Contabilidad Gubernamental y Administración Financiera del Estado: Conceptos y Principios
Contabilidad Gubernamental: Conceptos Básicos
1. ¿Qué es la Contabilidad Gubernamental?
Es el conjunto de criterios técnicos, tomados de la contabilidad, orientados a obtener información de las operaciones contables del Estado.
2. Origen de la Contabilidad del Estado
En la época feudal, las exigencias de la hacienda pública eran muy limitadas y esta se confundía con la hacienda privada del príncipe. Con la afirmación del Estado moderno, la hacienda pública adquiere cada vez más importancia, recurriendo a partes obligatorias de las economías privadas. Es por eso que se hizo necesaria la transformación del sistema.
3. ¿Qué es la Hacienda Pública?
Bajo la influencia de la doctrina alemana, se formó poco a poco el cuerpo de estudios llamados fiscales o camerales, en cuanto afrontaban los nuevos problemas administrativos y económicos desde el punto de vista de la competencia de las cámaras en materia de hacienda pública.
4. Relaciones de la Contabilidad del Estado con otras Disciplinas
- Jurídica
- Derecho Constitucional
- Derecho Civil
- Derecho Financiero
- Derecho Administrativo
- Económica
- Economía Política
Sistema de Contabilidad: Etapas y Objetivos
1. Etapas del Sistema de Contabilidad
Las etapas del sistema contable son:
- Producir información económico-financiera.
- Custodiar la documentación comprobatoria de los gastos.
- Coordinar y supervisar el registro de los movimientos de los bienes.
2. Objetivo de la Contabilidad
El objetivo de la contabilidad es administrar los recursos financieros, materiales y bienes destinados a la institución para el cumplimiento de sus objetivos, programas y metas institucionales, mediante las operaciones de los sistemas de presupuesto, tesorería, contabilidad, bienes y servicios.
3. Medición de la Eficacia
La eficacia mide el grado de alcance de una meta (expresión cuantitativa, física o monetaria de un objetivo).
4. Medición de la Eficiencia
Establece una relación entre insumo y producto.
Ley 1535: Administración Financiera del Estado
1. Principios Generales de la Ley 1535
Esta ley regula la administración financiera del Estado, que comprende el conjunto de sistemas, las normas básicas y los procedimientos administrativos a los que se ajustarán sus distintos organismos y dependencias para programar, gestionar, registrar, controlar y evaluar los ingresos y el destino de los fondos públicos, a fin de:
- Lograr que las acciones en materia de administración financiera propicien economicidad, eficiencia, eficacia y transparencia en la obtención y empleo de los recursos humanos, materiales y financieros, con sujeción a las normas legales pertinentes.
- Desarrollar sistemas que generen información oportuna y confiable sobre las operaciones.
- Fomentar la utilización de técnicas modernas para la investigación y la gestión financiera.
- Emplear a personal idóneo en administración financiera y promover su especialización y actualización.
2. Alcance de la Ley 1535
Las disposiciones de esta ley se aplicarán en forma supletoria a las municipalidades y, en materia de rendición de cuentas, a toda fundación, organismo no gubernamental, persona física o jurídica, mixta o privada que reciba o administre fondos, servicios o bienes públicos.
3. Principios Presupuestarios
Los principios presupuestarios, como su nombre lo indica, son ideas fundamentales o mandatos de orden superior, que se deben observar a fin de efectuar una adecuada gestión presupuestal en todas sus etapas: elaboración o programación, aprobación, ejecución, modificación o ajuste y control.
Presupuestos: Tipos, Estructura y Elaboración
4. Tipos de Presupuestos
Un presupuesto, también conocido como plan anual, es la presentación ordenada de los resultados previstos en un plan, un proyecto o una estrategia. Se puede elaborar por meses, años o algún otro lapso de tiempo.
Los presupuestos incluyen, por lo general, renglones como: mano de obra, materiales, tiempo y otras informaciones. Estos se elaboran de acuerdo con las necesidades y expectativas de los directivos. Por ejemplo, una empresa puede darle énfasis en su presupuesto al desarrollo de nuevos equipos, ampliar su planta física, publicidad, formar a sus empleados, entre otras.
