Claves de la Gestión Estratégica y Diagnóstico Organizacional en la Administración Pública

Diagnóstico del Ámbito y Gestión Estratégica Pública

Diagnóstico del Ámbito

Consiste en el diagnóstico de la situación donde actuamos o actuaremos. No solo debe contemplarse la situación actual, sino también considerar las posibles evoluciones futuras.

Transformación en la Administración Pública

¿Cómo sabremos que la administración pública ha realizado los cambios necesarios para afrontar el impacto de los distintos factores de transformación? Para ello, tiene que lograr los siguientes objetivos:

Prosperidad económica, protección del medio ambiente y seguridad.
Liderar con el ejemplo y conseguir influir en los ciudadanos.
Establecer prioridades y ejecutar las medidas planificadas.
Evaluar y mejorar las acciones a tomar en respuesta a los factores de cambio.

Gestión Estratégica en la Gestión Pública

Se articula a través de tres elementos:

El proyecto de gobierno: Define los objetivos, identifica los problemas y sus soluciones, y los recursos necesarios.
La gobernabilidad: Se refiere al peso de las variables relevantes y pertinentes al proyecto de gobierno.
La capacidad de gobierno: La facultad de liderazgo, basada en experiencias y resultados.

Herramientas de Diagnóstico y Planificación

Análisis FODA

La clasificación arbitraria de sucesos externos en oportunidades y amenazas, así como de recursos internos en fortalezas y debilidades, es menos importante que la cuidadosa identificación de estos sucesos externos y recursos internos, seguida por una determinación de las implicaciones que estos pueden tener sobre el futuro de la organización.

Análisis de Contexto Interno y Externo

Interno:

Poseer todos los manuales estructurales y organizacionales.
Personal capacitado y de experiencia.
Equipo de trabajo dinámico y que dé resultados.
Correcta identificación y descripción de los cargos.
Equipos y recursos necesarios para el cumplimiento de los trabajos.

(Nota: El análisis externo no se detalla en el texto original).

Proceso de Planeación Estratégica

Pasos clave:

Elaborar la filosofía de la institución (misión y visión).
Análisis del entorno externo, a fin de identificar oportunidades y amenazas.
Análisis interno, para ver fortalezas y debilidades.
Determinar los objetivos y la selección de la estrategia y recursos de acción.

Definición del Rumbo Estratégico

¿Qué es Misión y Visión?

Se refiere al planteamiento de objetivos que una persona o grupo pueden intentar alcanzar.

Direccionamiento Estratégico

Fines: Objetivos permanentes que representan su razón de ser.
Misión: Define el área de actividad.
Valores: Marco ético-social dentro del cual la organización ejecuta sus acciones.
Políticas: Reglas que delimitan el área de acción.

Lineamientos para Conformar la Misión, Visión y Objetivos Estratégicos

Misión

Es la razón de ser del área o dirección, la cual justifica su existencia. Define ¿qué es y qué hace? Delimita el actuar dentro de su entorno y señala lo que la distingue de otras áreas similares. Hace realidad la visión del sector.

Preguntas importantes:

¿Qué hace el área?
¿Para qué lo hace?
¿A través de qué lo hace?
¿A quién se dirige?

Características básicas: Identificar el beneficio social, para quién lo hace, ser inspiradora, sencilla y comprensible.

Detonadores para establecer una misión: ¿Cuál es nuestro propósito básico? ¿Qué es lo que hacemos? ¿Cuál es nuestro elemento diferencial? ¿Por qué existe nuestra organización?

Visión

Es un sueño, es el escenario altamente deseado para el área que se requiere alcanzar en el largo plazo. Se construye respondiendo a las siguientes preguntas:

¿Qué y cómo queremos ser?
¿Qué deseamos lograr?
¿Cómo queremos que nos describan?
¿Cuáles son nuestros valores?

Características:

Permite establecer el alcance de los esfuerzos a realizar, de manera amplia y detallada.
Debe ser positiva y alentadora para que invite al desafío y la superación.

Objetivos y Estrategias: ¿Dónde y Cómo Queremos Ir?

Objetivos: Deben ser alcanzables, claros, amplios y cuantificables. La estrategia valida el objetivo.

SMART: Específico, Medible, Alcanzable, Relevante, Tiempo.

