Elaboración y Gestión de Presupuestos: Conceptos, Objetivos y Proceso Completo

Definición de Presupuesto

Un presupuesto consiste en estimaciones formales expresadas en términos numéricos, elaboradas para un período específico. Su propósito es guiar la ejecución de actividades programadas conforme a la planificación establecida, con el fin de alcanzar objetivos y metas, ya sea a nivel empresarial, familiar o personal.

Objetivos del Presupuesto

El presupuesto está presente en todas las etapas del Proceso Administrativo. Por ello, cumple un objetivo específico en cada una de ellas.

Objetivo del Presupuesto	Descripción
PLANEAR	Facilita la planificación organizacional de manera lógica y sistemática, alineada con las estrategias de negocio a largo plazo. Prevé la asignación de recursos disponibles y el logro de los objetivos empresariales.
ORGANIZAR	Estructurar técnicamente las funciones y actividades de los recursos humanos y materiales, buscando eficiencia y productividad.
COORDINAR	Coordinar las actividades de las diversas partes de la organización y asegurar su solidez.
COMUNICAR	Informar de manera sencilla a los diversos actores sobre los objetivos, oportunidades y planes del negocio.
MOTIVAR	Estimular a los gerentes para que se esfuercen en alcanzar las metas organizacionales.
CONTROLAR	Facilita el control de las actividades mediante la evaluación progresiva del plan original.
EVALUAR	Provee un marco de referencia para evaluar el desempeño de las unidades.

Funciones del Presupuesto

Las funciones que desempeñan los presupuestos dependen en gran medida de la dirección de la empresa. Las necesidades, expectativas de los directivos y el uso que hagan de los presupuestos están fuertemente influidos por factores relacionados con los antecedentes gerenciales y el sistema empresarial.

Idealmente, la dirección espera que el presupuesto cumpla las siguientes funciones:

Ser una herramienta analítica, precisa y oportuna.
Servir de soporte para la asignación de recursos.
Permitir controlar el desempeño real en curso.
Advertir sobre desviaciones respecto a los pronósticos.
Proporcionar indicios anticipados de oportunidades o riesgos venideros.
Permitir emplear el desempeño pasado como guía o instrumento de aprendizaje.
Tener una concepción comprensible que conduzca al consenso y al respaldo del presupuesto anual.

El Presupuesto como Elemento Clave

El presupuesto es un plan que expresa lo que la administración tratará de realizar.

Elemento Integrador

Como elemento integrador, el presupuesto considera todas las áreas y actividades de la empresa, dirigiéndolas para que contribuyan al logro del objetivo global. El plan presupuestario de un departamento debe alinearse con el objetivo total de la organización. Este proceso integral conforma el presupuesto maestro.

Elemento Coordinador

Como elemento coordinador, asegura que los planes de los distintos departamentos se preparen conjuntamente y en armonía. Además, se expresa en términos monetarios, utilizando unidades monetarias.

Elemento de Operaciones

Un objetivo primordial del presupuesto es determinar los ingresos esperados y los gastos previstos. Esta información debe detallarse al máximo.

Elemento para los Recursos

No basta con conocer los ingresos y gastos futuros; la empresa debe planificar los recursos necesarios para ejecutar sus planes de operación, lo cual se logra mediante la planeación financiera.

Requisitos para Implantar un Sistema Presupuestario Eficaz

Existencia de un plan de cuentas acorde a la estructura organizativa de la entidad, donde estén claramente definidas la autoridad y responsabilidad de cada unidad. La contabilidad debe reflejar los datos relativos a cada unidad para asignar responsabilidades adecuadamente. Sin un plan de cuentas alineado con la estructura, el control efectivo de las dependencias se dificulta.
Contar con normas mercantiles bien definidas.
Tener claros e identificados el o los objetivos de la organización, para luego cuantificar en unidades o volúmenes las metas a lograr en un ejercicio económico.
El sistema de contabilidad general debe proporcionar la información básica para comparar las previsiones con los resultados alcanzados, permitiendo el control de ingresos y egresos en cada sector.
Disponer de información adecuada y datos pertinentes que faciliten la preparación de las estimaciones presupuestarias.
La capacidad del personal es necesaria para que comprendan el contenido del programa, sus objetivos y alcances, y ofrezcan apoyo decidido en su elaboración, ejecución y control.
Dentro de la empresa deben estar bien definidas la autoridad y la responsabilidad. Los ejecutivos responsables de la aplicación del presupuesto tendrán autoridad para ajustar gastos, dentro de las limitaciones correspondientes.
Debe existir un exigente sistema de costos, controlado con los libros de contabilidad.
Debe llevarse un registro permanente del inventario de: materia prima, productos acabados, materiales, maquinarias, etc.

