Estrategias y Técnicas de Relaciones Públicas: Reputación, Conciencia y Gestión de Crisis

Estrategias y Técnicas de Relaciones Públicas

Las relaciones públicas son el arte y la ciencia de gestionar la comunicación entre una organización y su audiencia. Una campaña de RRPP es una estrategia destinada a influir en la percepción que el público tiene de una empresa, organización o individuo.

Campañas de RRPP

1. Gestión de Reputación

Se centra en la manera en que una entidad es percibida por sus diversos públicos y en cómo se construye, mantiene o mejora esa percepción a lo largo del tiempo. A través del desarrollo de estrategias, comunicación transparente, gestión de crisis y optimización en la evaluación y ajuste, estableciendo objetivos claros como: objetivos nuevos, mejorando la entidad y manteniendo la reputación.

2. Creación de Conciencia

Se refiere al proceso de generar reconocimiento y comprensión sobre un tema específico, una marca, un producto, un servicio, una causa o una organización entre el público objetivo. Para llevar a cabo este proceso empezamos definiendo nuestro objetivo e identificando nuestro público. Debemos crear contenido atractivo con un mensaje claro y usar canales de comunicación adecuados al público objetivo para conseguir la participación de este y poder terminar con una evaluación y seguimiento del proceso para que sea un éxito.

3. Gestión de Crisis

Es un proceso crucial para proteger la reputación y minimizar el impacto negativo en una organización cuando enfrenta situaciones difíciles o inesperadas. Este proceso empieza identificando los posibles problemas en una detección temprana a través de una comunicación proactiva y gestionando todos los medios posibles para conseguir una evaluación y seguimiento eficaz.

4. Promoción de Productos/Servicios

Implica estrategias y tácticas diseñadas para aumentar la visibilidad, generar interés y persuadir a la audiencia para que compre o adopte los productos o servicios ofrecidos por una empresa. Desarrollando un mensaje convincente y emotivo, dando a conocer el producto o servicio y mediante colaboraciones. Para así conseguir un buen marketing del producto/servicio con testimonios y reseñas y la realización de eventos.

Para una buena realización y funcionamiento de estas campañas es necesario tener en cuenta los elementos clave para que se puedan ejercer:

Investigación y planificación (investigación de objetivos claros, análisis de audiencia, investigación de la competencia y entorno, desarrollo de estrategias).
Mensajes y narrativa (definición de mensaje claro y coherente, desarrollo de narrativa convincente, generar una imagen para identificarse).
Selección de canales y medios (elección de los canales de difusión adecuados y personalización del enfoque según el medio y la audiencia).
Ejecución y difusión (implementación de la campaña según el plan, gestión de logística y coordinación de eventos, monitoreo y ajuste en tiempo real según feedback).
Evolución y análisis (medición de resultados según objetivos establecidos, análisis de efectividad de la campaña, identificación de áreas de mejora para futuras campañas).

Políticas de RRPP e Identidad Corporativa

Las políticas de RRPP son un conjunto de directrices, principios y procedimientos que una organización establece para gestionar sus comunicaciones y relaciones con el público. Estas políticas se diseñan para garantizar una gestión coherente, estratégica y efectiva de la imagen y reputación de la organización.

La identidad corporativa es un concepto clave en el mundo del marketing y la gestión empresarial, ya que se refiere a la imagen pública y la percepción que una empresa proyecta. Es la representación visual, verbal y emocional de la personalidad y los valores de una empresa.

El logotipo es uno de los elementos más reconocibles de la identidad corporativa y, además de este, también puede incluir elementos como colores, tipografías y otros gráficos que se utilizan de manera consistente en todos los materiales de la empresa.

Mensajes y comunicación: la identidad corporativa también se refleja en la forma en que una empresa se comunica con sus públicos. Esto incluye el tono de voz en la comunicación escrita, los mensajes clave que se transmiten y la coherencia en la forma en la que se presenta la empresa en diferentes canales.

Cultura organizacional: Dicha identidad no solo se trata de la imagen externa de una empresa, sino también de su cultura interna. La forma en que los empleados interactúan entre ellos y con los clientes, así como los valores fundamentales de la empresa, contribuyen a su identidad corporativa.