La Visión abarca el conjunto de todos los objetivos para el mediano o largo plazo.

Importancia de los Objetivos Estratégicos

Constituyen la base para el establecimiento de los indicadores que permitirán medir el avance de las acciones gubernamentales hacia los resultados.

Diagnóstico de Intangibles y Cultura Organizacional

Diagnóstico de Intangibles

Incluyen: valor de la marca, valor humano, reputación, responsabilidad social corporativa. Es aquello que no puede ser tocado y merece ser tratado con respeto para no ser dañado. La cultura conforma los cimientos fundamentales; alrededor de esta se centran otros intangibles que permiten más diferencias con otras empresas.

Intangibles de una organización y áreas de diagnóstico: cultura, conocimiento, comunicación, liderazgo, talento, gestión del cambio, responsabilidad.

Diagnóstico de la Cultura

Esta condiciona el grado de cooperación y de dedicación, y el arraigo de la institucionalización de propósito dentro de una organización.

Factores que Modelan la Cultura Organizacional

Visión y misión
Métodos de evaluación, recompensa y reconocimiento
Compartir información
Indicadores de desempeño
Capacitación
Estilo gerencial
Sistemas, procesos, organización, estrategia
Valores

Elementos de Cultura

Prácticas: Son el elemento más complejo y visible. Incluyen los tabúes (conductas que la cultura prohíbe y que designa como moralmente inaceptables para la sociedad, grupo o religión) y las ceremonias.
Simbólicas: Filosofía, símbolos, mitos y leyendas.
Estructurales: Políticas y procedimientos, normas implícitas y explícitas, sistemas de recompensas.
Materiales: Tecnología, instalaciones, mobiliario, equipo.
Conductuales: Formas de comunicación, estilo de trabajo, toma de decisiones, rituales.

Ceremonias y Rituales

Ceremonias: Se refiere a un acto solemne que se lleva a cabo según las normas o ritos establecidos. Una ceremonia puede vincularse a un ritual o un rito que se basa en la tradición.

Rituales: Son prácticas que se llevan a cabo de manera repetitiva y formal, con un propósito simbólico. Estas actividades suelen seguir una serie de pasos con un significado especial dentro de cada contexto. Las organizaciones realizan diversos ceremoniales; de esta manera se nos presentan: protocolos, ceremonias, etiquetas.

Un procedimiento, cuando se diseña bien, conduce a un resultado valorado por una organización y necesario de acuerdo a su esencia. El rito no necesariamente produce resultados sustantivos para la organización. El mito y el rito tienen estructuras análogas; así como el mito es la forma narrada del símbolo, el rito es la forma actuada de un símbolo.

Tipos de rituales en el trabajo: Reconocimiento, bienvenida, lanzamiento, asambleas generales, aniversarios, apoyo emocional, formación.

Importancia de Conocer sobre la Cultura Organizacional

Detectar problemas dentro de la organización y luego poder ofrecer solución.
Integrar al personal bajo los objetivos que persigue la organización.
Poder formar equipos de trabajo dentro de la organización, que puedan interrelacionarse y hacer más fácil el trabajo.
Buscar necesidades del personal para satisfacerlas de la mejor manera posible, para que se sientan motivados en su centro de trabajo.

Metodología del Diagnóstico de la Cultura

Puede llevarse a cabo a través de diversas herramientas o procesos, dependiendo del enfoque escogido. Puede ser cualitativo o cuantitativo. La herramienta por excelencia es la encuesta. Las organizaciones recurren a ella para recolectar información precisa para identificar los posibles problemas que le aquejan.

La cultura es el conjunto de valores y formas de pensar que sirven de guía, que comparten los miembros de una organización y que se enseña a los nuevos integrantes como la correcta.

La cultura organizacional se expresa a dos niveles fundamentales:

En la superficie hay artefactos visibles y comportamientos observables (Imagen externa, procedimientos).
Sin embargo, los elementos visibles reflejan valores más profundos en la mente de los integrantes de la organización (Creencias y valores).

Aspectos a Analizar en el Estudio de la Cultura

¿Cómo está estructurada la organización?
¿Cómo encara tu organización su misión?
¿Tu organización está orientada a las personas o a las tareas?
¿Qué motiva a los empleados?
¿Cómo abordar el fracaso? ¿Se ve el fracaso como una oportunidad para reforzar los lazos dentro de la organización y como una elección de la que aprender y crecer?
¿Tu organización es colaborativa o competitiva?
¿Cómo es el liderazgo en tu organización?
¿Existen subculturas organizativas?
¿Qué se puede decir del ambiente laboral?
¿Cómo se gestionan los conflictos?

Herramientas de Gestión y Seguimiento

Plan Operativo Anual (POA)

¿Qué es el POA? Es un instrumento para darle concreción y facilitar la implementación del conjunto de propuestas contenidas en el plan estratégico. También es un instrumento de planeación a corto plazo que nos permite avanzar en el cumplimiento del plan de desarrollo.

Se integra con:

Los proyectos de las áreas y secretarías que se ejecutan en el año, independientemente del fondeo al que corresponde.
La propuesta del presupuesto a ejercer en el ejercicio fiscal correspondiente, ligado a los objetivos, metas y acciones de los proyectos que integrarán al POA.

Este parte de los grandes propósitos: medio ambiente limpio, economía próspera, comunidad segura, niños listos, padres saludables. Puede focalizarse en: niños con éxito escolar, niños indígenas con éxito escolar.

Objetivos del POA:

Uniformar la conceptualización y presentación de los programas de trabajo.
Evaluar los beneficios y costos de cada programa, fijando prioridades de acción.
Evaluar el grado de compatibilidad y consistencia interna, a través de las metas (rangos de rendimiento, facilitar coordinación, identificar y medir costos, reforzar la consideración de responsables).

Planes, Programas y POA

Se requiere:

Contar con un plan consensuado, autorizado y orientado a resultados.
Disponer de programas que permitan el logro de los propósitos y fines de la planeación.
Guiar la construcción del POA con los programas establecidos y sin perder de vista los fines que se persiguen, determinados en la planeación.

El Programa Operativo Anual: Elementos a Considerar

Permitir lograr resultados de manera planificada.
Deber ser un instrumento corto, ágil, sencillo.
Las metas y resultados deben estar claramente definidos en todos los niveles de la organización.
Tener un seguimiento formal por lo menos trimestralmente.

Contenido del POA

Descripción y justificación del programa.
Unidad ejecutora del programa.
Universo de trabajo.
Relación de actividades.
Duración.
Resumen de recursos y costos.
Metas y unidades de medida.
Proyección de metas y costos.

Consideraciones para la Elaboración del POA

Asignar los techos financieros, como producto del análisis de la relación entre los planes institucionales, la disponibilidad de recursos y la definición de prioridades.
Facilitar la ejecución de las acciones, mediante la disponibilidad de los recursos que se hayan comprometido.
Establecer los métodos de reporte de actuación para darle seguimiento al cumplimiento de las metas contra lo planeado, tanto cualitativa como cuantitativamente.

El Balanced Scorecard (Cuadro de Mando Integral)

Es un sistema completo de gerencia que permite la integración tanto de aspectos del direccionamiento estratégico como de la misma evaluación de desempeño.

Para la gestión pública, considera las perspectivas:

Población (Cliente): Se focaliza en aquellos objetivos estratégicos relacionados con los clientes/beneficiarios de los productos o servicios.
Procesos Internos: ¿Qué procesos habría que implementar para cumplir con los objetivos estratégicos financieros y aquellos relacionados con los beneficiarios, empleados y proveedores?
Financiero-Presupuestal: Se trata de buscar un buen ejercicio presupuestal.
Aprendizaje y Crecimiento (Innovación): Se asocia con un desempeño organizacional más intangible. Cumple un amplio espectro (talento, conocimiento). ¿Cuáles son las actitudes y aptitudes que necesitamos mejorar?

Entrevistas

Tipos y consideraciones:

Abierta o libre
Estructurada
Semiestructurada
Planificada con anticipación
Preguntas breves y precisas
Garantizar anonimato si es necesario
Enviar recordatorios
Aprender de los obstáculos

Diagnóstico Administrativo y de Procesos

Diagnóstico de la Cultura Organizacional (Síntesis)

Implica la valoración de variables de la cultura organizacional (clima, valores, actitudes, creencias) en su incidencia, influencia e implementación de la estrategia y la misión para concretar y cumplir objetivos.