Etapas del Proceso Presupuestal

El presupuesto se concibe como un proceso administrativo que se desarrolla en las siguientes etapas:

Planeación

Consiste en la recopilación de datos, estadísticas, variables, etc., así como en su estudio, ordenamiento e integración.

Formulación

Se elaboran analíticamente los presupuestos parciales de cada departamento o área de la empresa y se integran en un único proyecto de presupuesto.

Discusión y Aprobación

Una vez verificados los proyectos de presupuesto por los jefes de área o departamento, deben ser sancionados (aprobados) por el comité, director o jefe de presupuesto.

Ejecución

En esta etapa participa todo el personal, bajo las órdenes de un jefe y de acuerdo con los planes y metas trazadas. Corresponde a la actividad operativa de la empresa.

Control y Evaluación

Fase en la cual se observa y vigila la ejecución del presupuesto. Se comparan las cifras reales con las presupuestadas, se determinan las variaciones y se localizan las áreas problemáticas para establecer acciones correctivas.

Clasificación del Presupuesto

Por Tipo de Empresa

Presupuestos Públicos

Son los utilizados por el Gobierno (Nacional, Estatal, Municipal). Se caracterizan porque primero se estiman los gastos para atender las necesidades ciudadanas y luego se determina cómo cubrirlos (impuestos, créditos, contribuciones, servicios, asignaciones, etc.).

Presupuestos Privados

Son los utilizados por las empresas privadas. Estas estiman primero sus ingresos (generalmente a través de las ventas) y, basándose en ellos, estiman los gastos, es decir, la distribución y aplicación de dichos ingresos.

Por su Contenido

Presupuestos Principales

Resumen los presupuestos de los diferentes departamentos o áreas de una empresa (ej. Presupuesto Maestro) o de una entidad mayor (ej. Presupuesto de la Nación).

Presupuestos Auxiliares

Presentan en detalle las operaciones de los departamentos específicos que conforman la organización.

Por Campo de Aplicación (Reflejo en Estados Financieros)

Presupuestos de Operaciones (Económicos)

Incluyen la presupuestación de todas las actividades operativas para el período siguiente. Su contenido se resume a menudo en un Estado de Resultados proyectado (incluye ventas, producción, compras, uso de materiales, mano de obra, gastos operacionales).

Presupuestos Financieros (Tesorería y Capital)

Incluyen en sus cálculos las partidas o rubros que inciden fundamentalmente en el Balance General proyectado (ej. Presupuesto de Caja o Tesorería, Presupuesto de Capital).

Por su Forma

Presupuestos Flexibles

Permiten cierta elasticidad y ajustes ante cambios, generalmente en períodos cortos.

Presupuestos Fijos (Rígidos)

Permanecen invariables durante su vigencia, o las modificaciones son difíciles de realizar rápidamente.

Por su Duración

Presupuestos a Corto Plazo

Cubren un período máximo de doce (12) meses (pueden ser anuales, semestrales, trimestrales, mensuales).

Presupuestos a Largo Plazo

Cubren períodos mayores a un año (doce meses).

Por su Valuación

Presupuestos Estimados

Se formulan sobre bases empíricas. Sus cifras numéricas, basadas en experiencias anteriores, representan una probabilidad razonable de ocurrencia.

Presupuestos Estándar

Buscan eliminar errores potenciales. Sus cifras representan los resultados que deberían obtenerse, sirviendo como patrón o medida de referencia para evaluar el desempeño.

Presupuestos Base Cero

Implican justificar cada partida presupuestaria desde cero para cada nuevo período, sin basarse necesariamente en los niveles del período anterior.

Por sus Fines

Presupuestos de Promoción

Se elaboran para proyectos específicos (ej. lanzamiento de un producto), estimando ingresos y egresos asociados a esa iniciativa.

Presupuestos de Aplicación

Se preparan con fines específicos como solicitar líneas de crédito o planificar la distribución de recursos para un propósito determinado.

Definiciones Clave en Presupuestación

Centro de Responsabilidad

Es cada una de las áreas, unidades o actividades dentro de una organización que ejecutan una función o tienen una responsabilidad específica sobre ciertos costos, ingresos o inversiones.

Plan de Cuentas o Clasificador Presupuestario

Es el sistema de registro compuesto por el conjunto de cuentas y rubros, codificados y organizados, que utiliza una empresa para registrar sus operaciones de manera ordenada y uniforme, facilitando la elaboración y control presupuestario.

