Conceptos Esenciales de Organización Empresarial: Estructuras, Cambio y Resolución de Conflictos

Fundamentos de la Organización Empresarial

Estructuras Organizacionales Clave

Organización Formal

Se compone de niveles jerárquicos o funcionales establecidos por el organigrama.
Su énfasis se encuentra en las funciones y en las tareas.

Característica más importante: Racionalismo

Elementos que comprende:

La estructura organizacional
Directrices, normas y reglamentos de la organización
Rutinas y procedimientos

Organización Lineal

Definición: Es la forma estructural más simple y antigua de organización.

Origen: Los antiguos ejércitos y la eclesiástica de la época medieval.

Organización Funcional

Definición: Estructura organizacional que aplica el principio funcional o principio de la especialización.

Características:

Autoridad funcional o dividida
Líneas directas de comunicación
Descentralización de las decisiones
Énfasis en la especialización

Desventajas:

Dilución y pérdida de autoridad: Trae como consecuencia una enorme dificultad de los órganos o cargos superiores en controlar el funcionamiento.
Tendencia a la tensión y conflictos: Generada por la pérdida de la visión de conjunto de la organización y la multiplicidad de objetivos antagónicos.

Consecuencia de la centralización de autoridad en la cima: Aspecto piramidal

Organización Línea-Staff

Definición: Es el resultado de la combinación de los tipos de organización lineal y funcional, con el fin de incrementar sus ventajas y reducir sus desventajas.

Criterios de distinción entre línea y staff:

La relación con los objetivos de la organización
El tipo de autoridad

Principales funciones de staff:

Servicios
Consultoría y asesoría
Monitoreo
Planeación y control

Características de la organización Línea-Staff:

Fusión de la estructura lineal con la funcionalidad.
Coexistencia entre líneas formales de comunicación con las líneas directas de comunicación.
Separación de órganos operacionales (ejecutivos) y órganos de apoyo y soporte (asesores).
Jerarquía frente a especialización.

Aplicación: Es la más aplicada y utilizada de las organizaciones, ya que permite incorporar especialistas a la organización a un costo razonable.

Gestión del Cambio Organizacional

Concepto y Roles

El Cambio

Definición: Es cualquier alteración que ocurre en el ambiente laboral y que afecta la forma en que los empleados deben actuar.

Roles del Administrador frente al Cambio

Administrador proactivo: Anticipa acontecimientos, inicia el cambio y toma el control del destino de la organización.
Administrador reactivo: Restaura y mantiene el equilibrio del grupo y la estabilidad personal que el cambio trastorna; responde a los acontecimientos, se adapta al cambio y atenúa sus consecuencias.

Resistencia al Cambio

Definición de Resistencia al Cambio

Se manifiesta con los comportamientos que cualquier empleado tenga de desacreditar, retrasar o impedir la implementación de un cambio laboral.

Motivos de Resistencia

El cambio amenaza las necesidades de seguridad, interacción o pasividad de los empleados.

Causas de Resistencia

Los empleados se sienten incómodos por la naturaleza del cambio.
El método por el cual se introdujo el cambio.
Inequidad de experiencia, donde algunos se ven afectados y otros beneficiados.

Tipos de Resistencia al Cambio

Resistencia lógica, psicológica y sociológica.

Liderazgo y Fuerzas del Cambio

Liderazgo Transformador

Iniciadores de cambios estratégicos audaces para proporcionar a la organización un futuro; articulan una visión y la promueven energéticamente.

Liderazgo Carismático

Tipo de liderazgo que puede influir en los empleados para que realicen acciones oportunas y continuas.

Fuerzas Internas del Cambio

Asamblea de accionistas
Consejo directivo
Enfoque estratégico
Estilo de administración
Fuerza de trabajo
Cultura organizacional

Fuerzas Externas del Cambio

Ambiente externo: Conjunto de fuerzas y condiciones externas a la organización que ejercen poder real y potencial en su desempeño.
Ambiente de tarea: Fuerzas con características que afectan a la organización de forma inmediata.
Ambiente general: Factores que inciden de manera habitual en el ambiente externo y de tarea.

Tipos y Grados de Cambio

Tipos de Cambio

Cambio reactivo: Depende del tiempo de respuesta de la organización; ocurre cuando una organización se ve obligada a adaptarse o a innovar como respuesta a un hecho.
Cambio proactivo: Ocurre cuando los administradores hacen modificaciones en la organización basándose en proyecciones de hechos que ocurrirían o al principio del ciclo de una nueva tendencia.

Grados de Cambio

Radical e incremental.

Cambio Radical

Ocurre cuando las organizaciones hacen innovaciones mayores en su manera de desempeñar sus actividades.

