Desarrollo e Implementación de Sistemas: Optimización y Factibilidad

Inicio del Proyecto

Los proyectos surgen debido a diversos problemas que afectan a las diferentes áreas de la empresa. El sistema debe ser capaz de solucionar estas problemáticas.

Identificación de oportunidades (actualización, modificación o implementación de un nuevo sistema).

Problemas Dentro de la Organización

Identificar problemas:

Compare las salidas con los criterios de desempeño.
Observe la conducta.
Escuche a los vendedores, clientes y proveedores.

Síntomas:

Demasiados errores.
Desarrollo lento del trabajo.
Alto ausentismo.
Insatisfacción en el desempeño.
Alta rotación.
Quejas.
Sugerencias de mejoras.
Ventas bajas.

Oportunidades de Mejora

La aceleración de un proceso.
La simplificación de procesos mediante la eliminación de pasos innecesarios o duplicados.
La reducción de errores de captura por modificaciones de las formas y las pantallas de acceso.
La eliminación de salidas redundantes.
Una mejoría en la integración del sistema y los subsistemas.
La mejora de la aceptabilidad del sistema por parte del usuario.
Una mejor relación clientes/proveedor/vendedor con el Sistema.

Selección de Proyectos

Respaldo de la directiva.
Programación del tiempo que se requiere para el proyecto.
Posibilidad de mejorar la búsqueda de las metas de la organización.
El proyecto vale la pena al compararlo con otras opciones de inversión de la empresa.

Factibilidad

Significa que el proyecto sugerido:

Auxilia a la organización a lograr los objetivos centrales, y
Sea posible cubrir las metas con los actuales recursos de la organización.

Factibilidad Técnica:

Disponer de tecnología para que satisfaga la necesidad del usuario.

Factibilidad Financiera Económica:

Calcula el tiempo y costo de estudio y análisis de la organización.

Factibilidad Operativa:

Que el sistema opere cuando se instale y sea utilizado.

Requerimientos de Información

La observación:

Proporciona información sobre cómo se está realizando el trabajo, en el propio sitio.

La entrevista:

Es una conversación dirigida con un propósito específico, que se basa en un formato de preguntas y respuestas.

Los cuestionarios:

Es una técnica de recopilación de información que permite a los analistas de sistemas recoger opiniones, posturas, conductas y características de las diversas personas claves de una organización.

Tipos de Información:

Actitudes: Es el deseo que plantean las personas de una organización.
Opiniones: Es lo que se piensa de la realidad.
Conducta: Es lo que hacen los miembros de una organización.
Características: Son los atributos de las personas o de los objetos.

El muestreo:

Es la selección de manera sistemática de elementos representativos de una población. Estudiar documentos como facturas, informes de ventas o memos.

Necesidad del Muestreo

Costos de la recopilación de datos.
Agilizar la recopilación de datos.
Mejora de la eficacia de la recolección de datos.
Reducción de los sesgos en los datos.

Análisis de las Necesidades del Sistema

Diagramas de flujo de datos:

Mayor rapidez para la implementación técnica del sistema. Comprensión adicional de la relación existente entre los sistemas y los subsistemas.

Diccionario de Datos:

Es una especialidad dentro de los diccionarios de referencia que utilizamos en la vida diaria.

Árbol de Decisión:

Consiste en una técnica conformada por ramas y nodos.

Ramas: actividad, se simboliza por una flecha.
Nodos: existen nodos de decisión y nodos de probabilidad.

Tablas de Decisión:

Es un modo de presentación en forma de tabla que especifica un conjunto de condiciones junto con sus acciones correspondientes.

Estructura estándar:

Condiciones: Describen las condiciones o factores que influirán sobre la decisión o la norma de que se trate.
Acciones: Describen, en forma de oraciones, las posibles acciones o decisiones asociadas a una norma.
Reglas: Describen que acciones deben tomarse para una combinación especifica de condiciones.

Prueba del Sistema

Es el proceso de ejecutar un programa con el propósito específico de encontrar errores.

Carga máxima
Prueba de almacenamiento
Prueba de desempeño en tiempo
Prueba de recuperación
Prueba de procedimiento
Prueba de talento humano

Auditoría

Es una investigación de sistemas como el nuevo sistema deben evaluarse.

Determinar hasta qué punto el sistema satisface las necesidades que se especificaban en el informe de especificaciones de requerimientos del sistema.
Determinar, después de la experiencia con el sistema, si existen nuevas oportunidades para mejorarlo.
¿Establecer si el sistema se terminó a tiempo y con el presupuesto asignado, y si no, por qué?
Evaluar el desempeño de los miembros del equipo de investigación de sistemas.

Implementación y Evaluación del Sistema

Se refiere a la marcha del proceso de preparación de la organización hacia el nuevo sistema, y a una presentación hecha de tal manera que asegure su empleo exitoso.

Centro de Información

Satisfacen las necesidades de información que requieren los usuarios.

Estrategias de Adiestramientos

Establecimientos de objetivos mensurables.
El uso de métodos apropiados de adiestramientos, ya que, cada usuario y/o operador, necesitará un entrenamiento ligeramente diferente, por cuanto, sus tareas determinan lo que requieren saber.
Selección de sitios convenientes para la capacitación dentro de las instalaciones, si hay que preparar un gran número de personas en la empresa.
El empleo de adiestramiento de materiales comprensibles.

Evaluación del Sistema

Se realiza a través de una pos auditoría que revisa los objetivos y las manifestaciones de costo-beneficio, realizadas en nombre del proyecto, y los compara con el actual desempeño y los costos actuales, revisa las características operacionales del sistema para determinar si ellas son satisfactorias.

Técnicas de Evaluación del Sistema

Evaluación técnica: Esta puede descubrir que el sistema opera ineficientemente debido a que las capacidades técnicas de hardware y software, no pueden soportarlas apropiadamente.
Evaluación económica: Los costos actuales se comparan con los beneficios actuales.
Evaluación mediante el uso de monitores de desempeño: Se utiliza para detectar los recursos ociosos, los cuellos de botella y el desbalanceo de carga.
Evaluación mediante el uso de bitácoras del sistema: Se pueden determinar excesivos requerimientos de respuesta en la consola del operador, o atrasos causados por falta de entrenamiento en los procedimientos apropiados de re-arranque cuando el procesamiento es interrumpido.