Experiencia del cliente: desde la navegación en el sitio web hasta la atención al cliente, cada punto de contacto contribuye a la percepción general de la identidad de la empresa.

Posicionamiento en el mercado: La identidad corporativa también está vinculada al lugar que una empresa ocupa en el mercado, en cómo es percibida en comparación a la competencia y en cuál es la propuesta de valor que tiene.

Evolución y adaptabilidad: a medida que las empresas crecen y evolucionan, su identidad corporativa puede cambiar. Esto se debe a cambios en la dirección estratégica, adquisiciones, cambios en la cultura organizacional, entre otros.

Gestión de marca: esta es esencial para mantener una identidad corporativa fuerte y coherente. Esto implica establecer pautas para el uso de elementos visuales y mensajes, tanto dentro de la empresa como en todas las comunicaciones externas.

Tipos de Políticas de RRPP

Políticas de comunicación interna: explicar al trabajador cómo se tiene que comunicar dentro de la empresa.
Comunicación externa: cómo comunicarse con los proveedores y con los clientes, saber los diferentes canales que tenemos y cómo responder en ellos.
Gestión de crisis: normas a seguir cuando hay crisis.
De gestión de reputación online: personas externas consumidoras, la forma en la que respondemos y a quién.
Políticas de RSC: aquellas que vayan a afectar temas sociales.
Políticas de transparencia y ética: las empresas tienen su ética en base a su identidad.
Relaciones con la comunidad: las empresas deciden en qué campañas de patrocinio van a aportar dinero o servicios. También hay acuerdos de comunidad y territorio.
Comunicación interna de reconocimiento y premios: especificar y registrar los reconocimientos.
De Gestión de Eventos y Patrocinios: la identidad que se quiere transmitir al cliente. Qué eventos se pueden hacer. Los patrocinios tienen que tener una correlación con la propia empresa y estar a la par con los valores.
De Relaciones Públicas Internacionales: conocer la cultura de otro país.
De Relaciones con Influencers y Líderes de Opinión: que no choquen los intereses por ambas partes. Su opinión importa porque son críticos.
De Comunicación Interna de Desarrollo Profesional: algunas empresas pagan para que sus empleados hagan diferentes cursos o carreras para que estén más preparados para su puesto.
De Comunicación de Producto/Servicio: cómo damos a conocer nuestro producto. Definir cuál es el producto/servicio y definir sus límites.
De Gestión de la Imagen Corporativa y Estilo Visual: por ejemplo, que las botellas dentro de la empresa estén con el logo…
Política de Gestión de Redes Sociales: son las políticas que más cambian, por el algoritmo.
De Comunicación de Crisis de Salud Pública.
De Comunicación de Seguridad Laboral: accidentes laborales, las políticas explican cómo mejorar y evitar que pasen.

Técnicas de RRPP

Persuasión

Es el proceso mediante el cual se intenta influir en las creencias, actitudes, opiniones de otras personas. Implica utilizar estrategias y técnicas para inducir a alguien a adoptar una postura, tomar una acción o cambiar su punto de vista sobre algo. La persuasión se consigue a raíz de diferentes fuentes:

Conexión emocional.
Credibilidad y confianza.
Compromiso.
Cambio de actitudes.
Resistencia a la persuasión (tabaco fumar mata).
Reforzamiento de normas sociales (campañas de conducción).
Efectos a largo plazo (cambio climático, eliminar plástico).

Investigación y Análisis del Mercado

Procesos fundamentales para comprender el entorno en el que opera una empresa o sector. Estos procesos implican recopilar, analizar y utilizar datos relevantes sobre el mercado, los clientes, la competencia y otros factores para tomar decisiones. La investigación y análisis del mercado se basa en:

Definir objetivos.
Identificar fuentes de información.
Recopilar datos.
Analizar datos.
Tomar decisiones.
Actualizar y revisar constantemente.

Gestión de Medios

Dentro del área de comunicación, la gestión de medios juega un papel fundamental en la difusión de mensajes clave y la difusión de la marca a través de diversos canales de medios.

Relaciones con los Medios.
Desarrollo de Estrategias de Medios.
Elaboración de Comunicados de Prensa.
Gestión de Entrevistas y Oportunidades de Medios.
Monitoreo e Investigación de Medios y Tendencias.
Gestión de crisis de medios.
Entrenamiento de portavoces.
Seguimiento de la Competencia.