En caso de que estés elaborando el tuyo, trata de que te proporcione:
- Una herramienta analítica, precisa y oportuna.
- La capacidad para mantener el desempeño.
- El soporte para la asignación de recursos.
- La capacidad para controlar el desempeño real en curso.
- Advertencias de las desviaciones respecto a los pronósticos.
- Indicios anticipados de las oportunidades o de los riesgos venideros.
- Capacidad para emplear el desempeño pasado como guía o instrumento de aprendizaje.
Concepción comprensible que conduzca a un consenso y al respaldo del presupuesto anual.
Por otro lado, los presupuestos se pueden clasificar en:
- De acuerdo con su flexibilidad: rígidos, estáticos, fijos o asignados.
- Flexibles o variables.
- Según el periodo que cubran: a corto plazo o a largo plazo.
- Según el campo de aplicabilidad de la empresa: de operación o económicos y financieros.
- Según el sector en el cual se utilicen: público y privado.
5. Estructura del Presupuesto
Una sección de información complementaria que posibilita la comprensión de los ingresos y los gastos incluidos en las secciones antes citadas, de acuerdo con los requerimientos establecidos por las instancias internas y externas competentes.
6. Pasos del Anteproyecto y Proyecto de Presupuesto
Básicamente, un anteproyecto tiene la siguiente estructura:
- Selección del tema.
- Introducción.
- Justificación.
- Definición del problema.
- Objetivos.
- Marco teórico.
- Metodología.
- Cronograma de actividades y referencias.
El presupuesto de un proyecto es más que simplemente dinero, también es un plan de gastos que te guía a través de la planificación, ejecución y entrega de tu proyecto.
Tipos de Presupuesto: Detalle y Aplicaciones
1. Tipos de Presupuesto
- Presupuesto Maestro
El presupuesto maestro, como su nombre lo indica, es el más importante para las organizaciones y sirve para crear una imagen financiera integral, obtener datos globales y anexar los valores netos totales en un solo documento.
- Presupuesto Operacional
Este tipo de presupuesto contempla todas las actividades relacionadas con la operación de la empresa: producción, ventas y administración. Generalmente se utiliza por compañías de gran porte, pues debido a su complejidad operacional, necesitan datos concretos y actualizados en períodos determinados durante el transcurso del año.
En el presupuesto operacional deben estar expresados los precios de los productos, la mano de obra, el coste de los materiales, los gastos de fabricación, el total de las ventas, los gastos administrativos, el presupuesto de producción, entre otros.
- Presupuesto de Ventas
Este modelo también es conocido como presupuesto de ingresos y define las proyecciones económicas que tiene una empresa dentro del mercado para aumentar su patrimonio.
El presupuesto de ventas debe ser realista y debe ajustarse a las demandas actuales del mercado. De él depende el enfoque que tendrá la empresa para alcanzar las metas a futuro, así como la elaboración de los otros tipos de presupuestos.
- Presupuesto de Producción
El presupuesto de producción es una de las bases para trazar los objetivos y las metas de tu empresa. En este modelo se estima cuánto debe producirse en relación con lo que se ha definido en el presupuesto de ventas, para que la organización tenga completa noción de lo que se fabrica.
Generalmente, los datos históricos de ingresos se toman como referencia para realizar un plan de producción que permita conocer la cantidad de insumos y recursos que serán utilizados para generar ganancias para la empresa.
- Presupuesto de Compras
El presupuesto de compras se realiza a continuación del presupuesto de producción. En él se incluyen las estimaciones de compras de insumos y servicios para poner en marcha la producción.
Este tipo de presupuesto está estrechamente relacionado con el área de ventas, pues es desde allí que surgirán las estimativas de la demanda que habrá en el mercado. Esto permitirá realizar las compras de materia prima, herramientas, servicios y otros insumos para suplir las necesidades del área de producción.
El departamento de compras será el encargado de implementar un inventario que garantice la cantidad exacta de insumos que se necesitan para producir en tiempo y forma todos los pedidos.
El presupuesto de compras debe estar siempre actualizado para garantizar el abastecimiento de los productos y para que no se retrase la programación de los pedidos.
