Estructura Organizativa: Dimensiones, Elementos y Modelos

1. Introducción

La estructura de una organización identifica las responsabilidades que corresponden a los distintos puestos y departamentos, las líneas de autoridad y los mecanismos de coordinación entre ellos. Los organigramas son una representación gráfica de la estructura organizativa; esta responde a factores y características del entorno externo que influyen en el diseño de los departamentos y a factores del entorno interno que influyen en la distribución de tareas, coordinación y toma de decisiones.

Dimensiones E.O

Vertical: comunicación y coordinación las actividades desde el nivel jerárquico superior hacia los niveles inferiores con objeto de asegurar coherencia en los objetivos –>Horizontal: comunicación y coordinación entre departamentos y empleados para lograr alinear los esfuerzos y lograr los objetivos de la organización.

Elementos E.O

Cadena de mando: Establece las líneas de autoridad superior-subordinado, establece las responsabilidades y asegura que los directivos cumplen con el objetivo de maximizar el valor de la empresa. El organigrama resume las líneas de autoridad. La cadena de mando reduce la discrecionalidad en la toma de decisiones ya que los directivos han de reportar a sus niveles superiores (flujos de autoridad verticales) y los niveles de autoridad son verticales (top-down) y horizontales, representados en este caso por el nivel de autoridad que corresponde a un mismo nivel jerárquico dentro de la organización.

Ámbito de control: Hace referencia al número de niveles subordinados que informan a cada directivo. El ámbito de control determina el número de directivos y de niveles de gestión de una organización. Los ámbitos de control reducidos (6-8) se asocian a estructuras organizativas verticales “altas” –con muchos niveles jerárquicos-, lo que es señal de ineficiencias. Los ámbitos de control amplios (10-20 y más) otorgan más responsabilidades a los niveles inferiores. Son organizaciones más “planas” que compensan los déficits de control a través del uso intensivo de nuevas tecnologías en procesos de gestión de la información.

Línea y staff: es la clasificación de los puestos directivos y tareas dentro de una organización. Se distingue entre línea: posiciones de carácter ejecutivo, cuyos responsables cuentan con autoridad y staff: posiciones de apoyo y asesoramiento a los esfuerzos realizados en las líneas. La diferencia en línea y staff se refleja en la capacidad para la toma de decisiones y la autoridad de sus directivos. Ahora las organizaciones se caracterizan por combinar línea y staff lo que permite reducir los canales de información intermedios, mayor grado de descentralización en la toma de decisiones y circulación del conocimiento dentro de toda la organización.

2. Coordinación vertical y horizontal

C.V: Diseño basado en el control y la eficiencia y línea de mando y autoridad top-down: la toma de decisiones siempre corresponde a los niveles jerárquicos superiores. Mecanismos de C.V: Jerarquía establecida a través de la cadena de mando; Rutinas, normas y reglas, sistemas formales de reporte; Control de resultados y rendimiento individuales; Sistemas de información formales verticales (top-down y bottom-up).

C.H: Prima la coordinación y la colaboración, superando las barreras entre departamentos y facilitando la coordinación entre empleados. La toma de decisiones está descentralizada entre distintos niveles jerárquicos. Mecanismos de C.H: Sistemas de información; Sistemas comunicación informales; Creación de sub-grupos de trabajo interdepartamentales con un objetivo específico; Creación de la figura permanente y formal de supervisor/coordinador; Definición de equipos de proyecto de carácter temporal.

3. Modelos de estructura organizativa

Funcional: Las actividades se agrupan en base a sus funciones y es efectiva cuando las actividades requieren experiencia, eficiencia y coordinación vertical. Funcional: (1) Favorece economías de escala dentro de los departamentos funcionales (2) Permite el aprendizaje y desarrollo de habilidades dentro de cada departamento. Desventajas: (1) Limita la capacidad de respuesta a los cambios del entorno (2) Depende en exceso de la jerarquía lo que introduce retrasos en la toma de decisiones.

Divisional: Las actividades se agrupan divisiones en base a criterios de línea de producto, áreas de negocio… Cada división se organiza como un grupo funcional con coordinación a nivel de división y es adecuada para grandes empresas con varias líneas de negocio y diversificadas. Ventajas: (1) Favorece rápida adaptación a condiciones entorno (2) Descentralización en la toma de decisiones. Desventajas: (1) Reduce las economías de escala dentro de departamentos (2) Reduce la especialización técnica y el desarrollo de habilidades especializadas.

Matricial: Las actividades y las líneas de producto/negocio son igualmente relevantes; Se apoya tanto en la coordinación vertical como horizontal; Los responsables de las divisiones de negocio y de las funcionales tienen la misma autoridad. Ventajas: (1) Flexibilidad y capacidad de adaptación a cambios (2) Equilibrio entre coordinación horizontal y vertical. Desventajas: (2) La autoridad dual puede generar bloqueos y confusiones.

Horizontal: La estructura se crea en torno a procesos esenciales y no en torno a tareas, funciones o lugares geográficos; Los miembros de los equipos reciben formación para poder realizar las actividades de forma indistinta; Reduce la jerarquía vertical y se central en el valor para el clientes o consumidor. Ventajas: (1) Flexibilidad y rapidez de respuesta a las necesidades del cliente. Desventajas: (1) Exige un modelo de liderazgo innovador y compartido.

Modular: La organización extiende la coordinación horizontal y vertical fuera de los límites de la propia organización: subcontrata varias de sus tareas a terceros y coordina las actividades desde la sede central creando una red virtual. Ventajas: Permite a las organizaciones de menor tamaño acceder a recursos y talento existente en otras organizaciones. Desventajas: Pérdida de control de los directivos sobre producción y empleados.