Optimización de la Cadena de Suministro: Estrategias de Compras y Almacenamiento Eficiente

Gestión Estratégica de Compras y Adquisiciones

1. Concepto e Importancia

La gestión de compras es una función esencial de la logística que permite a la empresa adquirir los bienes y servicios necesarios para su funcionamiento. Una buena gestión reduce costos, mejora la calidad, asegura entregas a tiempo y aumenta la competitividad. Su objetivo principal es garantizar el abastecimiento oportuno con los mejores proveedores, al mejor precio y calidad.

2. Objetivos de la Gestión de Compras

Identificar y seleccionar fuentes de suministro adecuadas.
Coordinar el plan anual de compras con las demás áreas.
Asegurar calidad, cantidad y características correctas de los bienes.
Garantizar entregas en los plazos establecidos.
Obtener la mejor relación calidad-precio.
Estandarizar materiales para optimizar costos.

3. Fases del Proceso de Compras

Fase 1: Planificación: Se realiza al inicio del año. Implica investigar el mercado, elaborar el plan y presupuesto anual de adquisiciones y recopilar requerimientos de las áreas usuarias.
Fase 2: Análisis de Necesidades: El área usuaria solicita los bienes o servicios. Compras analiza las solicitudes, determina la modalidad de adquisición y establece prioridades según el presupuesto.
Fase 3: Solicitud y Evaluación de Cotizaciones: Se piden presupuestos a los proveedores considerando aspectos económicos, técnicos y de servicio. Luego se analizan y comparan las ofertas recibidas.
Fase 4: Selección del Proveedor: Se evalúan criterios económicos, de calidad, servicio y cumplimiento. Finalmente se elige al proveedor más conveniente.

4. Criterios para la Selección de Proveedores

Precio y Condiciones: Nivel y estabilidad de precios, créditos, fletes, negocios recíprocos.
Calidad: Especificaciones técnicas, normas, garantías.
Tiempo: Plazos y cumplimiento de entregas.
Servicio: Asesoría, comunicación, reclamos, capacitación.
Medio Ambiente: Políticas ecológicas, empaque, transporte y manejo de desechos.
Ubicación: Cercanía, transporte y riesgos de suministro.
Relativos a la Empresa: Capacidad productiva, innovación, flexibilidad y control de calidad.

5. Ética y Problemas Comunes en las Compras

La gestión de compras debe regirse por la ética profesional para evitar prácticas indebidas:

Sobornos: Ofrecer o aceptar dinero o dádivas para asignar pedidos.
Favoritismos: Elegir a proveedores por amistad o parentesco.
Invitaciones y Obsequios: Tácticas corruptas para influir en decisiones.

Son las contrataciones o arrendamientos que realiza el Estado para obtener bienes, servicios u obras necesarias para cumplir sus funciones y atender a la población.

Planificación y Diseño de Almacenes

Concepto y Objetivos

La planificación de almacenes consiste en tomar decisiones sobre la ubicación, diseño, capacidad y recursos necesarios para almacenar productos de manera eficiente. El objetivo es asegurar que los materiales estén disponibles cuándo, cuánto y dónde se necesitan.

La empresa debe decidir si el almacén será propio o alquilado. Luego se planifica la ubicación, la distribución interna, los equipos y los recursos para manipular mercancías.

Variables Clave en la Planificación

Características de los Productos: Si son perecibles, frágiles, peligrosos, etc.
Capacidad de Producción: Determina cuánto se debe almacenar.
Red de Distribución: Almacenes centrales, regionales o locales.
Costos e Inversión: Infraestructura, mano de obra y transporte.

Los almacenes deben tener zonas externas e internas bien organizadas.

Se utilizan equipos fijos (estanterías, cámaras frigoríficas) y equipos móviles (carretillas, montacargas, transpaletas) para mover y almacenar mercancías.

Clasificación de Mercancías

Las mercancías se clasifican según:

Estado Físico: Sólido, líquido, gaseoso.
Duración: Perecibles o duraderas.
Peligrosidad: Inflamables, tóxicas, radiactivas, etc.
Rotación: Alta, media o baja.

