Estrategias de Control para la Gestión de Compras Eficiente
Este documento es producto de investigaciones realizadas a organizaciones de la región, de los sectores económicos público y privado. Dentro del proyecto de investigación «La importancia del proceso de compras en las PYMES: propuesta de un modelo gerencial», se presentan algunos conceptos relativos al control en la gestión de compras, teniendo en cuenta las conclusiones del proyecto de investigación, las experiencias adquiridas y los intercambios académicos realizados con jefes de compras.
Hablar del proceso y el control de gestión de compras daría para un artículo extenso donde se hiciera un estudio completo, desde la iniciación del proceso hasta su culminación. Sin embargo, hemos considerado que sería más interesante plantear algunos aspectos relativos al control, que ayuden al lector a reflexionar sobre los controles internos que se deben aplicar en su actividad y en torno a la gestión de compras.
Tomando como base las discusiones y aspectos llevados a cabo en los seminarios de actualización sobre compras que se han mencionado anteriormente, y la bibliografía consultada, podemos tratar los siguientes aspectos relativos a la definición y al control. Un concepto más amplio se plantea en el libro titulado «Cómo mejorar y controlar las compras», el cual se encuentra en impresión y donde se recogen las experiencias vividas en algunas empresas y las sugerencias planteadas por directores de compras que laboran en la región.
En este artículo presentaremos la definición, los objetivos de la función de compras, así como el perfil del cargo por competencias laborales y las responsabilidades del director del departamento. Concluiremos con el diseño de los controles internos respectivos y la automatización del manejo informático del departamento de compras.
Definición de Gestión de Compras
Podemos definir la gestión de compras como la operación comercial que incluye un proceso cuya magnitud y alcance dependen del tamaño de la empresa, su ubicación o sector. El principal objetivo de la función de compras es la reducción de costos y la obtención de utilidades y eficiencia en el servicio. En términos generales, se trata de obtener, mediante negociaciones, los recursos necesarios que ayuden en el cumplimiento de la misión de la organización.
Objetivos de la Función de Compras
Para un efectivo cumplimiento de la misión de la organización, se señalan unos objetivos específicos al departamento de compras que parten de un principio fundamental: cuidar los fondos de la compañía y obtener utilidades.
El objetivo de utilidad está implícito en el concepto de obtener:
Materiales apropiados al precio adecuado.
La calidad justa, del proveedor conveniente, en el momento preciso.
Facilidad y agilidad en los procesos de solicitud y adquisición de materiales y servicios.
Los autores consideran que el planteamiento presentado permite dar las bases iniciales para cumplir con el objetivo y el control en la gestión de compras.