- Presupuesto de Flujo de Caja
El presupuesto de flujo de caja le informará a tu empresa con cuánto dinero podrá contar en un determinado periodo.
Este tipo de presupuesto proyectará cómo, cuánto y cuándo entrará el dinero con el que la empresa llevará a cabo las estrategias que han sido trazadas.
Dicho de una manera más sencilla, el presupuesto de flujo de caja será el responsable de informarte si tu empresa tiene recursos suficientes para continuar funcionando. Parece trágico, pero la realidad es que un negocio solo va a crecer cuando el punto de equilibrio multiproducto es igual a cero y garantiza que los gastos fijos y variables están cubiertos.
- Presupuesto de Tesorería
Cuando hablamos de presupuesto de tesorería nos referimos a uno de los más importantes para el crecimiento económico de las empresas, pues es aquel que permite controlar y prever el dinero disponible de la empresa.
- Presupuesto de Marketing
Todas las empresas necesitan promocionarse en el mercado para conquistar nuevos clientes y ampliar sus horizontes. Con el presupuesto de marketing las organizaciones destinan una cierta cantidad de dinero para crear estrategias de comunicación y de exposición de la marca.
Dentro del presupuesto de marketing debe estar contemplado el dinero destinado para la organización de eventos, publicidad en sitios web, publicidad en medios tradicionales, redes sociales, agencias, entre otros.
2. ¿Qué es un Presupuesto?
Se llama presupuesto al cálculo, planificación y formulación anticipada de los gastos e ingresos de una actividad económica. Es un plan de acción dirigido a cumplir con un objetivo previsto, expresado en términos financieros, el cual debe cumplirse en determinado tiempo, por lo general anual, y en ciertas condiciones.
3. ¿Qué es un Clasificador Presupuestario?
El Clasificador Presupuestario de ingresos, gastos y financiamiento es un instrumento metodológico que permite la uniformidad, el ordenamiento y la interrelación de la información sobre los organismos y entidades del Estado, relativa a sus finalidades y funciones, así como de los ingresos y gastos que serán previstos.
Clasificaciones Presupuestarias: Conceptos y Objetivos
1. Concepto de Clasificación Institucional
La Clasificación por Entidades constituye el esquema básico para la determinación de los ingresos, la asignación de los recursos y la aplicación de los gastos. Para la identificación de cada uno de los Organismos y Entidades del Estado, en la codificación del Clasificador Institucional se utilizan 5 (cinco) dígitos. El primer y segundo dígitos identifican el nivel institucional definido por la Organización del Estado y el grado de autonomía en el manejo de los fondos públicos. El tercer, cuarto y quinto dígitos identifican a cada uno de los organismos y entidades integrantes de los Poderes del Estado y de los demás niveles institucionales de la organización del Estado en los grupos I, II, III, IV y V que se citan a continuación.
2. Concepto de Clasificación por Objeto del Gasto
La clasificación por objeto del gasto se conceptúa como una ordenación sistemática y homogénea de los bienes y servicios, las transferencias y las variaciones de activos y pasivos que el sector público aplica en el desarrollo de su proceso productivo.
3. Concepto de Clasificación por Ingresos
Definición
Constituye el ordenamiento y la agrupación de los recursos financieros o ingresos que forman parte de los presupuestos de Organismos y Entidades del Estado, organizados por origen según su grado de recurrencia, naturaleza y afinidad, y fuente gravada.
Objetivos
Facilitar el registro ordenado, uniforme y sistemático de los ingresos de los Organismos y Entidades del Estado y proporcionar información relevante para el análisis, evaluación, cálculo y proyección de los ingresos públicos.
4. Fuentes de Financiamiento
Definición
Constituye el ordenamiento de los recursos públicos en función de su naturaleza, origen, características genéricas y homogeneidad. Los recursos de los Organismos y Entidades del Estado se agrupan en fuentes primarias o genéricas y secundarias o específicas.
Objetivo
Facilitar el análisis y la distribución de los recursos asignados a los Organismos y Entidades del Estado, mediante la identificación de la fuente de origen de los ingresos. Dotar de informaciones básicas para la estructuración del cuadro institucional de fuente de origen.