Conceptos Clave y Gestión de Inventarios en Contabilidad

¿Qué son los inventarios?

El inventario constituye las partidas del activo corriente que están listas para la venta, es decir, toda aquella mercancía que posee una empresa en el almacén, valorada al costo de adquisición, para la venta o actividades productivas.

La contabilidad de inventarios es fundamental para los sistemas de contabilidad de mercancías, porque la venta del inventario es el corazón del negocio. El inventario es, por lo general, el activo más significativo en los balances generales, y los gastos asociados, conocidos como costo de mercancías vendidas (Costo de Venta), suelen ser el gasto más importante en el estado de resultados. Las empresas dedicadas a la compra y venta de mercancías, al ser esta su principal función y la que dará origen a todas las restantes operaciones, necesitarán de una constante información resumida y analizada sobre sus inventarios, lo cual obliga a la apertura de una serie de cuentas principales y auxiliares relacionadas con esos controles. Entre estas cuentas podemos nombrar las siguientes:

Inventario (inicial)
Compras
Devoluciones en compra
Gastos de compras
Ventas
Devoluciones en ventas
Mercancías en tránsito
Mercancías en consignación
Inventario (final)

El Inventario Inicial

Representa el valor de las existencias de mercancías en la fecha que comenzó el periodo contable. Esta cuenta se abre para el control de los inventarios en el Mayor General y no vuelve a tener movimiento hasta finalizar el periodo contable, cuando se cerrará con cargo a costo de ventas o bien por Ganancias y Pérdidas directamente.

Compras

En la cuenta Compras se incluyen las mercancías adquiridas durante el periodo contable con el objeto de volver a venderlas con fines de lucro y que forman parte del propósito para el cual fue creada la empresa. No se incluyen en esta cuenta la compra de terrenos, maquinarias, edificios, equipos, instalaciones, etc. Esta cuenta tiene un saldo deudor, no entra en el balance general de la empresa, y se cierra por Ganancias y Pérdidas o Costo de Ventas.

Devoluciones en Compra

Se refiere a la cuenta creada con el fin de reflejar toda aquella mercancía comprada que la empresa devuelve por cualquier circunstancia. Aunque esta cuenta disminuirá el valor de las compras de mercancías, no se abonará directamente a la cuenta de compras. Los gastos ocasionados por las compras de mercancías deben llevarse a la cuenta correspondiente. Esta cuenta tiene un saldo deudor y no entra en el Balance General.

Ventas

Esta cuenta controlará todas las ventas de mercancías realizadas por la empresa y que fueron compradas con este fin.

Devoluciones en Ventas

Esta cuenta fue creada para reflejar las devoluciones realizadas por los clientes a la empresa.

Mercancías en Tránsito

En algunas oportunidades, especialmente si la empresa realiza compras en el exterior, nos encontramos con que se han efectuado ciertos desembolsos o adquirido compromisos de pago (documentos o giros) por mercancías que la empresa compró pero que, por razones de distancia o cualquier otra circunstancia, aún no han sido recibidas en el almacén. Para contabilizar este tipo de operaciones se debe utilizar la cuenta Mercancías en Tránsito.

Mercancía en Consignación

No es más que la cuenta que reflejará las mercancías que han sido adquiridas por la empresa en “consignación”, sobre las cuales no se tiene ningún derecho de propiedad. Por lo tanto, la empresa no está en la obligación de cancelarlas hasta que no se hayan vendido.

El Inventario Final

Se realiza al finalizar el periodo contable y corresponde al inventario físico de la mercancía de la empresa y su correspondiente valoración. Al relacionar este inventario con el inicial, las compras y las ventas netas del periodo, se obtendrán las Ganancias o Pérdidas Brutas en Ventas de ese período. El control interno de los inventarios se inicia con el establecimiento de un departamento de compras, que deberá gestionar la adquisición de inventarios siguiendo un proceso de compras definido.

Devoluciones y Bonificaciones sobre Compras

Se pueden devolver la totalidad o una parte de los artículos si no cumplen con lo solicitado (clase, calidad, especificaciones) o se puede recibir una bonificación sobre el precio. Para el comprador, se origina un crédito a la cuenta de devoluciones y bonificaciones sobre compras, afectando el costo de los artículos y, en consecuencia, el costo de los artículos vendidos.

De las compras se deducen las devoluciones y bonificaciones para obtener las compras netas.

Descuentos Comerciales

Son las deducciones al precio que pueden ser por:

a) Para evitar la frecuente actualización de catálogos o listas, se actualiza por medio de la aplicación de un descuento lineal.
b) Para conceder a los comerciantes una deducción sobre los precios de menudeo.
c) Para atraer a clientes potenciales y es manejado por el vendedor.

Estos descuentos pueden ser un porcentaje fijo o la suma de varios. Por lo tanto, no se debe registrar ningún asiento contable, ya que las compras se registran directamente al precio neto según factura.

