Instrumento Notarial, Actas y Procedimientos de Inspección: Guía Práctica para Notarios en México

1. ¿Qué es el instrumento notarial?

El instrumento notarial es el documento original que el notario redacta y asienta en el protocolo sobre los actos y hechos sometidos a su autenticación, firmado por los otorgantes, por los testigos instrumentales o de conocimiento, cuando se requieran, y autorizado por el notario.

2. Reglas que deberá contener la escritura

Artículo 70

En los folios no deberá haber raspaduras ni enmendaduras de lo escrito. En caso de que fuera necesario hacer alguna corrección, se testará lo erróneo con una línea indeleble que permita su lectura y al final de la escritura, antes de las firmas respectivas, se salvará mediante transcripción y la razón de que «no vale». Los textos que deban ser entrerrenglonados también se salvarán al final mediante su transcripción y la razón de que «sí vale».

Artículo 71

Toda actuación notarial se escribirá en idioma español sin abreviaturas, expresando las fechas y cantidades con letra y con número. Cuando se transcriban documentos, se hará tal y como están escritos, aun con las faltas gramaticales.

Artículo 72

Queda prohibido a los notarios actuar fuera del protocolo, con las excepciones siguientes:

I. Los testamentos públicos cerrados, debiendo tomar razón en los folios correspondientes;
II. Los testimonios que legalmente extiendan;
III. Las certificaciones relativas a los instrumentos públicos y las que resulten del cotejo de documentos;
IV. Las notas que deben poner al calce o al margen de otros instrumentos públicos en los casos de cancelación, venta, adjudicación y cualquier otro que sea necesario; y
V. Cualquier otro acto que establezca esta ley.

Artículo 73

En los casos en que se protocolice en acta o en escritura pública una resolución jurisdiccional o administrativa, deberá incorporarse al apéndice copia de la misma y, en su caso, del auto que la declare ejecutoriada.

3. ¿Qué es un acta notarial?

Instrumento que el notario elabora a petición de la parte interesada y que extiende en los folios del protocolo para hacer constar uno o varios hechos que hayan sido presenciados por él, los cuales autoriza mediante su firma y su sello.

4. Reglas que deberán contener las actas notariales

El notario actúa a petición de parte y se identificará plenamente, resaltando su investidura. Es importante asentar los nombres y apellidos de quienes intervienen.
El notario designará al intérprete, en su caso.
El notario elabora el acta, la cual es una narración de las manifestaciones de los participantes sobre dichos hechos, sean de conformidad o inconformidad.
El acto que dé fe de hechos materiales podrá ilustrarse a través de croquis, planos o fotografías.
Cuando, por alguna circunstancia, se autorice definitivamente una escritura y se hayan asentado datos incorrectos, se corregirán mediante un acta complementaria.

5. Circunstancias para elaborar un acta complementaria

Cuando de manera definitiva se hubiere autorizado una escritura en la cual se asentaron datos incorrectos, de acuerdo con los documentos que obren en el apéndice, se corregirá mediante un acta complementaria.

6. Contenido del acta complementaria

Lugar, día y hora en que se levante.
Mención de que se trata de un acta complementaria, así como los antecedentes y cláusulas del acto que se regulariza.
Los hechos de los que se desprende el error en el asiento de los datos en la escritura que se complementa.
Las autorizaciones correspondientes, tanto de ley como propias del acto.

7. ¿Qué son los testimonios notariales?

Consisten en una copia o reproducción de los documentos elaborados por el notario, dando certeza de la existencia de los mismos en su protocolo. La primera copia que se otorga se conoce como primer testimonio notarial.

8. Procedimiento de vigilancia e inspección de las notarías

Procedimiento que se lleva a cabo para la imposición de sanciones al notario público:

Notificación: La Dirección General notifica al notario el inicio de un procedimiento. Como resultado de la calificación de la visita realizada, se le concede un plazo de 5 días para rendir su informe justificado.
Periodo probatorio: Al vencer el plazo de 5 días se abre el periodo probatorio por un término de 15 días. Se admiten y desahogan las pruebas relacionadas con la visita de inspección, a excepción de la confesional.
Alegatos: Cerrado el periodo de pruebas, la Dirección General cita a las partes a la audiencia de alegatos, la cual se celebra después de 5 días y antes de 10 días.
Elaboración: Después de los alegatos se elabora el proyecto de resolución dentro de los 30 días siguientes; se avisa al gobernador y se firma.
Al causar ejecutoria la resolución:

