El Proceso de Decisión de Compra en Organizaciones: Etapas y Factores Clave

Etapas del Proceso de Decisión de Compra Organizacional

Fases que recorre una organización para la adquisición de bienes y servicios.

Reconocimiento del problema o necesidad: El reconocimiento surge por estímulos internos (necesidad de nuevas materias primas o máquinas, búsqueda de productos más satisfactorios, nuevas opciones tecnológicas) o externos (herramientas de comunicación comercial, ferias, publicidad).
Descripción general de la necesidad: Una vez detectada la necesidad, el comprador organizacional debe especificar las características y unidades del producto requerido. Puede ser necesaria la intervención de técnicos especializados para detallar las características del producto.
Especificación del producto: Se realiza un análisis de valor del producto, buscando una reducción de costes. Esto implica detallar los componentes para determinar su posible rediseño, estandarización y fabricación con métodos más económicos. El resultado es el documento de prescripciones técnicas.
Búsqueda de proveedores: Se buscan proveedores adecuados para adquirir el producto o servicio necesario. Existen numerosas vías de información, como exposiciones y ferias comerciales. Algunas empresas mantienen listas de proveedores homologados (que cumplen requisitos específicos).
Petición de propuestas: Depende del tipo de compra. Para compras simples, basta una propuesta sencilla. Para compras complejas, se requieren informes más detallados sobre prescripciones técnicas. En administraciones públicas, se formaliza mediante licitación.
Selección de proveedores: Se especifican los atributos más relevantes del producto. La selección es rápida en compras sencillas y requiere un análisis más exhaustivo en compras complejas. Los criterios de evaluación varían (técnicos, financieros, organizativos, optativos).
Especificación del pedido: Se detallan las especificaciones técnicas, cantidad, tiempo esperado de entrega, políticas de devolución, garantías, etc. Las especificaciones varían según el tipo de compra (repetición periódica, sencilla, compleja).
Revisión de la compra: Tras la entrega, se valora al proveedor y el uso del producto/servicio. Los resultados pueden llevar a mantener, modificar o terminar la relación con el proveedor.

Factores del Proceso de Decisión de Compra

Factores Ambientales: Relacionados con el macroentorno (no controlables por la organización) que condicionan indirectamente la compra (ej. económicos, tecnológicos, políticos, culturales).
Factores Organizativos: Elementos internos de la organización compradora que inciden directamente en la decisión (ej. objetivos, políticas, estructura, sistemas).
Factores Interpersonales: Influencia mutua entre los miembros del centro de compras (ej. autoridad, estatus, empatía, persuasión, líderes de opinión).
Factores Individuales: Características personales de los participantes en el proceso de compra (ej. edad, ingresos, educación, personalidad, actitud ante el riesgo, motivaciones, percepción).
Factores de Situación: Circunstancias específicas del momento de la compra que, junto a factores ambientales y organizativos, condicionan la decisión final.

Tipos de Decisión de Compra Organizacional

Compra Nueva: Se aborda un problema o necesidad por primera vez. Implica el desarrollo completo del proceso de compra, con mayor esfuerzo en las fases iniciales (definición, especificación, búsqueda de información).
Recompra Directa: Compra rutinaria de productos o servicios que ya se adquieren habitualmente. Se suelen saltar etapas del proceso y se recurre a proveedores habituales.
Recompra Modificada: Situación intermedia. El comprador desea modificar especificaciones del producto, precios, condiciones de entrega o cambiar de proveedor. Requiere más análisis que la recompra directa.

Roles en el Centro de Compras

El centro de compras incluye a todos los individuos y grupos que participan en el proceso de toma de decisiones de compra.

Iniciadores (o Promotores): Detectan la necesidad o problema inicial que desencadena el proceso de compra. Pueden ser usuarios, técnicos, etc.
Usuarios: Utilizarán el producto o servicio adquirido. A menudo inician la propuesta de compra y ayudan a definir las especificaciones.
Influyentes: Afectan la decisión de compra, a menudo ayudando a definir especificaciones y proporcionando información para evaluar alternativas (ej. personal técnico).
Decisores: Tienen la autoridad formal o informal para seleccionar o aprobar la elección final del proveedor o producto.
Compradores: Tienen la autoridad formal para seleccionar al proveedor y negociar las condiciones de compra. Ejecutan la transacción.
Guardianes (o Filtros): Controlan el flujo de información hacia otros miembros del centro de compras (ej. secretarios, recepcionistas, agentes de compras).

Resolución de Conflictos en el Centro de Compras

Dado que el centro de compras involucra a diversas personas con diferentes intereses y perspectivas, pueden surgir conflictos. Algunas estrategias para manejarlos son:

Definir claramente los objetivos de la organización y sus áreas funcionales.
Establecer incentivos basados en el cumplimiento de objetivos globales.
Elevar las decisiones conflictivas a un nivel jerárquico superior.
Optimizar los canales de información entre departamentos.
Establecer procedimientos claros que especifiquen las tareas de cada área.
Implementar mecanismos de coordinación, consenso y negociación entre los miembros del centro de compras (técnicos, decisores, usuarios, etc.).
Desarrollar sistemas objetivos de evaluación conjunta del desempeño.
Definir claramente los roles de los integrantes del centro de compras para cada tipo de adquisición.