Modalidades de Compras del Estado

1. ¿Qué son las Compras Públicas?

Son las adquisiciones, contrataciones o arrendamientos que realiza el Estado para obtener bienes, servicios u obras necesarias para cumplir sus funciones y atender a la población.

2. Finalidad de las Compras Públicas

Asegurar el funcionamiento de las entidades públicas.
Usar los recursos del Estado de manera eficiente.
Garantizar transparencia en el gasto.
Fomentar competencia entre proveedores.
Impulsar el desarrollo local y nacional.

3. Nueva Ley de Contrataciones (Perú)

Ley N.º 32069 – Ley General de Contrataciones Públicas
Publicada: 24 de junio de 2024
Entra en vigencia: 22 de abril de 2025
Deroga la antigua: Ley N.º 30225

4. ¿Quiénes Realizan Compras en el Estado?

Todas las entidades públicas, incluyendo:

Ministerios
Municipalidades
Gobiernos Regionales
Universidades Públicas
Hospitales
Fuerzas Armadas y PNP

5. ¿Qué Compra el Estado? (Clasificación)

Tipo	Ejemplos
Bienes	Papelería, computadoras, vehículos, mobiliario, equipos médicos
Servicios	Limpieza, seguridad, consultorías, transporte, mantenimiento
Obras	Construcción de colegios, hospitales, carreteras, etc.

Etapas y Sistemas Principales

6. Catálogos Electrónicos – Perú Compras

Plataforma para comprar directamente bienes/servicios ya homologados. Esto reduce tiempo y costos, y disminuye la corrupción. Más de 4,000 entidades los usan.

7. Contrataciones Menores o Iguales a 8 UIT

Límite: 8 UIT = S/ 41,200 (Valor referencial que debe ser actualizado).
Procedimiento:
1. Identificar la necesidad.
2. Verificar que el monto no supere 8 UIT.
3. Solicitar mínimo 3 cotizaciones.
4. Elegir la mejor oferta.
5. Emitir orden de compra/servicio.
6. Registrar en SEACE.

8. SEACE (Sistema Electrónico de Contrataciones del Estado)

Plataforma donde se publican y gestionan todas las contrataciones públicas, garantizando la transparencia obligatoria.

9. OSCE / OECE (Organismo Supervisor)

Es el organismo que supervisa y regula el sistema de contrataciones del Estado. SEACE es la plataforma; OECE es el ente supervisor.

Gestión de Almacenamiento y Distribución

1. Gestión de Almacenamiento (Concepto y Control)

Es la parte de la logística que organiza y controla todo lo que ocurre dentro del almacén. Su objetivo principal es asegurar que los productos estén disponibles cuando se necesiten, sin generar pérdidas, daños ni costos innecesarios.

Objetivos Principales

Garantizar que los materiales o productos estén disponibles.
Evitar pérdidas, deterioros o faltantes.
Usar de manera eficiente el espacio del almacén.
Agilizar la recepción, almacenamiento y despacho.
Mantener inventarios exactos y actualizados.

Actividades Básicas del Almacén

Primero, se reciben los materiales, verificando su cantidad y calidad.
Luego, se identifican o codifican para facilitar su control.
Después, se ubican en el espacio correcto del almacén según su rotación, peso o características.
Se debe garantizar la conservación, cuidando condiciones como temperatura o seguridad.
Se realiza el control de inventarios registrando entradas y salidas.
Finalmente, se hace el despacho, preparando y entregando los pedidos.

Tipos de Almacenes

Almacén de Materias Primas: Guarda los insumos necesarios para iniciar la producción. Está ubicado cerca de la zona de fabricación.
Almacén de Productos en Proceso: Guarda productos que aún no están terminados. Se encuentra dentro del área productiva.
Almacén de Productos Terminados: Guarda productos ya fabricados listos para distribución o venta.
Almacén de Repuestos y Suministros: Guarda piezas o accesorios para mantenimiento o reparaciones.
Almacén de Distribución o Tránsito: Funciona como punto intermedio para enviar productos a diferentes zonas o clientes, por poco tiempo.