Manual de Presupuesto

Es un documento (no necesariamente un libro físico) que detalla todos los procedimientos, políticas, responsabilidades y cronogramas del plan general para la elaboración, ejecución y control de los presupuestos. Es indispensable para coordinar las actividades de grupo involucradas en el proceso presupuestario.

Período Presupuestario

Es el lapso para el cual se elabora, ejecuta y controla (evalúa) un presupuesto. Su duración depende del tipo de organización y del propósito del presupuesto, pudiendo ser diario, semanal, quincenal, mensual, trimestral, semestral o anual.

Principios Presupuestarios

Todo sistema presupuestario se apoya en tres aspectos clave que guían el trabajo en las diferentes etapas del ciclo presupuestal:

Medios Técnicos

Incluyen el diseño de formularios, cédulas presupuestarias para la recolección de información y las herramientas (software, etc.) utilizadas para los cálculos.

Métodos

Conjunto de procedimientos empleados para elaborar el presupuesto, basados en la experiencia o en investigaciones específicas.

Principios

Revisten especial importancia, sirviendo como guías específicas o moderadores del criterio para quienes confeccionan los presupuestos.

Definición de Principio: “Son verdades fundamentales, o que se tienen por tales en un momento dado, que explican las relaciones entre dos o más conjuntos de variables”.

Alternativamente, se entiende por principio las reglas o normas de conducta que orientan la acción.

Los principios del control presupuestario son las bases fundamentales de la técnica de presupuestación que deben observarse y utilizarse.

A continuación, se presentan los principios según Héctor Salas Gonzáles:

Principios de Previsión

Recalcan la importancia del estudio anticipado y la viabilidad de las metas. Son tres:

Predictibilidad: Es posible predecir eventos futuros o deseados.
Determinación Cuantitativa: Se deben asignar unidades monetarias a cada plan de la empresa para el período presupuestal.
Objetivo: La previsión es factible cuando se persigue un objetivo claro.

Principios de Planeación

Indican cómo estructurar los planes para lograr los objetivos. Se destacan:

Precisión: Los presupuestos, como planes de acción, deben expresarse de forma precisa y concreta, evitando ambigüedades.
Costeabilidad: El beneficio de implementar el sistema presupuestario debe superar su costo de instalación y funcionamiento.
Flexibilidad: Todo plan debe permitir ajustes ante cambios imprevistos o variaciones en las circunstancias posteriores a la previsión.
Unidad: Debe existir un presupuesto único para cada función, y todos los presupuestos de la empresa deben estar coordinados entre sí.
Confianza: El apoyo decidido y la confianza en los principios y la eficiencia del control presupuestal por parte de la dirección son cruciales para su éxito.
Participación: Es esencial la intervención de todos los niveles relevantes de la organización en la planeación y control, aprovechando la experiencia de cada área.
Oportunidad: Los planes deben finalizarse antes del inicio del período presupuestal para permitir la toma de medidas necesarias.
Contabilidad por Áreas de Responsabilidad: La contabilidad debe adaptarse para servir a los fines del control presupuestal, además de cumplir con los principios contables generales.

Principios de Organización

Denotan la importancia de definir las actividades humanas para alcanzar las metas:

Orden: La planeación y control presupuestal deben basarse en una estructura organizacional clara (organigramas, líneas de autoridad y responsabilidad definidas, funciones detalladas).
Comunicación: Implica que la información relevante se transmita de manera clara, oportuna, concisa y sea comprendida de igual forma por los involucrados.

Principios de Dirección

Indican cómo conducir las acciones hacia el logro de los objetivos:

Autoridad: La autoridad debe ir acompañada de responsabilidad. La delegación de autoridad no exime al superior de su responsabilidad final.
Coordinación: El interés general de la organización debe prevalecer sobre los intereses particulares de áreas o individuos.

Principios de Control

Permiten comparar objetivos y logros. Incluyen:

Reconocimiento: Se debe reconocer el buen desempeño y abordar constructivamente las desviaciones o fallos.
Excepción: Los directivos deben centrar su atención en las desviaciones significativas (excepciones) respecto al plan, en lugar de supervisar lo que funciona correctamente.
Normas: Los presupuestos establecen normas de desempeño. Definir normas claras contribuye a la rentabilidad y eficiencia.
Conciencia de Costos: Fomentar en toda la organización la comprensión del impacto de las decisiones sobre los costos para promover la eficiencia.

Estos principios son fundamentales para el presupuesto. Su observancia en la planificación general de la empresa (misión, objetivos, estrategias) es básica, ya que apoyan la técnica de elaboración presupuestaria.

