Comunicación efectiva: estrategias y herramientas para conectar con tu público

Comunicación y Públicos

Los medios de comunicación permiten a las RR.PP. llegar al público objetivo. Es común usar diversos canales para una comunicación directa, incluyendo medios impresos, radiofónicos, audiovisuales y online.

Medios Impresos

Periódicos

Contienen numerosas noticias y dependen de la información recibida voluntariamente.

Revistas

Tienen plazos de cierre rígidos, se publican semanal, mensual o trimestralmente. Tratan temas con mayor detalle, pudiendo dedicar meses al desarrollo de un artículo. La planificación anticipada es crucial para la publicación de ideas.

Libros

No son instrumentos habituales de RR.PP. debido a su largo proceso (aproximadamente un año). Su uso se enfoca en campañas a largo plazo para influir en la opinión pública. Algunas organizaciones subvencionan editoriales para reducir costes de producción.

Radio

Se caracteriza por su rapidez. Permite la emisión casi instantánea de mensajes urgentes, incluso interrumpiendo la programación. Ofrece oportunidades como noticiarios (comunicados de prensa con temas de interés y precisión), conexiones en directo y editoriales para apoyar causas.

Televisión

Tiene gran impacto con más de 1600 canales. El 18% de los españoles la considera una fuente de información confiable, mientras que el 65% la usa para entretenimiento. Su componente visual la hace influyente.

Análisis de los Medios de Comunicación de Masas

Las relaciones con los medios son fundamentales. Existen estrategias para potenciar las acciones dirigidas a los poderes públicos. Las acciones con los medios pueden apoyar otras estrategias.

Objetivos de las Relaciones con los Medios

• Servicio informativo abierto, continuo y permanente.
• Operativa de documentos internos y externos (boletines, house organ…).
• Respuestas a preguntas externas.
• Seguimiento de la información en medios para evaluar la imagen.
• Previsión de riesgos para la imagen y la relación con los medios.

Características

• Adaptar el mensaje al medio y su público específico.
• Coherencia en la relación con los medios.

Identificación de Periodistas Relevantes

• Llamar al medio y preguntar.
• Seguimiento de los medios de comunicación.
• Base de datos con anotaciones personales sobre periodistas.

Toma de Contacto

• Nota informativa.
• Llamada de cortesía.
• Presentación formal (rueda de prensa).
• Preguntar sobre el tipo de relación deseada.
• Cita fuera del trabajo.

Suministro de Información

Se puede recurrir a: nota de prensa, comunicados, ruedas de prensa, organización de actos, entrevistas, reportajes…

Instrumentos de Comunicación

Nota de Prensa

Texto breve, pirámide invertida, frases cortas, papel corporativo, fecha y lugar de emisión, titular, subtítulo, lead y cuerpo de texto (1-2 páginas), comillas o cursiva para declaraciones.

Comunicado de Prensa

Una sola cara, papel personalizado, datos de contacto en la parte superior, doble espacio, márgenes amplios, sin subrayado, identificación al principio y al final, teléfono de contacto. Se usa para respuestas urgentes y aclaraciones.

Dossier o Informe de Prensa

Máximo 10 páginas, facilita la elaboración de información más amplia, incluye notas de prensa y material adicional. Objetivo: despertar el interés de medios, atraer periodistas, inversores, clientes y empleados. Debe incluir apariciones en medios, preguntas frecuentes y datos de interés.

Convocatoria de Prensa

Dirigida a periodistas del sector, logotipo en la cabecera, identidades colaboradoras, aclarar quién convoca, contextualizar, intervinientes, fecha, hora y lugar, información adicional y datos de contacto. Envío por fax o correo, preferiblemente por la mañana, evitar lunes y viernes.

Estrategias del Portavoz de Prensa

• Líneas del mensaje o Discurso Básico: Ideas básicas que definen la filosofía de la empresa.
• Q&A: Preguntas y respuestas frecuentes, alineadas con el mensaje.
• Portavoz: Representante de la organización (cuidado con la ropa, gesticulación, tono de voz, trayectoria y CV). Debe ser cuidadosamente seleccionado, tener habilidad con los medios y sentido común. Formación de portavoces es importante.

Empresas y Departamentos de RR.PP.

El departamento de RR.PP. puede tener diferentes nombres, comúnmente «comunicación». Las secciones más frecuentes en grandes empresas son: relaciones con medios, inversores, consumidores e internas.

1. Director de comunicación: Gestiona la reputación.
2. Prensa ≠ Comunicación.
3. ¿Perversión del periodismo?: Desaparición de principios como independencia y objetividad.
4. Industria ≠ Consumo: Comunicación industrial, prensa de consumo y eventos.
5. Corporativa: Dirigida a líderes de opinión. Producto: Dirigida al consumidor.
6. Estrategia = Un párrafo.
7. Prensa: Seguimiento, notas de prensa, ruedas de prensa y viajes de prensa.
8. Eventos: Objetivo definido, originales, no caros, tiempos.
9. Discursos y formación de portavoces.
10. Comunicación interna: Recursos humanos, boletines, eventos corporativos, identidad.
11. Sostenibilidad y Responsabilidad Social Corporativa.
12. Crisis.
13. Relaciones con las agencias.
14. Mensaje, plan de comunicación, portavoz, estructura y relaciones con la prensa son imprescindibles.
15. Evolución habitual del director/responsable de comunicación: Prácticas en gabinete, ejecutivo de agencia y jefe de prensa.