Características y función de formatos y formularios electrónicos
OBJETIVOS, USO Y DEFINICIÓN DE LOS FORMULARIOS:
Los formularios son documentos escritos o electrónicos, que soportaran las transacciones de cualquier área de operación de una organización, capturándola y permitiendo el registro, control y / o proceso de las mismas, dejando evidencia de todo el trabajo que se lleva a cabo en una empresa. La tendencia es a eliminar los documentos escritos, por el uso de procesar las transacciones en formularios computarizados, motivado por los costos, espacio y rapidez en el proceso.Las formas y formatos son los moldes diseñados de muchos documentos, que permiten estandarizar la recopilación de datos.
Tipos de Formas
Para recopilar datos
Dan entrada a los sistemas nutríéndolos con los datos que estos requieren para procesar la información
* Carácterísticas:-Los datos electrónicos se ordenan en la secuencia requerida.-Los datos se cargan a mano en los espacios suficientemente amplios para los datos requeridos.Ejemplo – Los Pedidos, Ordenes de Compra, etc.
Para reportar información
Representan las salidas del proceso que se ha realizado, como producto del procesamiento de los datos, de acuerdo a los requerimientos de los usuarios.* Carácterísticas:-La información es previamente recopilada-El orden de la información se adapta a las necesidades del usuario-La emisión se hace en original y varias copias señalando la distribución de cada una de ellas.Ejemplo – Facturas.
Importancia de Controlar los Formularios
Su importancia esta basada en la evaluación de la necesidad de implantar un plan para el diseño y control de formularios y la información en ellos contenidos de acuerdo al volumen de transacciones y formatos utilizados.
Para su evaluación existen algunas señales que indica la necesidad:
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Formularios diseñados a mano y reproducidos por fotocopias. *Autorizaciones en el cuerpo del formulario que no se entienden. *Omisión de detalles importantes para procesar la información. *Falta de prenumeración. *Formularios con espacios reducidos o inadecuados. *Errores en el llenado de los formularios, debido a mala explicación de los campos. *Formularios no codificados. *Poca estética en el diseño de las formas. *Formularios en los cuales falta identificación de la empresa a la cual corresponde.
Principales áreas de la Empresa y los Formularios Aplicables
*Área de efectivo. *Área de compras e inventarios. *Área de personal. *Área de distribución y comercialización.
Permiten el control y evitar la realización de fraudes o disposiciones no autorizadas.
Los Objetivos: *Asegurar que las compras se realizan en las cantidades precisas, con la calidad adecuada y en la oportunidad que se requiere.*Realizar únicamente las compras que se requieren y no comprar en exceso. *Tomar en cuenta los descuentos que se deben aprovechar de los proveedores.
Los Objetivos: *Recopilar toda la información referente a los datos del personal. *Procesar los ingresos y egresos del personal. *Controlar los desembolsos que se originan por los pagos al personal. *Manejar todas las actividades de reclutamiento, selección, evaluación, y diseño de carrera del personal.
Área DE Distribución Y Comercialización
Los Objetivos: *Controlar las entradas y salidas de los inventarios por operaciones de ventas. *Controlar el proceso de facturación. *Efectuar un seguimiento a los pedidos que realizan los clientes. *Cumplir con el manejo de las políticas de inventario.
Técnicas para el diseño de Formularios
Cabe la observación inicial de que cualquier técnica no será mejor que el sentido común que se debe aplicar a la elaboración y confección de las herramientas para el diseño de los formularios.
Carácterísticas de los formularios
*Sencillez en su diseño. *Cada formulario debe estar diseñado para un procedimiento especifico.*Las copias deben ser hechas y distribuidas únicamente para aquellos departamentos que manejan la información que contiene los mismos. *En la medida de lo posible y tomando en cuenta el concepto de costo / beneficio, se deben establecer formularios prenumerados. *Los formularios deben poseer espacios adecuados para las aprobaciones y / o autorizaciones. *Todo formulario debe estar codificado bajo algún esquema de tal forma que se pueda lograr una identificación o asociación del formato a una función o área especifica y se indique la ultima fecha de revisión.
Diseños de Formularios
Principios que debe seguir todo formulario:
*Facilidad para su relleno
*Reducción de las posibilidades de error
*Estética
*Reducción de costos
Diseño de un sistema de formularios
Dependiendo del tamaño de una organización inducirá la necesidad de un plan para el diseño de un sistema de formularios.