de mercancías y servicios, la negociación de precios y términos de compra, y la adquisición de mercancías y servicios de calidad.
Objetivos Clave de la Gestión de Aprovisionamiento
- Apoyar en la consecución de los objetivos estratégicos, tales como el plan de negocio, estrategia de producción, creación de valor para el accionista, etc.
- Minimizar el coste total de la gestión de compras de acuerdo al plan de negocio de la compañía.
- Mejorar la calidad y el flujo de los bienes y servicios.
- Encontrar una fuente de suministro competente y fiable.
- Soportar y responder a los cambios de la demanda de los clientes.
- Minimizar el riesgo de aprovisionamiento o fluctuación de los precios.
- Gestionar a los proveedores para reducir el gasto y mejorar la calidad de las mercancías y servicios.
- Establecer relaciones de partenariado con los proveedores clave.
- Optimizar el coste del aprovisionamiento en función del riesgo a asumir.
Importancia de la Gestión del Aprovisionamiento
La importancia de la Gestión del Aprovisionamiento está recogida en la norma de calidad ISO, donde se incluyen diversos apartados de aseguramiento de la calidad:
- Proceso de compras.
- Información de las compras.
- Verificación de los productos comprados.
A través de la reducción de los costes asociados a las transacciones de compra, mediante una gestión de aprovisionamientos efectiva, una compañía puede mejorar directamente su margen de beneficios, trasladar los ahorros al cliente o conseguir una combinación de ambos sin afectar la calidad de sus productos.
Principales Debilidades en la Función de Compras
- Falta de sistemática en la negociación.
- Falta de selección de proveedores.
- Falta de evaluación de proveedores.
- Falta de conocimiento de lo que se compra.
- Fallos en la previsión de ventas/producción/compras.
- Productos y proveedores no homologados.
- Niveles de cobertura elevados.
Estrategia de la Gestión del Aprovisionamiento
Es recomendable que la compañía disponga de una Política de Compras, la cual debe incluir los siguientes aspectos:
- Los parámetros de decisión: precio, plazo, calidad, servicio requerido, etc.
- La búsqueda de nuevas fuentes de suministro y la selección de proveedores: características de los productos, el modo de identificación de proveedores potenciales, la petición de ofertas, el número de proveedores a seleccionar, etc.
- La negociación: tipo de información, tiempo de espera, reglas básicas, etc.
- La relación con las áreas funcionales de la compañía.
- Los criterios de ética profesional.
Mecanismos de Reducción de Costes en Aprovisionamiento
- Disminución de los costes de tenencia.
- Disminución de los costes internos derivados de las compras.
- Intervención del departamento de Compras y de los proveedores en la etapa de definición de las necesidades.
- Racionalización de las compras.
La función de compras cubre la responsabilidad de adquirir adecuadamente materias primas y auxiliares, materiales, suministros, equipos y servicios necesarios para que la empresa desarrolle sus operaciones satisfactoriamente.
Funciones del Departamento de Compras y Aprovisionamiento
- Asegurar la existencia de fuentes de suministro solventes, fiables y competitivas.
- Procurar que el aprovisionamiento de los bienes y servicios sea conforme en cantidad, calidad y precios requeridos.
- Obtener en todas las compras el menor coste compatible con la calidad, cantidad y servicio necesario.
- Colaborar con los departamentos usuarios en la definición de las necesidades, formulando las sugerencias oportunas y proponiendo la estandarización y sustitución de materiales siempre que sea oportuno.
- Informar a la Dirección sobre las modificaciones del mercado, amenazas y oportunidades, nuevas fuentes de aprovisionamiento, y fluctuaciones y tendencias en precios.
- Colaborar para mantener el nivel de inventarios de acuerdo con las políticas definidas.
- Evaluar el desarrollo de los procesos de compras, identificando y corrigiendo posibles desviaciones.
- Controlar la eficacia global de la función de compras.