Diseño Gráfico

Desempeña un papel crucial en la creación de materiales visuales efectivos y atractivos que transmitan mensajes clave y refuercen la identidad de la marca.

Diseño de Material de Marketing y digital.
Diseño de Identidad Visual.
Diseño de Presentaciones.
Diseño de Embalajes y Etiquetas.
Retoque y Manipulación de Imágenes.
Seguimiento de Tendencias y Mejores Prácticas.

Elementos Clave para Organizar un Evento

Para poder definir nuestro evento debemos encontrarle el sentido en cuanto de qué se beneficia la empresa y el cliente con él.

Pasos:

Definir tipo de evento.
Adaptarse a la audiencia.
Fecha y ubicación.
Programación y actividades.
Marketing del evento.
Logística y coordinación.
Evaluación y seguimiento.
Presupuesto.
Proveedores / Patrocinadores.

Coordinación de Eventos:

Definir la temática del Evento.
Crear un Equipo de Planificación y Coordinación.

El Día del Evento:

Prevento.
Bienvenida.
Empieza el evento.
Controlar timmings.
Agradecimientos.
Despedida.
Postevento.

Tipos de Técnicas: La Comunicación Interna

Sirve para que todo vaya bien y hace énfasis en el compañerismo.

Desarrollo de Estrategias de Comunidad.
Creación de Contenido para miembros.
Fomento de la Participación.
Gestión de Plataformas de Comunidad: moderar el contenido y un uso correcto de ésta.
Facilitación del Diálogo: poder entender el mensaje dentro de cada departamento.
Organización de Eventos y Actividades: facilitar el networking.
Identificación y Gestión de Líderes de la Comunidad.
Análisis de Datos y Métricas: estadísticas para poder actuar y mejorar según estas.
Colaboración Interdepartamental.
Promoción y Difusión: lo más importante.

Sensibilización y Educación

Salud pública: dispensador de desinfectante, baños limpios… Sentirte en un ambiente seguro.
Seguridad vial: ascensores, escaleras… Trabajar de manera inconsciente el estar bien dentro de la empresa.
Medio ambiente: papel biodegradable, contenedores de reciclaje. Dentro de la compañía te transmite que son una empresa responsable.
Diversidad e inclusión: comunicación proactiva, ej: lavabos sin género.
Educación.
Prevención de adicciones: si hay zonas de fumadores, reducen el consumo de esta adicción.
Prevención de la violencia.

Relaciones con Influencers

Identificación: escoger la persona.
Acercamiento: tiene que conocer el producto/servicio.
Colaboración: definir las métricas.
Creación de contenido: la marca se tiene que ver representada.
Difusión: cuál será el alcance final.
Seguimiento y medición: resultados.

Organización de Eventos: Herramientas de Control

Las herramientas de control en la organización de eventos sirven para varios propósitos que ayudan a garantizar el éxito y la eficiencia en todas las etapas del proceso de planificación:

Planificación eficiente.
Gestión de recursos.
Seguimiento del proceso.
Comunicación y coordinación.
Optimización del tiempo futuro.

Cronograma y Calendario

Planificar de manera ordenada:

Tabla, lista o calendario con el listado de tareas y la persona asignada.
Vista general de las actividades planificadas.
Útil para establecer tiempos.

Diagrama de Gantt

Representación visual de las tareas del evento.
Barras horizontales de tarea, tiempo.
Secuencias de tareas.
Planificación detallada.

Método PERT

Interrelaciona una tarea con otra.
Establece con el gráfico la correlación de las tareas.
Tabla adjunta para fechas y responsables.
Ayuda a tener un orden establecido.

Matriz de Responsabilidades

R – Responsabilidades.
A – Aprueba.
C – Consultado.
I – Informado.
Gestor de responsabilidades y comunicación sobre el evento.

Checklist de Responsabilidades

Listado de tareas.
Forma visual de ver el volumen de trabajo.
Refuerzo de colores para entender el tiempo o lugar.

Matriz de Riesgos

Tabla con posibles riesgos.
Evaluar la probabilidad.
Grado de importancia del riesgo.

Tablero Kanban

Forma visual de ver el estado de las tareas.
Por columnas: hecho, haciendo, por hacer.
Interactivos para poder cambiar de forma fácil.