Diagnóstico Administrativo

Es un estudio sistemático que se realiza con el propósito de conocer la organización administrativa y el funcionamiento del área. Su finalidad es detectar causas y efectos de los problemas administrativos; por otro lado, analiza y encuentra las alternativas de solución que ayuden a la erradicación de los mismos.

Debemos tomar en cuenta las acciones del análisis administrativo como:

Estructura administrativa y orgánica.
Funciones de cada uno de los órganos administrativos.
Procesos y descripción gráfica de la secuencia de las funciones que se llegan a cumplir.
Facultades delegadas dentro del personal.
Comunicación y coordinación de las áreas.

Proyectos Institucionales

Es la suma de esfuerzos que en forma temporal se utilizan para generar un producto o servicio en particular o único, con la finalidad de impulsar proyectos que sean estratégicos para el cumplimiento de la misión y el logro de los objetivos. La razón de un proyecto es alcanzar resultados específicos dentro de los límites que imponen un presupuesto, calidades establecidas y un lapso de tiempo definido.

Documentación de un Proyecto

Importancia: Informe técnico del proyecto, plan estructurado del proyecto, control de personal, manejo de recursos.
Informe Administrativo: Plan organizacional del proyecto, gastos y plazos, actividades del personal, gestión de riesgos.
Manuales de un Proyecto: Técnico, de usuario, administrativo.

Etapas de la Administración de un Proyecto

Inicio
Planeación
Ejecución
Control
Cierre

Aspectos Clave del Diagnóstico Administrativo

De la estructura administrativa y orgánica, líneas de autoridad y tramos de control.
Funciones de cada uno de los órganos administrativos, que comprende el conjunto de actividades entre sí que se necesitan llevar a cabo para lograr los objetivos de la misma.
Procesos generales y descripción gráfica de la secuencia de las funciones que se llevan a cabo para cumplir con cada una de ellas.
Facultades delegadas dentro del personal, así como la relación existente entre la ejecución de las funciones específicas de los puestos y el proceso de toma de decisiones.
Comunicación y coordinación entre dos o más áreas para determinar la relación existente entre cada una de ellas.

Análisis de Procesos

Las organizaciones establecen procesos a través de los cuales buscan obtener servicios, bienes, trámites y resultados. Se debe analizar la forma de trabajo, detectando fallas, trámites innecesarios y posibilidades de hacer las cosas de otra forma. Pueden hacerse análisis simples o estudios amplios.

El análisis de procesos es una gestión realizada al interior de la organización que requiere el compromiso de los directivos y gerentes, con el fin de orientar la organización en pro de cumplir con las necesidades y expectativas de los clientes, a través de un sistema de gestión documentado mediante y definido en procesos.

La metodología más propicia para la gestión de los procesos es el PHVA (Planear, Hacer, Verificar, Actuar). Previamente a la identificación de procesos de una organización, es necesario que la organización tenga claridad en su razón de ser: ¿cuál es el propósito?, ¿hacia dónde van encaminados sus objetivos?, ¿qué y cómo queremos ser dentro de unos años?

Niveles de Requisitos del Beneficiario

Nuestros productos y servicios están diseñados para cumplir las necesidades y expectativas de los beneficiarios:

Requisitos básicos: Necesidades básicas que debe cumplir el producto.
Requisitos esperados: Valores agregados estándar.
Expectativas deseadas: Valores que el cliente no espera, pero los aprecia.
Expectativas no previstas: Valores que van más allá de las expectativas y que el cliente no espera.

Mapa de Procesos

Representa de forma gráfica los procesos de la organización para presentar más claramente su interacción entre los mismos.

Pasos para elaborar:

Identificación de los procesos.
Designar el equipo de trabajo.
Elaborar un diagrama de procesos.
Conocer la situación actual del proceso.
Determinar los aspectos de mejora.
Rediseñar el proceso mejorado.

Manual de Procedimientos

En este apartado deben presentarse en forma secuencial cada una de las operaciones que deben realizarse dentro de un procedimiento, explicando en qué consiste y señalando la unidad administrativa responsable. El texto debe ser claro y de manera narrativa, explicando cada paso: en qué consiste, cuándo, cómo, con qué, dónde y en qué tiempo se llevan a cabo.