Control Interno Administrativo: Fundamentos, Principios y Métodos de Evaluación Empresarial
Control Interno Administrativo y Gestión Empresarial
Concepto de Control Interno Administrativo
El **control interno** es un factor básico que opera de una u otra forma en la administración de cualquier organización, sea mercantil o de otra índole. Aun cuando el control interno algunas veces se identifica con el propio organismo administrativo, frecuentemente se caracteriza como el sistema motor que activa las políticas de operación en su conjunto y las mantiene dentro de campos de acción factibles. Cada sistema de control interno es, por lo general, único en sus detalles.
Un ejemplo de **control administrativo** es el requisito de que los trabajadores sean instruidos en las normas de seguridad y salud de su puesto de trabajo, o la definición de quiénes pueden acceder a determinadas áreas de la empresa. Son procedimientos y métodos que se relacionan con las operaciones de una empresa y con las directivas, políticas e informes administrativos. Por lo tanto, el **Control Interno Administrativo** se relaciona con la **eficiencia en las operaciones** establecidas por la entidad.
Elementos del Control Interno Administrativo
- Organización:
- Dirección.
- Coordinación.
- División de funciones.
- Asignación de responsabilidades.
- Procesamiento:
- Planeación y sistematización.
- Registro y formas.
- Informes.
- Personal:
- Reclutamiento y selección.
- Entrenamiento.
- Eficiencia.
- Moralidad.
- Retribución.
- Supervisión.
Principios del Control Interno Administrativo
1. Responsabilidad
Capacidad de la **Entidad Pública** para cumplir los compromisos contraídos con la comunidad y demás grupos de interés, en relación con los fines esenciales del Estado o, en caso de no hacerlo, de hacerse cargo de las consecuencias de su incumplimiento.
2. Transparencia
Es hacer visible la **gestión de la entidad** a través de la relación directa entre los gobernantes, los gerentes y los servidores públicos con los públicos que atiende. Se materializa en la entrega de **información adecuada** para facilitar la participación de los ciudadanos en las decisiones que los afecten.
3. Moralidad
Se manifiesta en la orientación de las actuaciones bajo responsabilidad del **Servidor Público**, el cumplimiento de las **normas constitucionales y legales vigentes**, y los **principios éticos y morales** propios de nuestra sociedad.
4. Igualdad
Es reconocer a todos los ciudadanos la capacidad para ejercer los mismos derechos, garantizando el cumplimiento del precepto constitucional según el cual «todas las personas nacen libres e iguales ante la ley, recibirán la misma protección y trato de las autoridades y gozarán de los mismos derechos, libertades y oportunidades sin ninguna discriminación por razones de sexo, raza, origen nacional o familiar, lengua, religión, opinión política o filosófica»¹. Los **servidores públicos** están obligados a orientar sus actuaciones y la toma de decisiones necesarias para el cumplimiento de los fines esenciales del Estado hacia la primacía del **interés general**.
5. Imparcialidad
Se concreta cuando el **Servidor Público** actúa con plena **objetividad e independencia** en defensa de lo público, en los asuntos bajo su responsabilidad, a fin de garantizar que ningún ciudadano o grupo de interés se vea afectado en sus intereses, producto de la actuación de la entidad pública.
6. Eficiencia
Es velar porque, en igualdad de condiciones de calidad y oportunidad, la entidad pública obtenga la **máxima productividad de los recursos** que le han sido asignados.
7. Eficacia
Se mide en todas las actividades y tareas, y en especial al concluir un proceso, un proyecto o un programa. Permite determinar si los **resultados obtenidos** tienen relación con los **objetivos** y con la **satisfacción de las necesidades de la comunidad**.
8. Economía
Se operativiza en la **medición racional de los costos** y en la **vigilancia de la asignación de los recursos** para garantizar su ejecución en función de los objetivos, metas y propósitos de la Entidad.
9. Celeridad
Significa **dinamizar la actuación de la entidad** con el propósito de agilizar el proceso de toma de decisiones y garantizar **resultados óptimos y oportunos**. En aplicación de este principio, los **servidores públicos** se comprometen a dar respuesta oportuna a las necesidades sociales pertinentes a su ámbito de competencia.
10. Publicidad
Es responsabilidad de los **gobernantes y gerentes públicos** dar a conocer los **resultados de su gestión** y permitir la **fiscalización por parte de los ciudadanos**, dentro de las disposiciones legales vigentes.
11. Preservación del Medio Ambiente
Es la orientación de las actuaciones del **ente público** hacia el **respeto por el medio ambiente**, garantizando condiciones propicias al desarrollo de la comunidad. Cuando la actividad de una entidad pueda tener un **impacto negativo en las condiciones ambientales**, es necesario valorar sus costos y emprender las acciones necesarias para su minimización.
Métodos de Evaluación del Control Interno
La evaluación del sistema de control interno define las fortalezas y debilidades de la organización empresarial mediante una cuantificación de todos sus recursos. Existen los siguientes métodos para documentar el conocimiento del Control Interno por parte del auditor, los cuales no son exclusivos y pueden ser utilizados en forma combinada para una mejor efectividad.
Método Descriptivo
Consiste en la **narración de los procedimientos** relacionados con el **control interno**, los cuales pueden dividirse por actividades (departamentos, empleados, cargos) o por registros contables.
Características del Método Descriptivo
- Origen de cada documento y registro en el sistema.
- Cómo se efectúa el procesamiento.
- Disposición de cada documento y registro en el sistema.
- Indicación de los **procedimientos de control** pertinentes a la evaluación de los **riesgos de control**.