Mapa Mental

Ordenar ideas y conceptos.
Forma visual de repartir tareas.
Saber realmente qué necesitamos.

Gestión de Redes Sociales y Gestión de Recursos

Útil para que no hayan conflictos en fechas y controlar stock.

Gestión de Invitados (herramientas)

El Proyecto de Evento

Un plan de proyecto para un evento sirve como una hoja de ruta detallada que guía la planificación, ejecución y seguimiento de todas las actividades necesarias para llevar a cabo el evento con éxito.

Creación del Proyecto

Introducción y Objetivos: Descripción y objetivos del evento.
Definición del Alcance: Detallar todas las actividades e identificar los recursos necesarios.
Estructura de Desglose del Trabajo (EDT): Desglosar el alcance del evento en tareas más pequeñas y manejables y organizar las tareas en una estructura jerárquica.
Cronograma del Proyecto: Establecer una línea de tiempo detallada para el evento. Utilizar un diagrama de Gantt.
Gestión de Recursos: Asignar recursos según las necesidades de las tareas y la disponibilidad de los mismos y establecer un presupuesto y gestionar los costos del evento.
Comunicación: Identificar a todas las partes interesadas en el evento.
Gestión de Riesgos: Identificar posibles riesgos y amenazas para el éxito del evento. Evaluar el impacto y la probabilidad de cada riesgo y desarrollar estrategias.
Plan de Gestión de Calidad: Establecer estándares de calidad para el evento.
Plan de Marketing y Promoción: Desarrollar estrategias de marketing para promocionar el evento.
Evaluación y Seguimiento: Establecer métricas para evaluar el éxito del evento.
Legalidad y Regulaciones: Asegurarse de cumplir con todas las regulaciones y requisitos legales para el tipo de evento.
Seguridad y Salud: Desarrollar un plan de seguridad y salud que aborde todos los aspectos de la seguridad de los asistentes, el personal, etc.
Logística de Transporte y Alojamiento.
Tecnología y Equipamiento: Planificar y coordinar el uso de tecnología y equipos audiovisuales.
Gestión de Alimentos y Bebidas: Coordinar el catering.
Experiencia del Asistente.
Sostenibilidad y Responsabilidad Social: Integrar prácticas sostenibles.
Innovación y Diferenciación.
Gestión de Expectativas: Gestionar las expectativas de todos los stakeholders.
Sincronización y Coordinación.

Roles y Responsabilidades

Identifica las áreas clave de responsabilidad.
Evalúa las habilidades y fortalezas del equipo.
Establece roles claramente definidos.
Asigna roles específicos según las necesidades del evento.
Designa un líder de proyecto.
Fomenta la colaboración y comunicación.
Establece un sistema de seguimiento y revisión.

Cierre del Proyecto

Documentar lecciones aprendidas y mejores prácticas.
Agradecer a los participantes, patrocinadores y stakeholders.
Evaluar el cumplimiento de los objetivos del evento.
Anexos.

Presupuesto

Haz una lista con todos los elementos necesarios para llevar a cabo el evento.
Investiga sobre el coste del evento para ver si estás siendo realista.
Establece un presupuesto total: Espacio, Catering, Audiovisuales, Diseño gráfico, Personal, etc.

Gastos en Eventos

Pagas y señales a proveedores.
Gastos fijos.
Licencias.
Pagos de mercaderías o materias primas.
Pagos de los servicios.
Personal.
Promoción.

Ingresos en los Eventos

Venta de Entradas

Venta directa en el lugar del evento.
Venta previa online a través de plataforma.

Ingresos en los Eventos: Servicios Extra en el Evento

Talleres / charlas especializados.
Kit de regalos.
Extras relacionados con el evento o para el evento.
Servicio de catering o bebidas.
Fotografías.

El Precio

Costes del evento.
Valor proporcionado.
Demanda.
Percepción de valor.
Segmentación de precios.

Personal de Eventos

Coordinador general de evento.
Gerente de proyecto.
Coordinador de logística.
Coordinador de programa o contenido.
Coordinador de Marketing / promoción.
Coordinador de patrocinio.
Coordinador de producción.
Coordinador de personal / voluntarios.
Coordinador de servicio al cliente.

¿Cómo tienen que ser?