Cambio Incremental

Proceso que se produce por evolución, es decir, a lo largo del tiempo se implementan muchos pequeños ajustes de forma rutinaria.

Conflicto y Negociación en la Organización

El Conflicto

Definición de Conflicto

Proceso interpersonal que surge de desacuerdo sobre las metas a lograr o los métodos que se usan para lograrlas.

Niveles de Conflicto

Interpersonal, intrapersonal e intergrupal.

Conflicto Intrapersonal

Ocurre cuando una persona persigue objetivos divergentes con los de la organización, o no sabe qué trabajo debe realizar.

Conflicto Interpersonal

Es el conflicto entre individuos de la misma organización que se debe a diferencias de personalidad.

Fuentes de Conflicto

Cambio organizacional
Diferencias de valores
Percepciones contrastantes
Falta de confianza

Cambio Organizacional como Fuente de Conflicto

Sostiene puntos de vista diferentes sobre la dirección que se tomará, las rutas que se seguirán y su posible éxito, los recursos que se usarán y los resultados.

Beneficios del Conflicto

Las personas se sienten estimuladas a buscar mejores enfoques que conduzcan a mejores resultados.

Reglas y Negociación

Reglas y Procedimientos

Son muy útiles en las situaciones de rutina.

Negociación

Es un proceso para llegar a un acuerdo sobre un asunto.

Organigramas y Relaciones de Autoridad

El Organigrama

Definición de Organigrama

Es la representación gráfica de la estructura orgánica de una organización en sus áreas, en la que muestra la composición de las unidades administrativas que la integran.

Utilidad del Organigrama

Proporciona una imagen formal de la organización.
Facilita el conocimiento de una organización, así como de sus relaciones de jerarquía y coordinación.
Representa un elemento técnico valioso para el análisis organizacional.
Constituye una fuente autorizada de consulta.

Criterios para la Preparación del Organigrama

Precisión: El organigrama debe definir con exactitud todas las unidades administrativas.
Sencillez: Debe ser muy simple para que se comprenda fácilmente.
Uniformidad: Para facilitar su interpretación, conviene homogeneizar las líneas y las figuras.
Presentación: Su funcionalidad depende de su formato y estructura.
Vigencia: Para conservar la vigencia, el organigrama debe mantenerse actualizado.

Clasificación de los Organigramas por su Presentación

Verticales: Presentan las unidades ramificadas de arriba hacia abajo a partir del titular, en la parte superior, y desagregan los diferentes niveles jerárquicos en forma escalonada.
Horizontales: Despliegan las unidades de izquierda a derecha y colocan al titular en el extremo izquierdo.
Mixtos: Utilizan combinaciones verticales y horizontales para ampliar las posibilidades de graficación.
De bloque: Son una variante de los verticales, pero tienen la particularidad de integrar un mayor número de unidades en espacios más reducidos.

Toma de Decisiones y Tipos de Relación

Ventajas de la Toma de Decisiones Descentralizadas

Permite una toma de decisiones más rápida.
La gestión de la experiencia: En una organización descentralizada, los gerentes de niveles inferiores adquieren experiencia, lo cual mejora la calidad de los recursos humanos.

Ventajas de la Toma de Decisiones Centralizadas

La capacidad de una organización para controlar de cerca las operaciones.
Proporciona un conjunto uniforme de políticas, prácticas y procedimientos en toda la organización.
Un mejor uso de los conocimientos de expertos.
Las acciones de los individuos están mejor alineadas con las políticas prescritas de gestión.

Relación de Autoridad Lineal

En ella, la autoridad y la responsabilidad se transmiten mediante una sola línea, lo cual permite establecer la relación de subordinación entre las diversas unidades que aparecen en la gráfica de la organización.

Relación de Autoridad Funcional

Representa la relación de mando especializado, no la de dependencia jerárquica. La autoridad funcional puede existir en forma paralela a la autoridad de línea o entre un órgano especializado y los subordinados de otras unidades de línea.

Relación de Coordinación

Tiene por objeto interrelacionar las actividades que realizan diferentes unidades de la organización.

Relación de Asesoría

Cuentan con una autoridad que les permite proponer criterios para resolver un asunto.

Tipos de Relación de Asesoría

Asesoría interna y asesoría externa.

Relación de Asesoría Interna

En el organigrama, suelen representarse por medio de líneas continuas de trazo fino colocadas perpendicularmente a la línea de mando de la unidad a la cual se adscriben.

Relación de Asesoría Externa

Son unidades asesoras que, aunque forman parte del gráfico de la organización, desempeñan sus funciones de modo independiente.