Ventajas
- El estudio es **detallado de cada operación**, lo que permite obtener un mejor conocimiento de la empresa.
- Obliga al **Contador Público** a realizar un esfuerzo mental que fomenta el **análisis y escrutinio** de las situaciones establecidas.
Desventajas
- Pueden pasar inadvertidas algunas **situaciones anormales**.
- No se tiene un **índice de eficiencia**.
Método Cuestionario
Consiste en el empleo de **cuestionarios previamente elaborados por el auditor**, los cuales incluyen preguntas sobre cómo se efectúa el manejo de las operaciones y quién tiene a su cargo las funciones.
Ventajas
- Guía para evaluar y determinar **áreas críticas**.
- Disminución de **costos**.
- Facilita la **administración del trabajo**, sistematizando los exámenes.
- Pronta detección de **deficiencias**.
- Entrenamiento de **personal inexperto**.
- Siempre busca una **respuesta**.
- Permite **pre-elaborar y estandarizar** su utilización.
Desventajas
- No prevé la **naturaleza de las operaciones**.
- Limita la **inclusión de otras preguntas**.
- No permite una **visión de conjunto**.
- Las preguntas no siempre abordan todas las **deficiencias**.
- Que se tome como fin y no como medio.
- La **iniciativa** puede limitarse.
- Su aplicación podría originar **malestar en la entidad**.
Método Gráfico
Consiste en la preparación de **diagramas de flujo** de los procedimientos ejecutados en cada uno de los departamentos involucrados en una operación. Un **diagrama de flujo de control interno** es una representación simbólica y secuencial de los documentos de la entidad auditada.
Ventajas
- Identifica la **ausencia de controles financieros y operativos**.
- Permite una **visión panorámica** de las operaciones o de la entidad.
- Identifica **desviaciones de procedimientos**.
Información Financiera Fraudulenta
Respecto a este tema, se puede destacar lo siguiente:
- La **estabilidad o rentabilidad financiera** se encuentra amenazada por las condiciones económicas de la industria u operativas de la entidad. Por ejemplo: **alto grado de competencia**, **saturación del mercado**, poca respuesta a los **cambios tecnológicos**, **obsolescencia de productos**, **baja demanda de clientes**, **pérdidas operativas** que pueden conducir a la quiebra o cierre de la empresa, entre otras.
- **Presión excesiva** para que la administración cumpla los requisitos o expectativas de terceros. Por ejemplo: **tendencias de inversión**, **acreedores importantes**, necesidad de obtener **financiamiento adicional** de deuda o de capital para permanecer competitivos.
- **Presión sobre la administración** o el personal de operaciones para cumplir metas. Por ejemplo: **transacciones importantes de partes relacionadas**, fuerte presencia financiera o capacidad de dominar cierto sector de la industria, lo que permite a la entidad dictar los términos o condiciones de los proveedores o clientes.
Por otro lado, los **componentes del control interno** pueden ser deficientes como resultado de lo siguiente:
- **Monitoreo inadecuado de controles**, incluyendo los automatizados y los de información financiera.
- **Altas tasas de rotación de personal** ineficaz de contabilidad, auditoría interna o tecnología de la información.
- **Sistemas ineficaces de contabilidad y de información**.
- **Comunicación, implementación, soporte o exigibilidad ineficaces** de valores o normas éticas de la entidad por parte de la administración, o bien, **comunicación inapropiada de valores o normas éticas**.
- **Interés excesivo de la administración** en mantener o aumentar el precio de las acciones de la entidad o la tendencia de utilidades.
- Práctica, por parte de la administración, de **compromisos con analistas, acreedores y otros terceros**, para lograr pronósticos agresivos o poco realistas.
- El **dueño-gerente** no hace distinción entre transacciones personales y de negocios.
Malversación de Activos
En este tema, destaca lo siguiente:
- **Problemas financieros personales** pueden crear presión sobre la administración o empleados que tienen acceso al efectivo u otros activos.
- **Situaciones de conflicto** entre la empresa y los empleados, como futuros despidos conocidos con anticipación, cambios que afectan los planes de beneficios a empleados, promociones, compensación u otras recompensas inconsistentes con las expectativas.
En ese caso, el **control interno** resulta inconveniente cuando existe lo siguiente:
- **Segregación inadecuada de deberes** o **verificaciones independientes**.
- Una **mala administración de los gastos**, como viajes y otros reembolsos.
- **Supervisión inapropiada de localidades lejanas**.
- **Selección incorrecta de aspirantes** a puestos con acceso a activos.
- **Mantenimiento inadecuado de registros** respecto a activos.
- **Sistema inapropiado de autorización y aprobación de transacciones**.
- **Malas salvaguardas físicas** sobre efectivo, inversiones, inventario o activos fijos.
- **Falta de conciliaciones de activos**, de **documentación de transacciones oportuna y apropiada**, así como de **vacaciones obligatorias** para empleados que desempeñan funciones de control clave.
- La administración tiene un **entendimiento inadecuado de la tecnología de la información**, lo que facilita a los empleados de ese departamento perpetrar una malversación.
- **Controles de acceso inadecuados** sobre los registros automatizados, incluyendo los controles y revisión sobre sistemas de registro de eventos por computadora.
- **Indiferencia a la necesidad de monitorear o reducir los riesgos** relacionados con la malversación de activos.
- **Comportamiento que indica descontento o insatisfacción** con la empresa o su trato al empleado.
- **Cambios en el comportamiento o estilo de vida** de algún empleado, los cuales pueden sugerir que ha habido malversación de activos.
- **Tolerancia de pequeños robos**.