Implementación y Revisión del Control Interno en Áreas Funcionales Contables

El Área Contable y los Puntos Estratégicos de Control

El Área Contable se define como el conjunto de cuentas del Balance y de Pérdidas y Ganancias (PyG) que, por estar vinculadas entre sí, serán verificadas a la vez.

¿Por qué se verifican las cuentas de forma conjunta?

  1. Las transacciones que tienen lugar se clasifican en base a su naturaleza.
  2. Cada área representa un tipo de transacciones, y estas a su vez se dividen en actividades.

Ordenación de la Información Contable

  1. Dividir en cinco áreas que recogen las transacciones más habituales (venta, compra, etc.).
  2. Contemplar cada transacción y su inmediato registro contable.

Requisitos para la Implementación del Control Interno (CI)

La implantación de un sistema de Control Interno requiere:

  • Autorización: Cada transacción debe ser validada por un responsable para el reconocimiento de autoridad competente.
  • Ejecución del Proceso: Que el proceso esté ejecutado por personas responsables. Es altamente recomendable contar con un manual de procedimientos.
  • Registro: Todas las transacciones deben ser registradas. Es crucial que solo se registren los movimientos autorizados, que no se dupliquen asientos y que se vele por la exactitud de la entrada de datos.
  • Protección de Activos: Asegurar que el saldo contable refleje la realidad de los bienes existentes.

Puntos Estratégicos para la Aplicación de Controles

1. Actividades que Configuran una Transacción

Su importancia como punto de control reside en el hecho de que una transacción puede contemplarse como un sistema dividido en actividades.

Ventajas de Control por Actividad:
  • Es un medio para conocer la eficacia y eficiencia, permitiendo una planificación efectiva.
  • Incorpora valor añadido al sistema.
  • Se puede establecer una relación entre los documentos que fluyen por el sistema y los departamentos que configuran el organigrama.

2. Saldos Contables

Representan el final del proceso contable, además de proporcionar las cifras utilizadas por la dirección para elaborar la contabilidad. Su significado reside en que considera los requisitos que debe cumplir la información contable.

Procedimientos para el Control

  • Observación directa
  • Inspecciones
  • Cálculos
  • Conciliaciones
  • Revisión de registros
  • Análisis de cuentas
  • Comparación de documentos

Fases de la Revisión y Objetivos del Control Interno

Fases de la Revisión del Control Interno (CI)

  1. Revisión del sistema.
  2. Pruebas de cumplimiento.
  3. Pruebas sustantivas.

Objetivos del Control Interno por Área Funcional

  1. Objetivo de Autorización: Se logra con el diseño y descripción de normas y directrices.
  2. Objetivo de Clasificación: Existe un responsable que establece las políticas de clasificación y otro que las ejecuta.
  3. Objetivo de Verificación y Evaluación.
  4. Objetivo de Salvaguarda de Activos: Se logra cuando el manejo de los activos es realizado por personal autorizado.
  5. Objetivo de Procesamiento Contable: Se logra previniendo y detectando omisiones y errores.

Control Interno Detallado por Áreas Funcionales

Área de Compras

Relación con:

  • Gestión de tesorería y almacenes.

Puntos Débiles:

  • Concentración de la función en una sola persona.
  • Falta de revisión de las facturas.
  • Contabilizar compras sin recibir las facturas (fras).
  • Falta de segregación de funciones.

Auditoría Financiero-Contable:

  • Muestras de saldos de mercancías.
  • Valoración de bienes a precio de coste o mercado.
  • Verificación de si las obligaciones de pago están reflejadas.
  • Evaluación de si las amortizaciones son adecuadas.

Auditoría Operativa:

  • Evaluar la eficiencia en la aplicación de procedimientos.
  • Evaluar la eficiencia a la hora de seleccionar suministradores.

Otros Controles Contables:

  • Verificar que los proveedores que tienen subcuenta abierta han tenido movimiento.
  • El corte de operaciones.
  • Verificar aleatoriamente documentos contables con su correspondiente autorización.
  • Aplicar controles de veracidad de saldos de proveedores.

Área de Fabricación

Relación con:

  • Gestión de personal.
  • Área de compras (pide Materia Prima – MP).
  • Expedición desde almacenes de Productos Terminados (PT).

Puntos Débiles:

  • Deficiente ordenación de existencias.
  • Falta de segregación de funciones.
  • No conciliar.
  • Ausencia de un sistema para el registro o de normas escritas.

Auditoría Financiero-Contable:

  • Verificación de que las existencias incluyen los costes de su fabricación.
  • Verificar el saldo de existencias con un recuento físico.

Auditoría Operativa:

  • Evaluar la eficiencia para valorar existencias.
  • Evaluar la eficiencia para ejecutar órdenes.
  • Evaluar la eficiencia para valorar existencias.

Área de Ventas

Relación con:

  • Responsable de la concesión del crédito.
  • Almacén.
  • Área de fabricación.
  • Tesorería.

Puntos Débiles:

  • Falta de segregación de funciones.
  • Formularios no prenumerados.
  • El responsable del almacén es el mismo que el de la expedición de mercancía.
  • El personal que autoriza el crédito es el mismo que el de la tramitación de la venta.

Auditoría Contable:

  • Verificar que las cuentas que recogen ingresos y derechos estén correctamente registradas.

Auditoría Operativa:

  • Evaluar la idoneidad del sistema de tramitación.

Área Financiera

Se ocupa de:

  • Registrar contablemente las transacciones.
  • Resumen de cuentas.
  • Ajustes para preparar las cuentas.

Puntos Débiles:

  • No utilizar fondo fijo de caja.
  • No efectuar conciliaciones.
  • Firmas del banco no actualizadas.
  • No dejar evidencia de la verificación de los documentos que soportan el pago.
  • Falta de segregación de funciones.

Auditoría Contable:

  • Se verifica que los recursos financieros estén adecuadamente clasificados.
  • Se verifica si se detallan saldos no sujetos a empleo inmediato.

Auditoría Operativa:

  • Evalúa la eficiencia de los procedimientos del área.
  • Busca evitar el exceso de dinero improductivo.