Descripción Archivística de Documentos: Conceptos, Tipología y Normas ISAD(G)
La Descripción de los Documentos Archivísticos
Concepto de Descripción Archivística
La descripción es la fase del tratamiento archivístico destinada a la elaboración de instrumentos de trabajo y consulta. Su objetivo es facilitar tanto el conocimiento como el uso de los fondos documentales de un archivo.
Existen dos tipos principales de instrumentos de descripción:
- Instrumentos de control: Usados exclusivamente por el personal del archivo. Sirven para llevar a cabo y cumplir las funciones de un archivo, permitiendo la custodia, conservación e información. A través de ellos, el archivero controla el contenido del archivo, lo que facilita una adecuada conservación, custodia y, si fuera necesario, restauración.
- Instrumentos de información: Diseñados para que el público usuario pueda conocer el contenido del archivo y consultarlo.
Tipología de Instrumentos de Descripción Archivística
Los instrumentos son el vehículo que nos ayuda a facilitar la información sobre el archivo: su historia, fondos, series documentales, etc. Estos instrumentos pueden ser generales o particulares.
Instrumentos de Control
Son aquellos que se elaboran en las fases de identificación y valoración. Incluyen:
- Inventarios topográficos: Instrumentos de trabajo interno que indican la ubicación de cada unidad del archivo.
- Relaciones de entrega: Informes que detallan el contenido y destino de una transferencia.
- Registros de entrada/salida: Actas que deben ser registradas.
- Calendarios de conservación: De dos tipos: unos indican el tiempo de permanencia del documento en el archivo, y otros fijan las fechas para su restauración o fumigación.
- Informes sobre eliminación: Documentos que se envían a una comisión calificadora. El archivo propone la documentación a eliminar y la comisión decide su aprobación.
La mayoría de estos instrumentos permiten la custodia, conservación y valoración de los fondos, además de controlar el movimiento interno de la documentación.
El instrumento de descripción más importante es el inventario. Si es de un archivo completo, se le denomina general; sin embargo, si corresponde a una sección o fondo, debe incluir varios elementos:
- Signatura
- Identificación numérica dentro del cuadro de clasificación
- Descripción
- Fechas extremas
- Un campo de observaciones
El inventario es un documento tanto de control como de información, por lo que se expone al público.
Instrumentos de Información y Descripción para el Público
Los instrumentos de información se transmiten por cualquier soporte: páginas web, redes sociales, cuadros de clasificación, guías del archivo, etc.
Por otro lado, se encuentran los instrumentos de descripción específicos, que incluyen:
- Guía: Proporciona información sobre la totalidad o una parte de los fondos de uno o más archivos.
- Catálogo: Su finalidad es informar sobre una materia u objeto específico.
- Inventario: Describe las series documentales de un fondo, siguiendo su organigrama, y se encuentran fraccionados en unidades de instalación. Incluye una introducción histórica explicativa de la evolución del organismo y un cuadro de clasificación.
- Índice: Formado por un encabezamiento onomástico, toponímico, cronológico o por conceptos contenidos en los documentos y en los instrumentos de referencia y descripción.
La Normalización en la Descripción Archivística
En el ámbito archivístico, la descripción está normalizada, a veces, desde un punto de vista exclusivamente técnico. Se ha trabajado extensamente en la normalización archivística.
El elemento de normalización básico son las normas ISAD(G) (International Standard Archival Description (General)), aprobadas en 1992. El CIA (Consejo Internacional de Archivos), un organismo no gubernamental, decidió elaborar normas generales aplicables a nivel mundial.
Objetivos de una Descripción Normalizada
- Garantizar la creación de descripciones (fomentar la obligatoriedad de la descripción).
- Asegurar que las descripciones de los archivos sean congruentes y apropiadas.
- Permitir que todos los archivos del mundo puedan explicar a los usuarios la manera de tratar los documentos.
La norma ISAD(G) también tiene dos objetos de descripción principales:
- Los propios archivos.
- Los fondos documentales de los mismos.
La norma se basa en los principios de la archivística, especialmente en el principio de procedencia.
En 2007, el Ministerio de Cultura creó la CNEDA (Comisión de Normas Españolas de Descripción Archivística) con la intención de adaptar las normas ISAD(G) a la realidad y tradición española, y también de desarrollar otras normas para diferentes campos de la archivística, como la aprobación de normas ISO para la elaboración de ciertos elementos.
Áreas de Descripción según ISAD(G)
La norma ISAD(G) estructura la descripción archivística en varias áreas:
Área de Identificación
- Código de Referencia: Es el código único del archivo.
- Denominación del Fondo: Por ejemplo, «Sección Hacienda».
- Fechas: Fecha de creación o formación de la documentación y fecha de custodia en el archivo.
- Nivel de Descripción: Indica el nivel de trabajo (ej. archivo, fondo, serie, expediente).
- Volumen y Soportes: Cantidad de unidades (ej. cajas) y tipo de soporte.
Área de Contexto
Describe la historia del organismo productor.
- Órgano Productor:
- Historia Institucional: Se suelen citar las normas y disposiciones relacionadas.
- Historia Archivística: Origen de la documentación, estado en que se encontró, etc.
- Forma de Ingreso:
Área de Contenido y Estructura
Explica lo referente a la documentación.
- Alcance y Contenido: Incluye aspectos como la identificación, valoración y selección de la documentación, nuevos ingresos y el cuadro de clasificación.
Área de Condiciones de Acceso y Uso
Se especifica cómo se puede utilizar la documentación, quién puede acceder a ella y las razones.
- Acceso:
- Condiciones para la Reproducción:
- Idioma y Escritura:
- Condiciones Físicas y de Conservación:
- Instrumentos de Descripción:
Área de Documentación Asociada
Incluye información sobre series paralelas o cruzadas.
- Localización y Existencia de Documentos Originales:
- Copias:
- Unidad de Descripción Relacionada:
- Bibliografía:
Área de Notas
Contiene información adicional, como anexos de disposiciones, útil tanto para archiveros como para historiadores.
Área de Control de la Descripción
Los archiveros deben registrar su nombre y la fecha.
- Nombre del Autor o Autores de la Descripción:
- Fecha de Elaboración de la Ficha:
- Fecha de Aceptación de la Ficha: