Conceptos Clave de Finanzas y Contabilidad para la Gestión Empresarial Exitosa

Introducción a la Administración y Finanzas

Administración

La Administración es el cumplimiento de objetivos deseados mediante el establecimiento de un medioambiente favorable a la ejecución por personas que operan en grupos organizados.

Finanzas

Las Finanzas son la parte de la economía que estudia lo relativo a la obtención y gestión, por parte de una compañía o del Estado, de los fondos que necesita para sus operaciones y de los criterios con que dispone sus activos.

Áreas Clave de las Finanzas

• Mercado de Dinero y Capitales

  Se trata de los temas que se cubren en la macroeconomía:

  • La teoría del dinero y el crédito: las leyes que rigen las funciones del dinero y el crédito en el sistema económico y los factores que determinan el valor de la moneda.
  • La teoría del sistema económico nacional.
  • La teoría de la economía internacional: expresa los movimientos internacionales de mercancías, capitales, personas y las relaciones monetarias internacionales.
  • La teoría de las fluctuaciones económicas.
  • La teoría del crecimiento económico.

• Inversiones

  Se centra en las decisiones de los individuos y en las instituciones financieras y de otro tipo cuando eligen valores para su cartera de inversiones.

  • Cartera (Portafolio): Conjunto de valores, títulos y efectos de curso legal que figura en el activo de una empresa, especialmente financiera, y que constituyen el respaldo de su crédito y de sus reservas convertibles y realizables.

• Administración Financiera

  Es la administración de los recursos de capital. Consiste en el manejo de los recursos para maximizar el valor de la empresa, adquiriendo y usando fondos con miras a lograr este objetivo.

Funciones de la Administración Financiera

• Presupuesto de Capital: Proceso de planear y administrar las inversiones a largo plazo de la empresa.
• Estructura de Capital: Combinación de deuda y capital utilizada por una empresa.
• Capital de Trabajo: Activos y pasivos a corto plazo de una empresa.

Formas de Organización Empresarial

• Propietario Único

  Negocio de una sola persona.

  1. Ventajas: Es la empresa menos regulada, fácil de operar y no se reparten utilidades.
  2. Desventajas: Responsabilidad ilimitada, vida limitada, difícil de transferir la propiedad, y limitaciones de crecimiento y de crédito.

• Sociedad

  Negocio integrado por dos o más personas o entidades. Dos tipos de socios fungen como dueños:

  1. Socio Limitado: No es personalmente responsable de las deudas de la sociedad.
  2. Socio General: Miembro con responsabilidad ilimitada en cuanto a las deudas de la sociedad.

• Corporación

  Negocio creado como una entidad con personalidad jurídica independiente, integrado por una o más personas o entidades. Su forma de organización empresarial es legalmente independiente de sus propietarios. Entre las características que la distinguen están la responsabilidad limitada, la facilidad de traslado de la titularidad, la vida ilimitada y la capacidad de obtener importantes sumas de capital. Las corporaciones son entidades jurídicas.

• Sociedad de Responsabilidad Limitada (SRL)

  Forma de organización empresarial que confiere a sus dueños una responsabilidad limitada, como en el caso de las corporaciones, y el tratamiento fiscal de las sociedades.

Estados Financieros

Definición de Estados Financieros

Los Estados Financieros son informes que utilizan las instituciones para dar a conocer la situación económica y financiera, y los cambios que experimenta la misma a una fecha o periodo determinado.

Objetivos de los Estados Financieros

Tienen como objetivo informar sobre la situación financiera de la empresa en una fecha determinada, sobre los resultados de sus operaciones y el flujo de dinero efectuado por un periodo determinado. Además, sirven para:

• Tomar decisiones de inversión y créditos.
• Evaluar la solvencia y liquidez de la empresa, así como su capacidad para generar fondos.
• Conocer el origen y las características de sus recursos para estimar la capacidad de crecimiento.
• Formarse un juicio sobre los resultados en cuanto a rentabilidad.

Intereses en los Estados Financieros

Los estados financieros interesan tanto desde el punto de vista interno (administración de la empresa) como del punto de vista externo (público en general). Son elementos necesarios para evaluar las operaciones financieras de una empresa.

1. Interés Interno

   Interesan a los administradores, empleados y propietarios o accionistas, tanto como fuente de información para fijar políticas y estrategias administrativas, como para conocer la situación general de la empresa en beneficio de los propietarios.

2. Interés Externo

   1. Acreedores: Para estimar la capacidad de pago de los créditos.
   2. Inversionistas: Para estudiar y evaluar la conveniencia y situación de sus inversiones.
   3. El Estado: Para fines tributarios.
   4. Algunas dependencias gubernamentales: En relación con concesiones, franquicias y patentes, o para fines económicos y estadísticos.

Gestión del Capital de Trabajo

Definición de Capital de Trabajo

El Capital de Trabajo es la cantidad de recursos necesarios asignados a la empresa para que pueda mantener un nivel adecuado de operaciones. Representa el excedente del activo circulante (que comprende el efectivo y otros activos líquidos que se supone pueden convertirse en dinero) sobre el pasivo circulante.

Capital de Trabajo Neto

El Capital de Trabajo Neto son los activos circulantes menos los pasivos circulantes.

Política de Capital de Trabajo

La Política de Capital de Trabajo se refiere a las decisiones que tratan sobre el nivel de los activos circulantes y la forma en que estos son financiados.

Ciclos Operativos y de Efectivo

Periodo de Conversión del Inventario

Es el plazo promedio de tiempo que se requiere para convertir la materia prima en productos terminados y para su venta ulterior.

• Inventario / (Ventas / 360)

Periodo de Cobranza de las Cuentas por Cobrar

Es el plazo promedio de tiempo que se requiere para convertir en efectivo las cuentas por cobrar y es igual a los días de ventas pendientes de cobro.