Profesional.
Comunicación efectiva.
Habilidades sociales.
Habilidades interpersonales.
Organizado.
Resolución de problemas.
Flexibilidad.
Atención al detalle.
Pasión por servicio al cliente.
Creativo.
Trabajar bajo presión.
Trabajar en equipo.

Protocolo vs Ceremonial

El protocolo se refiere a un conjunto de normas y reglas establecidas que rigen el comportamiento y la etiqueta en situaciones formales o institucionales. Estas normas están diseñadas para garantizar un comportamiento apropiado y respetuoso en varias situaciones.

El ceremonial se refiere a un conjunto de rituales y procedimientos específicos que se siguen en acontecimientos o celebraciones formales para marcar una ocasión especial. Estos rituales pueden incluir actos simbólicos, discursos, gestos o acciones que tienen un significado particular en el contexto de la situación.

El Patrocinio: Estrategia de RRPP

Forma de apoyo financiero o material proporcionado por una organización, empresa o individuo (denominado «patrocinador») a un individuo, equipo, evento, actividad o causa (denominado «patrocinado»). Este apoyo se ofrece generalmente a cambio de visibilidad, reconocimiento y asociación con la entidad patrocinada.

Estrategia de RRPP

Generación de Reconocimiento y Visibilidad.
Construcción de Imagen y Reputación.
Establecimiento de Relaciones: se relacionan como referentes (1. Financiamiento y apoyo: spot y Camp Nou 2.Visibilidad y reconocimiento para ambas partes 3.Conexiones y relaciones: ayudan a crecer a corto plazo.)

Tipos de Patrocinio

Deportivo: Enfoque en apoyar equipos deportivos, eventos o atletas. Busca asociarse con valores como el trabajo en equipo, la dedicación y el rendimiento.
Cultural: Se centra en respaldar eventos culturales, festivales, etc. Busca asociarse con valores como la creatividad, la diversidad y la expresión artística.
Social: Dirigido a apoyar causas sociales y comunitarias. Busca asociarse con valores como la solidaridad, la responsabilidad social y la inclusión.
Corporativo: Implica patrocinar eventos relacionados con el negocio de la empresa o su industria. Busca aumentar la visibilidad de la marca y fortalecer las relaciones comerciales.
Educativo: Se centra en apoyar iniciativas educativas y académicas. Busca asociarse con valores como la excelencia académica, la innovación y el aprendizaje.

Qué Patrocinio Necesitas

Los objetivos.
Define el target.
Identifica y conoce en profundidad a tus patrocinadores potenciales.
Interés general.
Anticipa las necesidades de cada patrocinador potencial.
Elabora un informe.
Dedica tiempo.

Beneficios de Patrocinar

Incrementa la lealtad del consumidor.
Aumenta la publicidad “de boca en boca”.
Incrementa las ventas.
Mejora la comunicación con el público objetivo.
Responsabilidad social.
Hacer que el consumidor se sienta que forma parte de la empresa.

Contacto con Patrocinadores

Investigación de empresas potenciales.
Encuentra los contactos adecuados.
Prepara tu propuesta de patrocinio y envíala.
Sigue con un seguimiento.
Reúnete en persona (si es posible).
Negocia los términos.
Formaliza el acuerdo.

Propuesta de Patrocinio

Cantidad de financiación.
Visibilidad de marca.
Acceso a la audiencia.
Participación en eventos relacionados.
Compromisos de promoción y marketing.
Beneficios adicionales.
Términos de cancelación o reembolso.
Informe de resultados.

Networking

El networking es una práctica desarrollada por profesionales que busca crear y aumentar una red de contactos. Conocer a personas y organizaciones, encontrar trabajo, dar a conocer productos, etc.

Protocolos de Networking

Presentación y saludo.
Tarjetas de Presentación.
Escucha Activa.
Elevator Pitch (discurso breve sobre quién eres).
Respeto al Espacio Personal.
Cortesía y Amabilidad.
Objetivos Claros.
Seguimiento: (correos electrónicos, reuniones posteriores, o invitaciones en acontecimientos futuros).
Participación Activa: Participa activamente en las actividades y conversaciones.
Vestimenta Adecuada.
Redes Sociales: Si es un acontecimiento en línea.
Agradecimiento.