El Universo de la Documentación: Historia, Disciplinas y Gestión del Conocimiento
Introducción a la Documentación
La Documentación es una ciencia que no surge de la nada; es la evolución de la Archivística, la Museología y la Biblioteconomía.
Se define como la «acción y efecto de evidenciar o probar usando un escrito, algo que nos da alguna información».
Su origen reside en las ideas y pensamientos.
Su finalidad es recopilar, almacenar, analizar y difundir información guardada en soportes muy distintos, haciéndola accesible a cualquier persona.
Orígenes y Evolución Histórica
Paul Otlet, considerado el padre de la Documentación, introdujo el Análisis Documental (AD) para facilitar el acceso a la información.
La labor documental comienza con la recogida, selección y análisis de datos. Cualquier hecho, acción o suceso de la vida cotidiana es susceptible de convertirse en dato.
Un hecho documental equivale a un dato. El tratamiento de datos genera la información, y la información es un conjunto de datos.
El origen de la documentación se remonta a las tablas de arcilla, utilizadas para registrar información administrativa y contable en las antiguas civilizaciones de Sumeria y Mesopotamia.
La imprenta de Gutenberg marcó la primera gran revolución en la Documentación.
Localizar una obra determinada sobre un tema concreto podía resultar muy complicado. La solución surgió en el siglo XVII, con el advenimiento en Europa de los movimientos del Enciclopedismo y la Ilustración, que buscaron la creación de obras de referencia de carácter universal para compilar todo el saber y conocimiento existente.
Todas las formas de expresión humana han sido depositadas sobre un soporte, dando lugar a sistemas de conservación de esos conocimientos.
En función del soporte y del contenido, los materiales se depositan en:
- Archivos (Archivística)
- Museos (Museología)
- Bibliotecas (Biblioteconomía)
Disciplinas Fundamentales de la Documentación
Archivística
La Archivística es la más antigua de estas disciplinas, aunque no surgió como ciencia hasta bien entrado el siglo XX. Puede ser identificada como el engranaje mecánico que permite clasificar siguiendo una norma. Se cree en su existencia desde el momento en que se inventó la escritura. Su función principal era guardar los documentos generados en las instituciones. La finalidad de la conservación es poner la información en manos de las generaciones futuras, bajo el lema: «Se trata de conservar para enseñar». El primer factor que diferencia unos archivos de otros es su contenido.
Bibliografía
Este término tiene dos acepciones principales: para denominar el repertorio de documentos y para denotar la ciencia que se encarga de su estudio. Su función es elaborar series de referencias de documentos.
Biblioteconomía
La Biblioteconomía tiene como fin conservar y organizar el conocimiento. Se distinguen dos etapas principales:
- Etapa precientífica: Las bibliotecas eran consideradas depósitos de tesoros bibliográficos.
- Etapa científica: Cambia el concepto tanto de la biblioteca como de los bibliotecarios, orientándose hacia la accesibilidad y el servicio.
Museología
La Museología tiene como objetivo conservar el valor de las culturas. En sus inicios, el libro era una herramienta más en esta tarea. Tanto el museo como la biblioteca eran, en cierto modo, un símbolo de poder. Los primeros museos modernos surgieron en el siglo XVII, a partir de colecciones privadas o reales. El museo recoge y atesora materiales con la finalidad de exponerlos al público interesado.
La Documentación en España: Hitos y Evolución
1935-1950
Ortega y Gasset es el primer autor español que reflexiona sobre el Tratado de Documentación de Paul Otlet. Propone que el bibliotecario debe realizar un esfuerzo de análisis intelectual de la documentación.
1950
Javier Lasso de la Vega y Jiménez-Placer es considerado el precursor de las técnicas modernas de la documentación en España.
1960-1975
Surgen publicaciones relevantes como la Revista de Documentación de las Ciencias de la Información y la Revista Española de Documentación Científica.
1975-1984
Se instaura la primera Cátedra de Documentación. Se dicta el Real Decreto 3104/1978, por el que se crean las enseñanzas universitarias de Biblioteconomía y Documentación.
1984-1993
Se enriquece la formación de los profesionales de la Documentación, creando así documentalistas científicos mejor preparados.
1993-2000
Se implanta la Licenciatura en Documentación.
Conceptos Modernos y el Rol del Documentalista
La Cadena Documental
La Cadena Documental es el nexo de unión que comparten perfiles profesionales como documentalistas, comunicadores audiovisuales, periodistas y publicitarios.
Digitalización y el Objeto Documental
Las técnicas de digitalización han transformado el concepto tradicional de documento, dando paso al de objeto o producto documental.
Un objeto documental es un documento que contiene en sí mismo otros muchos documentos.
Conservación Digital
La Conservación Digital se refiere a las acciones tomadas a corto plazo para anticipar, prevenir, detener o retardar el deterioro del soporte de obras digitales, con el objetivo de mantenerlas permanentemente en condiciones de usabilidad.
El Documentalista en el Siglo XXI
En el siglo XXI, la instantaneidad es clave en el modo de recuperación (búsqueda, descarga, edición y almacenamiento) de documentos, noticias y anuncios, previo a su divulgación, difusión o distribución.
Los documentalistas en los medios de comunicación actúan como Gestores del Conocimiento. Son responsables tanto de la recuperación de datos como de la definición de nuevos contenidos.
El Documento: Finalidad y Tipología
Finalidad del Documento
La finalidad primordial de cualquier documento es la de informar; los fines secundarios son determinados por los usuarios o receptores.
«El documento puede definirse como la objetivación de un mensaje en un soporte físico transmisible y transformable en el espacio y en el tiempo».
Consideraciones del Documento
El documento puede ser considerado como:
- Instrumento de cultura
- Instrumento de conocimiento y fijación de la realidad
- Instrumento de comunicación o mensaje en el proceso de información documental
- Fuente de conocimiento científico
Funciones del Documento
La función principal del documento es la de ser soporte y registro de datos e información, así como el medio para transmitirla. Otras funciones adicionales incluyen:
- Función intelectual
- Función de contrastación
- Función moral
- Función de comunicación
Tipología del Documento
La tipología del documento incluye:
- Documentos estáticos
- Documentos dinámicos
- Documentos interactivos