Conceptos Fundamentales de Archivística: Desde la Edad Media hasta la Actualidad
Archivística: Conceptos Clave y Evolución Histórica
La archivística es el estudio teórico y práctico de los principios, procedimientos y problemas concernientes a las funciones de los archivos. Se divide en:
- Teoría archivística: Comprende la historia, el objeto o ámbito de actuación y la metodología de los archivos.
- Práctica archivística: Incluye las técnicas y procedimientos empleados para la conservación activa de los documentos y la difusión de la información.
Instituciones de Control Documental en la Edad Media
Durante la Edad Media, diversas instituciones desempeñaron un papel crucial en la gestión y conservación de documentos:
- Las Cancillerías: Instituciones propias de la administración de los reinos, autorizadas para emitir disposiciones regias. Fueron fundamentales en la producción y conservación de documentos.
- Los Cartularios: Libros que contenían copias literales de los documentos recibidos por una institución, especialmente las eclesiásticas.
- Los Registros: Su objetivo era controlar los documentos producidos por una misma institución.
Etapas y Principios Fundamentales de la Archivística
La archivística se basa en un método que comprende cuatro etapas esenciales:
- Recoger
- Conservar/Custodiar
- Organizar
- Servir
Los tres principios básicos de la archivística son:
- El principio de procedencia.
- El ciclo de vida de los documentos.
- El modelo de continuidad de los documentos.
Ciencias Complementarias de la Archivística
La archivística se apoya en diversas disciplinas para el estudio y tratamiento de los documentos:
- Paleografía
- Vexilología
- Heráldica
- Numismática
- Historia
- Derecho Administrativo
- Historia de las Instituciones
- Epigrafía
- Genealogía
- Cronología
- Diplomática
- Sigilografía
- Lingüística
Definición y Características del Documento
Un documento es toda información producida por personas físicas o jurídicas, de cualquier naturaleza, como testimonio de sus actos. Se recoge en un soporte, independientemente de su forma de expresión o contexto tecnológico.
Las características principales de un documento son:
- Soporte: La materialidad física del documento.
- Información: El contenido, ya sea una noticia, un acto administrativo o jurídico.
- Registro: La fijación de la información en el soporte (tinta, pintura, etc.).
Tipología y Funciones de los Documentos
La tipología documental resulta de la combinación de soporte, información y registro, y deriva de los testimonios del ser humano.
Un documento de archivo es un ejemplar único, testimonio de las actividades de personas físicas o jurídicas en el ejercicio de sus funciones. Contiene derechos y obligaciones tanto de las administraciones públicas como de los ciudadanos. Se caracteriza por ser único y formar parte de una serie.
Un documento de apoyo informativo forma parte del expediente, pero no es esencial para su resolución.
Las funciones principales de los documentos son:
- Función de constancia: Garantiza la pervivencia de las actuaciones administrativas (carácter probatorio y garantía constitucional).
- Función de comunicación: Sirve para comunicar actos administrativos, ya sea interna o externamente.
Un expediente es un documento compuesto que refleja un procedimiento administrativo, siendo el cauce formal para llegar a una resolución.
Soportes Documentales
Los soportes pueden ser ordinarios u ocasionales. Los principales son:
- Papiro
- Pergamino
- Papel
- Tablilla encerada
Definición y Tipos de Archivos
Un archivo puede definirse desde tres perspectivas:
- Conjunto orgánico de documentos producidos o recibidos por personas físicas o jurídicas en el ejercicio de sus funciones.
- Institución cultural donde se reúnen, conservan, ordenan y difunden los conjuntos orgánicos de documentos.
- Local donde se conservan y consultan los conjuntos orgánicos de documentos.
Los tipos de archivos se clasifican según:
- Personalidad jurídica: Públicos (regidos por derecho público) y privados (familiares, nobiliarios, de empresa, eclesiásticos, etc.).
- Organismo productor: Según el tipo de administración (central, autonómica, local, etc.).
- Ciclo vital de los documentos (principio de las 3 edades):
- Primera edad: Archivos de oficina o gestión y centrales.
- Segunda edad: Archivos intermedios.
- Tercera edad: Archivos históricos.
Patrimonio Histórico y Acceso a la Información
Según la Ley 16/1985, el Patrimonio Histórico español incluye bienes inmuebles y muebles de interés artístico, histórico, arqueológico, etnográfico, científico y técnico, así como el patrimonio documental y bibliográfico, yacimientos, zonas arqueológicas, sitios naturales, jardines y parques de valor histórico, artístico o antropológico.
El artículo 57.1 de la Ley 16/1985 establece que los documentos son de libre consulta, salvo que afecten a materias clasificadas, estén protegidos por ley, o su difusión ponga en riesgo la seguridad del Estado o la investigación de delitos.
Funciones del Tratamiento Archivístico
Las funciones clave del tratamiento archivístico son:
- Identificación
- Valoración
- Descripción
- Difusión
Principio de Procedencia y Ciclo de Vida de los Documentos
El principio de procedencia es la base teórica que regula las integraciones archivísticas. Consiste en mantener agrupados los archivos o fondos documentales según su origen institucional o personal.
El ciclo de vida de los documentos, originado en EE. UU., comprende las técnicas y procedimientos para organizar los documentos desde su creación hasta su conservación permanente o eliminación.
La teoría de las edades de los documentos establece tres etapas:
- 1ª edad o etapa administrativa: Actividad (hasta 5 años).
- 2ª edad o etapa intermedia: Semi-actividad (10-30 años).
- 3ª edad o etapa histórica: Inactividad (+ de 30 años).
Agrupaciones Documentales
Las agrupaciones documentales se estructuran jerárquicamente:
- Fondos
- Sub-fondos o secciones
- Sub-secciones
- Series
- Unidad documental compuesta (expediente)
- Unidad documental simple (documento singular o suelto)
Valor Primario y Secundario de los Documentos
El valor primario es el valor administrativo, legal o jurídico que tiene un documento desde su nacimiento, con carácter probatorio.
El valor secundario surge cuando el valor primario desaparece, y el documento se convierte en fuente para la investigación histórica y la cultura.
Gestión Documental
La gestión documental abarca las funciones y procesos archivísticos aplicados a lo largo de la vida de los documentos.
La gestión de documentos, en un sentido más específico, incluye los procedimientos y operaciones técnicas para establecer normas basadas en el análisis de la producción, tramitación, uso e información de los documentos.
Identificación, Organización y Series Documentales
La identificación es la fase del tratamiento archivístico que investiga y sistematiza las categorías administrativas y archivísticas que estructuran un fondo. Se refleja en la ficha de identificación.
La organización es la adaptación física de un fondo a la estructura determinada en la fase de identificación.
Una serie es el conjunto de documentos producidos por un órgano en el desarrollo de una misma actividad administrativa, regulada por la misma norma. Tipos de series:
- Abierta
- Cerrada
- Facticia
- Complementaria
- Paralela
Valoración y Cuadro de Clasificación
La valoración determina los valores primarios y secundarios de las series documentales.
El cuadro de clasificación es una estructura jerárquica y lógica que refleja las funciones y actividades de una organización. Organiza intelectualmente la información para relacionar los documentos entre sí. Es un instrumento flexible y abierto, principalmente de tipo orgánico-funcional, que sirve para el control y la consulta.