Optimización de Sistemas: Estrategias de Implementación, Mantenimiento y Documentación

Implementación y Mantenimiento de Sistemas de Información

Fase de Producción y Mantenimiento

La Fase IV: Producción y Mantenimiento se denomina la etapa en la que un sistema se pone en marcha y su operación queda a cargo del usuario, con la mínima intervención del área de sistemas. En esta fase, se asegura que el sistema funcione correctamente en la mayoría de los casos, requiriendo una intervención mínima por parte de los administradores del sistema. El resultado de esta etapa es un sistema listo para su operación.

Para lograrlo, se realizan nuevas pruebas, se reevalúan los resultados y se efectúan refinamientos. Los cambios necesarios deben introducirse sin afectar a los usuarios, buscando siempre conseguir su máxima confianza. Un enfoque seguro y conservador implica que el sistema antiguo y su reemplazo potencial se ejecuten juntos durante un tiempo, hasta que todos en la organización estén seguros de que el nuevo sistema funciona correctamente.

Métodos de Implementación de Sistemas de Información

La implementación de un nuevo sistema es un proceso crítico que puede abordarse mediante diversas estrategias:

• Estrategia en Paralelo

  Es un enfoque seguro y conservador en el que el sistema antiguo y su reemplazo potencial se ejecutan juntos durante un tiempo, hasta que todos en la organización estén seguros de que el nuevo sistema funciona correctamente.

• Estudio Piloto

  Esta estrategia consiste en presentar el nuevo sistema a un área limitada de la organización hasta que se demuestre que es totalmente funcional. Solo entonces se procede a implementar el nuevo sistema en toda la organización.

• Cambio Directo

  Es un enfoque de conversión arriesgado en el cual el nuevo sistema reemplaza al antiguo por completo en un día designado. Requiere una planificación meticulosa y es adecuado para sistemas menos críticos o con bajo impacto en la operación diaria.

• Enfoque por Fases

  Introduce el nuevo sistema en fases, ya sea por funciones o por unidades organizacionales. Este método permite una transición más controlada y la posibilidad de realizar ajustes progresivos.

Mantenimiento y Mejora Continua

• Mantenimiento

  Una vez que un sistema pasa a formar parte de la vida diaria de la empresa, cada elemento (programa, procedimiento, estructura de datos) se convierte en una pieza del negocio que, como tal, deberá funcionar en forma constante, exacta y confiable.

• Mejora Continua

  Es el proceso continuo de analizar el rendimiento, identificar oportunidades (problemas) y realizar cambios graduales para optimizar el sistema.

Auditoría Posterior a la Implementación

Es un proceso de revisión formal realizado después de que un sistema ha sido puesto en producción. Su objetivo es determinar qué tan bien se han cumplido sus objetivos originales y si se han logrado los beneficios esperados.

Documentación de Sistemas: Clave para el Éxito y la Sostenibilidad

¿Qué es la Documentación de Sistemas?

La documentación de sistemas consiste en un conjunto de información que explica las características técnicas, la funcionalidad, la lógica interna, los diagramas de flujo, los programas, la naturaleza y las capacidades del sistema, así como las instrucciones sobre cómo usarlo.

Generalmente, la documentación se divide en dos categorías principales:

• Documentación Técnica: Dirigida a desarrolladores, programadores y personal de TI.
• Documentación para el Usuario: Orientada a los usuarios finales del sistema.

Aspectos Esenciales para una Documentación Efectiva

• Lenguaje Claro y Contenido Adecuado

  Es fundamental escribir según el nivel técnico del lector y definir con precisión qué debe incluirse en cada sección. La claridad y la concisión son primordiales.

• Usos y Propósitos de la Documentación

  La documentación sirve como una guía esencial para diseñadores, programadores y testers, facilitando la construcción, el mantenimiento y las pruebas del sistema. Además, desde una perspectiva comercial, la documentación mejora la imagen del producto, facilita las estrategias de marketing y reduce la necesidad de soporte técnico, al empoderar al usuario con información clara.

• Contenido Clave a Incluir

  La información exacta depende del programa en cuestión, pero puede incluir:

  • Archivos esenciales del sistema.
  • Funciones, subrutinas y su uso.
  • Variables, constantes y estructuras de datos.
  • Arquitectura general del programa.

• Documentación Integrada vs. Externa

  La documentación dentro del código es más fácil de actualizar y mantener, ya que reside junto al código fuente. La documentación externa es ideal para códigos largos o fragmentados, o para manuales de usuario completos. La elección de herramientas dependerá del lenguaje de programación y la necesidad específica (ej. herramientas para C++, Java, .NET; procesadores de texto como Word o FrameMaker; o herramientas de ayuda como RoboHelp o MadCap Flare para archivos de ayuda).

• Conoce a tu Audiencia

  Es crucial adaptar el contenido al perfil del usuario. Utiliza entrevistas y documentación previa para entender sus necesidades reales y asegurar que la información sea relevante y útil.

• Formatos y Formas de Presentación

  La documentación puede presentarse en diversos formatos y modalidades:

  • Manual de Consulta: Explica funciones y componentes específicos del sistema.
  • Guía de Usuario: Enseña a realizar tareas con el software, paso a paso.

  Las formas de presentación incluyen:

  • Manuales impresos.
  • Documentos PDF.
  • Archivos de ayuda o ayuda en línea (que pueden incluir texto, imágenes o videos).