Estructura Organizacional: Conceptos Clave, Diseño Eficaz y Tipos de Departamentalización
Estructura Organizacional: Conceptos Fundamentales
Definiciones
Todas las organizaciones, independientemente de su naturaleza o campo de trabajo, requieren un marco de actuación para funcionar. Ese marco está constituido por la estructura orgánica u organizacional.
«Es la división ordenada y sistemática de sus unidades de trabajo de acuerdo con el objeto de su creación.»
La estructura se refiere a la definición de los objetivos y funciones en distintos niveles de autoridad y responsabilidad; y el proceso, al cumplimiento o desarrollo de dichos objetivos y funciones, es decir, al funcionamiento de la organización.
La organización formal se compone, entonces, de cierto número de niveles jerárquicos o niveles funcionales establecidos. Esta es el resultado de normas y prescripciones sobre la manera en que se interrelacionan las unidades orgánicas y la manera en que se desarrollan las actividades.
Diseño y Componentes de la Estructura Organizacional
- La estructura de la organización, en otros términos, es un esqueleto en el que se pueden visualizar las unidades orgánicas y sus relaciones de interdependencia.
- El proceso comprende, además de las funciones administrativas de planeación, organización, dirección o coordinación, evaluación y control, los recursos materiales, humanos y financieros que apoyan dichas funciones.
- De esta forma, la estructura se refiere a la definición de los objetivos y funciones en distintos niveles de autoridad y responsabilidad; y el proceso, al cumplimiento o desarrollo de dichos objetivos y funciones, es decir, al funcionamiento de la organización.
- La estructura no puede separarse de los procesos: la primera constituye el aspecto estático (organización) y los segundos, el aspecto dinámico (funciones).
Niveles de Responsabilidad y Autoridad en la Organización
Responsabilidad
Obligación en que está todo miembro de una organización de dar oportunamente cuenta por el debido cumplimiento de los deberes asignados a él en su condición de trabajador, y está explícita la autoridad formal.
- Es un atributo moral.
- Es la evaluación del ejercicio de la autoridad y el cumplimiento de los deberes.
- Es indivisible y proporcional a la autoridad que se recibe para llevar a cabo los deberes.
Autoridad
Radica en la relación entre puestos y las expectativas del ocupante del puesto.
Por tanto, generalmente no hay resistencia a un intento de influencia basada en que, cuando una persona ingresa a una organización, ya tiene conciencia de que se requiere que los supervisores ejerzan autoridad y que los subordinados obedezcan.
El reconocimiento de la autoridad es necesario para la eficiencia organizacional.
Concepto de Autoridad
Es la capacidad de los administradores para la toma de decisiones y la utilización de los recursos del grupo sin depender de la aprobación superior.
Derecho que tiene una persona por su nivel jerárquico a exigir de otro el cumplimiento responsable de los deberes que le ha asignado en la condición de subordinado.
Delegación y Poder
Delegación
Acto bilateral mediante el cual un superior jerárquico confiere deberes y responsabilidades a un subalterno y, en algunos casos, le da la autoridad que necesita para desempeñar tales funciones cuando tiene que trabajar con otras personas bajo su mando.
Poder
Es la habilidad de hacer algo. Es la capacidad del supervisor para hacer que sus empleados hagan la tarea asignada.
Principios Fundamentales para Organizar
El diseño de la organización comprende la división del trabajo o departamentalización, la jerarquización y la delegación de tareas y autoridad.
En la estructura de organización es preciso dividir el trabajo administrativo en unidades orgánicas y delegar tareas para poder cumplir con los objetivos de la organización.
- División del trabajo: Es un proceso que se sigue para ubicar eficientemente las funciones o actividades entre las personas y las unidades orgánicas de una organización.
- Concepto de división del trabajo: Método de asignar parte de los deberes propios a otros, a través de la delegación. Asignación de actividades a cada persona: especialización.
- La especialización: Es la consecuencia de dividir el trabajo, pues las personas localizadas en una unidad orgánica y la misma unidad orgánica tienden a especializarse, debido al hecho de que ambas realizan la misma tarea.