Planificación Estratégica y Presupuestaria

Concepto de Planificación

Es el proceso de prever el futuro y organizar acciones para lograr los mejores resultados posibles, en el tiempo adecuado y con los recursos disponibles.

Como proceso básico de la administración, la planificación busca determinar:

¿Qué debe hacerse?
¿Quién debe hacerlo?
¿Dónde debe hacerse?
¿Cuándo debe hacerse?
¿Cómo debe hacerse?

Esto abarca un amplio campo de decisiones, incluyendo:

Definición de objetivos.
Materialización de planes y programas.
Fijación de políticas.
Determinación de normas y procedimientos.

Todo ello es necesario para el desarrollo eficiente de las operaciones y el logro de los objetivos empresariales.

La planificación inteligente de ganancias, ventas, costos y gastos es crucial en el entorno actual, caracterizado por rápidos cambios tecnológicos y la necesidad de considerar factores sociales y políticos.

Ventajas de la Planificación

La planificación (especialmente la de utilidades) ofrece las siguientes ventajas:

Provee un método disciplinado para resolver problemas, buscando minimizar imprevistos y riesgos.
Obliga a la gerencia a estudiar tempranamente sus problemas e infunde el hábito del análisis cuidadoso antes de decidir.
Fomenta una cultura organizacional orientada a resultados, promoviendo la conciencia de costos y la utilización eficiente de recursos.
Ayuda a dirigir el capital y los esfuerzos hacia las actividades más rentables.
Establece estándares de desempeño, estimulando la mejora continua y proporcionando un sentido de propósito.
Optimiza el uso de los recursos materiales, financieros y humanos de la empresa.

Limitaciones de la Planificación

A pesar de sus ventajas, la planificación presenta ciertas limitaciones:

No es una ciencia exacta; se basa en supuestos y juicios personales, por lo que está sujeta a incertidumbre.
Requiere la cooperación y participación activa de todos los niveles gerenciales implicados para ser efectiva.
No reemplaza la función administrativa; es una herramienta de apoyo para la toma de decisiones y la consecución de objetivos, no una camisa de fuerza.
Su implementación requiere tiempo y esfuerzo continuo. La dirección debe ser paciente y comunicar claramente los métodos y propósitos para mantener el compromiso.

Características de la Planificación

La planificación se caracteriza por ser:

Un proceso permanente y continuo.
Orientada siempre hacia el futuro.
Busca la racionalidad en la toma de decisiones.
Implica seleccionar un curso de acción entre varias alternativas.
Sistemática.
Repetitiva (en ciclos).
Una técnica cíclica.
Una función administrativa que interactúa con las demás (organización, dirección, control).
Una técnica de coordinación e integración.
Una técnica que facilita el cambio y la innovación.

Presupuesto Maestro: Planificación y Control de Utilidades (PCU)

El Presupuesto Maestro es un plan integral que consolida las estimaciones de ingresos, egresos e inversiones para un período contable futuro (generalmente un año) de una entidad. Reúne los presupuestos de operaciones, financiero y de capital, así como los estados financieros proyectados correspondientes, alineados con los objetivos, metas y planes estratégicos de la organización.

Enfocar el Presupuesto Maestro como un sistema de Planificación y Control de Utilidades (PCU) implica una visión más amplia que la simple elaboración periódica. Involucra todas las fases operativas de la empresa y un enfoque sistémico.

Un sistema PCU típicamente incluye las siguientes partes:

a. Plan Sustantivo

Es la parte narrativa que establece las bases para el plan financiero. Incluye:

Objetivos generales de la empresa.
Metas específicas.
Estrategias corporativas.
Directrices de la alta dirección para la planificación.

b. Plan Financiero

Cuantifica los elementos del Plan Sustantivo en términos monetarios. Se divide en:

Plan Estratégico de Utilidades a Largo Plazo:
- Proyecciones de ventas, costos y utilidades a largo plazo.
- Proyectos de inversión en activos de capital significativos.
- Planificación del flujo de efectivo y financiamiento a largo plazo.
- Estimación de necesidades de personal a largo plazo.
Plan Táctico de Utilidades a Corto Plazo (Anual): Este es el Presupuesto Maestro propiamente dicho.
- Plan de Operaciones: Culmina en el Estado de Resultados Proyectado (incluye presupuesto de ventas, producción, compras, gastos de administración, ventas, investigación, etc.).
- Plan de Situación Financiera: Culmina en el Balance General Proyectado (activos, pasivos, patrimonio).
- Plan de Flujo de Efectivo: Presupuesto de caja o tesorería.

c. Presupuestos Variables de Gastos

Incluyen fórmulas o tasas para determinar los costos y gastos variables, especialmente los de producción, en función del nivel de actividad.

d. Datos Complementarios

Información adicional de soporte, como el análisis Costo-Volumen-Utilidad (CVU).

e. Informes de Desempeño

Reportes periódicos que comparan los resultados reales con los presupuestados, facilitando el seguimiento, la toma de acciones correctivas y la replanificación si es necesario.