Descuento de Pronto Pago

Son aquellas deducciones que se conceden a los clientes para inducirlos a pagar sus facturas dentro de un plazo definido. Normalmente se expresan de la forma 3/10, 2/20, N/30, lo que significa 3% de descuento si se paga en 10 días, 2% de descuento si se paga en 20 días, y el monto neto a pagar en 30 días.

Bonificaciones sobre Ventas

Las rebajas que se conceden sobre los precios de venta, independientemente de las fechas de vencimiento de los pagos respectivos.

Control Interno sobre Inventarios

El control interno sobre los inventarios es crucial, ya que estos representan el motor de una empresa de comercialización. Las compañías exitosas protegen sus inventarios con gran diligencia. Los elementos clave de un buen control interno sobre los inventarios incluyen:

Conteo físico de los inventarios al menos una vez al año, sin importar el sistema utilizado.
Mantenimiento eficiente de los procedimientos de compras, recepción y embarque.
Almacenamiento adecuado del inventario para protegerlo contra robo, daño o descomposición.
Permitir el acceso al inventario solamente al personal que no tiene acceso a los registros contables.
Mantener registros de inventarios perpetuos para las mercancías de alto costo unitario.
Comprar el inventario en cantidades económicas.
Mantener suficiente inventario disponible para prevenir situaciones de déficit, lo cual puede conducir a pérdidas en ventas.
No mantener un inventario almacenado demasiado tiempo, evitando así el gasto de tener capital inmovilizado en artículos innecesarios.

Método PEPS

El método PEPS (Primeras Entradas, Primeras Salidas) parte del supuesto de que las primeras unidades de productos que se compraron fueron las que primero se vendieron. En una economía inflacionaria, esto implica que el costo de las mercancías o productos vendidos se determina con base en los precios más antiguos y, en consecuencia, las utilidades presentadas serán artificialmente más altas, aunque los inventarios no vendidos queden registrados en el balance a los precios más próximos o actuales.

Por supuesto, este método de valoración de inventarios se emplea para efectos contables, mas no para propósitos tributarios, pues a mayor utilidad, mayor impuesto a pagar.

El ajuste por inflación no produce ningún efecto en la utilidad, por cuanto el crédito que se registra en la cuenta de corrección monetaria (ingreso) se ve compensado por el mayor valor del costo de ventas, producto precisamente de dicho ajuste por inflación. Esto se debe a que los inventarios más antiguos —que producen el mayor ajuste por inflación— son los que se toman como base para el cálculo del costo de la mercancía vendida.

Método Promedio Ponderado

Se basa en el supuesto de que tanto el costo de ventas como el de los inventarios finales deben evaluarse a un costo promedio, que tenga en cuenta el peso relativo del número de unidades adquiridas a diferentes precios:

Costo de los artículos disponibles
Unidades disponibles para la venta

Cuando se utiliza el sistema permanente de inventarios, pueden presentarse dos situaciones que arrojarían resultados diferentes para la valuación del inventario final y la determinación del costo de ventas. En la primera, si los costos únicamente se registran al final del período (mes, trimestre, semestre o año), en esa fecha se calcula un solo costo promedio. En la segunda situación, los costos relacionados con las ventas se registran a medida que estas se realizan y, por lo tanto, los costos promedio deben estimarse al momento de cada venta. Esto obliga a calcular otro costo promedio ponderado después de cada nueva compra que se realice, llegando así al método conocido como «promedio móvil».

Con ajustes por inflación, el procedimiento es el mismo, solo que tomando en cuenta los ajustes acumulados practicados a los inventarios iniciales y a las compras, cuando apliquen en este último caso:

Costo ajustado de los artículos disponibles
Unidades disponibles para la venta

El método de costo promedio ponderado es el de uso más difundido, en razón de que toma en cuenta el flujo físico de los productos, especialmente cuando existe variación de precios y los artículos se adquieren repetitivamente. A este método se le señala, como una limitación, el hecho de que los inventarios incorporan permanentemente costos antiguos que pueden provocar alguna distorsión frente a precios más actuales. Sin embargo, esta limitación parece que quedaría subsanada con la aplicación del sistema integral de ajustes por inflación y, más aún, con una correcta distribución de dichos ajustes entre inventario final y costo de ventas.

¿Qué son las Tarjetas Kardex?

La tarjeta Kardex es un documento administrativo de control que incluye datos generales del bien o producto. Existen muchos tipos de Kardex, pero, al hablar de inventarios, nos referiremos a la tarjeta Kardex de inventario, la cual es una herramienta que permite obtener reportes con información resumida acerca de las transacciones de inventario de la compañía. La importancia de la tarjeta Kardex en los inventarios radica en que proporciona información y ayuda a su control. Para ello, es fundamental tener un concepto claro de los inventarios y una buena clasificación de los mismos. Por tal motivo, los principales tipos de inventarios son:

Inventarios de Materias Primas.
Inventarios de Productos en Proceso.
Inventarios de Productos Terminados.
Inventarios de Mercancías no Fabricadas por la Empresa.
Inventarios de Materiales, Repuestos y Accesorios.
Inventarios de Envases y Empaques.