• Cuentas por Cobrar / (Ventas / 360)

Periodo de Diferimiento de las Cuentas por Pagar

Es el plazo promedio de tiempo que transcurre entre la compra de la materia prima y de la mano de obra, y el plazo de tiempo que se requiere para liquidarlas.

• Cuentas por Pagar / (Compras a Crédito / 360)
• Cuentas por Pagar / (Costo de Venta / 360)

Ciclo de Conversión del Efectivo

Es el plazo de tiempo que transcurre entre el pago de las compras y la recepción del efectivo proveniente de las ventas de productos terminados.

• CCE = Periodo de Conversión de Inventario + Periodo de Cobranza de Cuentas por Cobrar - Periodo de Diferimiento de Cuentas por Pagar

Políticas Alternativas de Financiamiento de los Activos Circulantes

Las empresas suelen aplicar tres tipos de políticas en cuanto a la cantidad de activos circulantes:

• Política Relajada: Cuando una empresa mantiene cantidades relativamente grandes en cada tipo de activo circulante.
• Política Restringida: La empresa mantiene cantidades mínimas en estas partidas.
• Política Moderada: La que se encuentra entre la política relajada y la restringida.

Ventajas y Desventajas del Financiamiento a Corto Plazo

Ventajas

• Velocidad: Con la que se pueden concertar los préstamos.
• Flexibilidad: Menos exigente que los de largo plazo.
• Costo: Las tasas de interés y otros costos suelen ser más bajos.

Desventajas

• Riesgo Adicional: Se puede exigir el pago inmediato con poco tiempo de notificación.

Gestión de Activos Circulantes Específicos

Control de Inventario

Este término se utiliza para cubrir dos funciones principales: el control contable y el control operativo. Ambos están estrechamente relacionados, ya que requieren un mantenimiento adecuado de registros de conteos (inventarios), entradas y salidas.

• Control Contable

  Se relaciona con la salvaguarda de las propiedades de la compañía en sus diferentes formas (materia prima, productos en proceso, semiterminados y productos terminados), y el registro adecuado del consumo de materiales y el flujo de productos en la planta hasta el almacenamiento de productos terminados y, posteriormente, el envío a los clientes.

• Control Operativo

  Tiene que ver con el mantenimiento de un nivel óptimo de inventarios, considerando los requerimientos operativos y los recursos financieros de la empresa.

Financiamiento a Corto Plazo

El crédito a corto plazo se define como cualquier pasivo que originalmente se haya programado para liquidarse al término de un año. Existen numerosas fuentes de fondos a corto plazo, pero las principales son:

• Los pasivos acumulados.
• Las cuentas por pagar (crédito comercial).
• Los préstamos bancarios.
• Los papeles comerciales.

Métodos para el Control de Inventarios

1. Límites de Máximos y Mínimos

   Consiste en el mantenimiento de un límite máximo y mínimo de unidades de inventario para cada uno de los ítems a ser utilizados. Para este método, hay que tener en cuenta lo siguiente:

   • La experiencia en el uso de cada uno de los ítems.
   • El tiempo de reposición de cada ítem, lo cual lleva a tener un factor de seguridad por cualquier retardo.
   • La economía en los pedidos y el tamaño en los lotes de producción.
   • Mantener el personal necesario a dedicación exclusiva.
   • Capacidad de almacenamiento, el mobiliario adecuado y una organización eficiente.

2. Ventas Estimadas

   Cuando se desarrolla un programa de control de inventario basado en ventas estimadas, igualmente se podría utilizar el método de máximos y mínimos en los inventarios, pero como se está tomando como base las ventas, se tiene que tomar en cuenta lo siguiente:

   • Quién prepara el estimado de ventas; no debería ser solamente la Gerencia de Ventas.
   • Con qué frecuencia se revisan estos estimados; deberían ser muy frecuentes, normalmente cada mes.
   • Cómo es la interrelación entre ventas y producción para el estimado de ventas.
   • Debería haber un procedimiento que involucre a la alta gerencia y, especialmente, a la Gerencia de Finanzas.

Administración de Inventarios

La Administración del Inventario implica la determinación de la cantidad de inventario que se deberá mantener, la fecha en que se deberán colocar las órdenes y la cantidad de unidades que se deberán ordenar cada vez.

Administración de Cuentas por Cobrar

Las empresas pueden usar un reporte de antigüedad de las cuentas por cobrar y otro de los días de venta pendientes de cobro para mantener un control de su posición en cuentas por cobrar y para evitar los incrementos en cuentas incobrables.

• Días de Venta Pendientes de Cobro

  El plazo promedio de tiempo que se requiere para cobrar las ventas a crédito.

• Reporte de Antigüedad de las Cuentas por Cobrar

  Un documento que muestra cuánto tiempo han estado pendientes de cobro las cuentas por cobrar, por períodos, antigüedad y porcentajes.

Administración del Efectivo

El principal propósito de la Administración del Efectivo consiste en reducir el monto de efectivo (hasta el mínimo necesario) para la realización de las operaciones del negocio.

Razones para el Mantenimiento del Efectivo

• Saldo para Transacciones

  Consiste en el efectivo que se necesitará para realizar las operaciones cotidianas.

• Saldo Compensador

  Es el monto mínimo que el banco requiere en una cuenta de cheques como compensación por los servicios o por un préstamo.

• Saldo Especulativo

  Son los que se mantienen con la finalidad de capacitar a la empresa para el aprovechamiento de cualquier oportunidad de compra.

• Saldo Preventivo

  Son reservas para las fluctuaciones imprevistas en los flujos de entradas y salidas de efectivo (márgenes de seguridad).