Beneficios del Presupuesto Maestro

Define objetivos básicos de la empresa.
Determina la autoridad y responsabilidad para cada centro de responsabilidad.
Facilita la coordinación de las actividades de cada unidad de la empresa.
Permite el control efectivo de las actividades.
Fomenta un autoanálisis periódico del desempeño.
Contribuye a la gestión eficaz y eficiente de los recursos empresariales.
Sirve como herramienta útil para el control de costos.

Limitaciones del Presupuesto Maestro

Se basa en estimaciones y no puede predecir el futuro con exactitud.
No debe considerarse una «camisa de fuerza». La administración debe tener flexibilidad para adaptarse a circunstancias cambiantes, en lugar de forzar la realidad al presupuesto.
Su éxito depende del esfuerzo y compromiso continuo en su aplicación y seguimiento.

Presupuesto de Operaciones

Comprende las estimaciones detalladas de las actividades relacionadas con la generación de ingresos y los costos y gastos necesarios para ello durante el período presupuestario. Incluye presupuestos específicos como:

Presupuesto de Ventas
Presupuesto de Producción (para empresas manufactureras)
Presupuesto de Requerimiento de Materiales
Presupuesto de Mano de Obra Directa
Presupuesto de Gastos Indirectos de Fabricación
Presupuesto de Costo de Producción y Ventas
Presupuesto de Gastos de Venta
Presupuesto de Gastos de Administración

Se elabora de acuerdo con la estructura organizativa y los objetivos, metas y planes establecidos en el Presupuesto Maestro, culminando en el Estado de Resultados Proyectado.

Presupuesto de Ventas

Es el punto de partida del Presupuesto de Operaciones. Consiste en las estimaciones de las ventas (en unidades y/o valores monetarios) previstas para el período presupuestario. Su objetivo es proyectar los ingresos que permitirán cubrir costos, gastos y generar las utilidades deseadas.

La estimación de ventas debe basarse en una investigación sólida y análisis de factores relevantes, minimizando la dependencia de cálculos puramente empíricos.

El presupuesto de ventas sirve de base para otros presupuestos, dependiendo del tipo de empresa:

Empresas de servicios: Determina la capacidad de servicio requerida.
Empresas comerciales (mayoristas o minoristas): Determina el presupuesto de compras de mercancías.
Empresas manufactureras: Determina las necesidades de producción (presupuesto de producción).

Propósito del Presupuesto de Ventas

Su propósito principal es pronosticar o fijar anticipadamente las cantidades y/o valores de los productos o servicios a vender.

Factores que Influyen en el Presupuesto de Ventas

Diversos factores deben considerarse al preparar el presupuesto de ventas:

Datos históricos de ventas (Experiencia).
Condiciones económicas generales y del sector.
Poder adquisitivo de los consumidores.
Tendencias de precios (propios y de la competencia).
Niveles de inventario de productos terminados (propios y en el canal).
Actividad y estrategias de la competencia.
Planes de publicidad y promoción de ventas.
Potencial de crecimiento del mercado.
Capacidad de producción o de prestación de servicios de la empresa.
Factores estacionales.
Políticas de precios y crédito de la empresa.

Fórmula Ilustrativa para el Cálculo

Una fórmula conceptual (simplificada) para ilustrar la combinación de factores podría ser:

Pv = { (Vr +/- Aj +/- Cb +/- Cr) * E } +/- A

Donde:

Pv: Presupuesto de Ventas
Vr: Ventas Reales del período anterior (base)
Aj: Factores de Ajuste (eventos específicos pasados no recurrentes)
Cb: Factores de Cambio (cambios esperados en el mercado, producto, etc.)
Cr: Factores de Crecimiento (expansión, nuevos mercados)
E: Fuerzas Económicas Generales (inflación, crecimiento del PIB, etc.)
A: Factores Administrativos (decisiones internas: precios, publicidad, etc.)

Nota: Esta fórmula es conceptual. En la práctica, se utilizan métodos de pronóstico más sofisticados (cualitativos y cuantitativos).