En el caso de las amonestaciones, el Secretario de Gobierno la suscribe de manera directa y la notifica al notario sancionado.
En el caso de multa, el Secretario de Gobierno notifica a las autoridades correspondientes (Secretaría de Finanzas y Administración) para que la haga efectiva.
En el caso de la suspensión, se procede a depositar en el archivo general de notarios, por el tiempo que dure la sanción, el protocolo o su apéndice e índice, así como el sello, holograma, folios, hojas de testimonio, libro de ratificaciones con su apéndice e índice y expedientes judiciales que obren en su notaría.
En caso de revocación del FIAT, los documentos antes citados se depositarán de manera definitiva en el archivo de notarías.
La Dirección General también da parte al Colegio Estatal de Notarios de que se ha iniciado un procedimiento sancionador, para que puedan presentar lo que a su derecho convenga.
La Dirección General puede iniciar el procedimiento de oficio cuando detecte irregularidades en las visitas, o presentar denuncia de hechos ante la autoridad competente (Ministerio Público) cuando exista la probable comisión de algún delito.

9. Procedencia y circunstancias de las visitas de inspección general

Por lo menos una vez cada 2 años, y cuando existan circunstancias que hagan necesario revisar que el notario no haya incurrido en una posible responsabilidad notarial.

10. Objeto de las visitas de inspección general

Que el notario cuente con el FIAT, que esté a la vista del público en la notaría y que se señale el número de notario e inscripción.
Que el notario cuente con el sello, con las características que señalan las leyes.
Que la firma y rúbrica estén registradas conforme a la ley.
Que la oficina notarial tenga un letrero que contenga número, nombre y apellidos del notario.
Que exista información del horario de atención.
Que los tomos del protocolo estén numerados progresivamente, encuadernados, con mención de apertura y cierre, y que los folios estén glosados progresivamente.
Que los instrumentos notariales estén numerados, tengan fecha de elaboración y no presenten raspaduras o enmendaduras.
Que el notario tenga apéndice conforme a la ley.
Que tenga índice de instrumentos notariales conforme a la ley.
Que tenga certificación notarial vigente.

11. Procedencia de las visitas de inspección especial

Cuando se reciba queja o denuncia por escrito de parte interesada, con pruebas de la irregularidad en la función notarial, o cuando la autoridad conozca de alguna posible irregularidad.

12. Sanciones por incumplimiento de las obligaciones de los notarios

Amonestación por escrito.
Multa de 10 a 200 veces la unidad de medida.
Suspensión hasta por 6 meses.
Revocación del FIAT.

13. Procedencia y forma de imposición de la amonestación

Se impondrá por escrito al notario cuando demore sin causa justificada la entrega de una actuación o trámite notarial; cuando se separe de sus funciones sin licencia o sin dejar suplente; por cobrar honorarios desproporcionados al servicio que presta; por incumplir sus obligaciones conforme a la ley; y por no atender en el término de 15 días los requerimientos e informes que le solicite la unidad administrativa.

14. Procedencia de la multa

Cuando los notarios reincidan en las conductas señaladas anteriormente.
Recibir y resguardar cantidades en efectivo.
Negarse, sin causa justificada, a realizar la función notarial.
Negarse a comparecer cuando sea requerido por la Secretaría de Gobierno para atender asuntos propios de la función notarial.
No atender las obligaciones a que están sometidos de acuerdo con las leyes electorales.
No permitir la labor de los inspectores de notarías u obstruir su funcionamiento.
Carecer de índices u omitir recopilar los apéndices que forman parte de su protocolo.
No tener vigente la certificación notarial.

15. Casos en que procede la suspensión

Reincidir en cualquier conducta que dio motivo a la multa.
Ejercer la función notarial en estado de embriaguez o bajo efectos de alguna droga (suspensión de 6 meses).
No ejercer la función notarial de manera personal y directa.
Realizar la función notarial con alguna actividad incompatible.
Tener el protocolo fuera de la notaría pública.
Realizar o establecer una oficina en lugar distinto al que quedó establecido durante la obtención del FIAT.
Ejercer la función notarial de manera conjunta con el suplente dentro del término de la suplencia respectiva.
Tener folios sin texto existiendo los subsecuentes ya utilizados.
No haber formalizado ante notario más de dos instrumentos notariales.
Actuar fuera de su adscripción.
Carecer de índices, omitir los apéndices o no llevar el libro de ratificaciones.