Diferenciación Organizacional: Jerarquía y Departamentalización
La diferenciación de las organizaciones ocurre en dos direcciones: la especialización vertical de actividades, representada por la jerarquía organizacional, y la diferenciación de actividades, llamada departamentalización.
Jerarquización
Es la diferencia vertical de las tareas. Es cuando se detecta en una organización la necesidad de aumentar la calidad de la supervisión o jefatura. Es un desdoblamiento de la autoridad y se caracteriza por el crecimiento vertical del organigrama. Se refiere a la autoridad jerárquica o lineal.
Departamentalización
La división adecuada de las actividades de la organización en jurisdicciones con el propósito de cumplir con los objetivos de la organización.
Tipos de Departamentalización
Chiavenato distingue las siguientes formas:
Por funciones
Consiste en la agrupación de las actividades y tareas de acuerdo con las funciones principales desarrolladas dentro de la empresa. Ejemplo: función de producción, servicio, ventas y finanzas.
Por productos o servicios
Se agrupan las actividades de acuerdo con los productos o servicios que realiza la organización. Ejemplo: La General Motors tiene división Chevrolet, la Cadillac, etc. Un hospital puede dividirse en departamento de radiología, de cardiología, de pediatría.
Por localización geográfica
Se denomina también departamentalización territorial o regional. Es una forma de organización muy utilizada por empresas dispersas territorialmente o cuyas operaciones están dispersas geográficamente, que logra una supervisión local, efectiva y descentralizada. Es más conveniente para el área de producción y de ventas.
Por clientela
Es una agrupación de actividades que refleja un interés fundamental por el consumidor del producto o servicio ejecutado por la organización. Por ejemplo: una tienda de ropa se puede dividir en departamento infantil, masculino, femenino. La división de un banco en préstamos a minoristas o mayoristas.
Por procesos
Es utilizada más a menudo en las empresas industriales a los niveles más bajos de la estructura organizacional en las áreas productivas o de operaciones.
Por proyectos
Es un criterio utilizado en las empresas de gran tamaño, como astilleros navales (barcos), obras de construcciones civiles (edificios) o de construcción industrial (fábricas) y empresas hidroeléctricas, entre otras, las cuales, además del personal especializado, exigen un largo periodo para la realización de sus proyectos.
Por tiempo
Es una departamentalización derivada y no principal. Toma en consideración los periodos o ciclos de tiempo en que los empleados deben desarrollar sus actividades, por ejemplo: 1er turno, 2do turno, etc.
Por números
Consiste en dividir un grupo de máquinas o de empleados en subgrupos de una cierta cantidad. Por ejemplo, cuadrillas de trabajadores.
Por matriz
No solo se departamentaliza sobre una base técnica, sino también sobre una base administrativa. La supervisión es doble: al ser técnica por el técnico en jefe y administrativa por el jefe administrativo.
Instrumentos para Organizar
Los instrumentos para hacer más efectiva y clara la función de organizar son:
Organigrama
Son la representación gráfica de la estructura de la organización, consiste en un esquema o boceto compuesto por un conjunto de líneas y símbolos que ayudan a definir las interrelaciones organizacionales.
Manuales
Son los libros o carpetas en las cuales se especifican por escrito las diferentes interrelaciones de la estructura organizacional. En los manuales se establecen de forma clara y concisa las funciones, tareas, autoridad y responsabilidad de los individuos.
Flujograma
Representa en forma gráfica la secuencia que siguen las operaciones de un determinado procedimiento y/o el recorrido de las formas o los materiales.
Concepto de Organigrama
Es la representación gráfica de la estructura orgánica de una institución o de una de sus áreas, en la que se muestran las relaciones que guardan entre sí los órganos que la componen.
Queda claro que los organigramas son una manera de describir la estructura de una organización que refleja de una manera específica las redes de autoridad y comunicación formales.
A menudo, el organigrama es un modelo simplificado de la estructura. No es una representación exacta de la realidad y, por tanto, tiene limitaciones.
Muestra solo algunas relaciones, aun en el nivel de la organización formal, y ninguna en la organización informal.