16. Causas de revocación del FIAT

Cuando el notario no inicie funciones dentro de los 90 días.
No presentarse a sus labores después de terminado el plazo de la licencia.
Por sentencia que cause ejecutoria con motivo de un delito doloso.
No entregar el sello, protocolo y demás documentos dentro del término de 60 días desde que haya sido notificado de la suspensión.
Seguir actuando estando suspendido.
Alterar o falsear los instrumentos notariales.

17. Procedimiento para imponer sanciones a los notarios

La Dirección General notifica al notario el inicio de un procedimiento como resultado de la calificación de la visita realizada, concediéndole un término de 5 días para rendir su informe justificado.
Vencido dicho plazo se abre el periodo probatorio por un término de 15 días, en el que se acuerda y resuelve sobre la admisión y desahogo de las pruebas relacionadas con la visita de inspección, aceptándose todo tipo de pruebas a excepción de la confesional.
Cerrado dicho periodo, la Dirección General cita a las partes a la audiencia de alegatos, la cual se realiza después de 5 días y antes de 10 días.
Posteriormente, la Dirección General elabora el proyecto de resolución dentro de los 30 días siguientes y lo somete a consideración del gobernador para su firma. Normalmente, una vez que quede firme, se ejecuta la sanción impuesta.

18. Medios de defensa del notario

Recurso de revocación ante la propia Dirección General de Notarías. Tiene la finalidad de que la sanción impuesta pueda recurrirse y, en consecuencia, rectificarse, aun si ya fue firmada por el gobernador. Se puede promover dentro de los 15 días siguientes a la notificación de la resolución y debe reunir ciertos requisitos.
Juicio directo ante el Tribunal de lo Contencioso Administrativo, encargado de resolver los asuntos del desempeño de los funcionarios estatales y de los ayuntamientos cuando estos operan de manera colegiada.

19. Ante quién se promueve el recurso de revocación y requisitos

Debe presentarse por escrito y cumplir con lo siguiente:

En el proemio de la promoción deberá señalarse el nombre del notario, número de notaría y domicilio.
Deberá señalar de manera especial el acto que se impugna; si está contenido en un documento, deberá precisarse en qué consiste.
Deberá contener una exposición precisa que resalte los motivos de la impugnación.
Deberá presentar una relación detallada de las pruebas que tengan como finalidad desvirtuar los hechos, acompañando los documentos que identifiquen plenamente al notario.

Requisitos: por escrito, acto que se impugna, exposición de fundamentos y relación de pruebas.

20. ¿Qué es el Colegio Estatal de Notarios?

Es la agrupación de todos los notarios que se encuentran en funciones. Tiene patrimonio propio, que normalmente se integra con las cuotas de los notarios, y es autónomo e independiente en sus acuerdos, los cuales se toman por su órgano máximo: la Asamblea General. Esta se organiza con un presidente, un vicepresidente, un secretario, vocales y delegaciones.

21. Requisitos para formar parte del Colegio Estatal de Notarios

Ser notario, presentando copia de su FIAT o patente como notario.
Copia de su cédula profesional expedida por el Registro Nacional de Profesionistas.
Copia de la carta del Consejo de su Estado en la que se manifieste que no hay inconveniente para que se afilie al Colegio Nacional.

22. Atribuciones del Colegio Estatal de Notarios

Vigilar y organizar el ejercicio de la función notarial con el fin de optimizarla.
Colaborar con los poderes de la unión en la preservación y vigencia del Estado de derecho y de las leyes relacionadas con la función notarial.
Colaborar en programas de vivienda.
Representar y defender los intereses del Congreso Estatal de Notarios.
Promover y difundir los valores tutelados por esta ley.
Ofrecer capacitación a las personas que se relacionen con la función notarial.
Celebrar contratos y convenios para el cumplimiento de su objetivo.
Elaborar y aprobar sus estatutos.

23. Estructura del Colegio Estatal de Notarios

Presidente
Vicepresidente
Secretario
Tesorero
Vocales
Las comisiones que se designen

24. ¿Qué es la certificación notarial?

Es el sistema de carácter obligatorio que tiene por objeto la actualización permanente de los notarios y de los aspirantes a notario en los conocimientos propios de la función notarial.

25. Opciones para obtener la certificación notarial

Participar como asistente o ponente en concursos de actualización o capacitación, talleres, seminarios, diplomados, maestrías o doctorados.
Obtener certificación de calidad en procesos relacionados con la función notarial.
Elaborar artículos, ensayos o libros como autor.

26. Vigencia de la certificación notarial

La certificación notarial tiene una vigencia de 2 años.