Faltante y sobrante de caja chica
EFECTIVO:
Está constituido por dinero de curso legal o equivalentes, como monedas, billetes de banco, cheques y deposito bancarios a la vista, destinado al pago de las operaciones y obligaciones de la empresa.
PARTIDAS QUE CONFORMAN EL EFECTIVO:
1.Efectivo en caja.
2. Efectivo en Banco
PARTIDAS QUE CONFORMAN EL EFECTIVO EN CAJA:
1. Monedas y billetes nacionales. 2. Monedas y billetes extranjeros. 3. Cheques recibidos y no depositados. 4. Cesta ticket. 5. Vauchers de tarjetas decredito y débito.
PARTIDAS QUE NO CONFORMAN EL EFECTIVO EN CAJA:
1. Vales de caja. 2. Cheques posfechados. 3. Cheques devueltos.
PARTIDAS QUE CONFORMAN EL EFECTIVO EN BANCO
1. Cheques emitidos y depositados. 2. Depósitos emitidos y depositados. 3. Inversiones temporales. 4. Notas de crédito. 5. Notas de débito.
PARTIDAS QUE NO CONFORMAN EL EFECTIVO EN BANCO:
1. Depósitos en bancos cerrados o intervenidos. 2. Inversiones temporales. 3. Depósitos en bancos extranjeros.
CONTROL INTERNO DEL EFECTIVO:
El control del efectivo incluye medidas administrativas para evitar errores y fraudes, dificultar eventuales manejos dolosos y detectar las irregularidades a tiempo.
1.Todas las operaciones de efectivo deben ser ejecutadas y manejadas por 2 o más personas. Es relativamente fácil para una sola persona cometer un fraude, pero cuando tiene que actuar junto con otra persona que lo controle, se hace más difícil. Cuanto mayor sea el número de personas involucradas para controlar los movimientos de efectivo, menores serán los fraudes.
2.Efectuar todos los pagos, a partir de cierta cuantía, mediante cheques autorizados, revisados y firmados por personas distintas
3.Evitar la manipulación demasiado frecuente y el acceso de muchas personas al efectivo
4.Que nunca sean las mismas personas, quienes reciban dinero o efectúen pagos, las que realices las anotaciones en los libros de contabilidad
5.El cajero solo llevara el libro de Ingresos y egresos de caja, y conservara solamente una copia de cada comprobante, enviando los originales al departamento de contabilidad. Depositara en el banco todos los ingresos de efectivo, íntegros, lo antes posible y mantendrá todos sus registros al día en todo momento. Antes de finalizar cada jornada diaria, redactara un comprobante de depósito bancario, por el total de los ingresos de última hora para enviarlos a depositar en el banco a primera hora del día hábil siguiente.
6.El cajero no ha de tener acceso a la correspondencia de los clientes y/o proveedores de la empresa, ni a los libros de contabilidad
7.Se puede hacer o crear una cuenta puente transitoria de fondos por depositar, en la que se debitaran los ingresos diarios, que por cualquier concepto sean recibidos y se acreditará los importes de los depósitos bancarios que se efectúen. Lógicamente el saldo de esta cuenta debe ser cero o igual al importe de los últimos ingresos del día, los cuales no hubo tiempo de llevar al banco a depositar.
NORMAS VIGENTES PARA EL EFECTIVO EN BANCOS:
1. No se deben emitir cheques al portador. 2. Los cheques deben tener el sello de NO ENDOSABLE. 3. Los cheques deben tener la fecha de caducidad. En Venezuela 1 ano. 4. Las conciliaciones se deben hacer mensualmente.
CAJA:
Es la cuenta que se encarga de registrar todo el efectivo que ingresa a la empresa, bien sea en monedas, billetes o cheques, dándosele un cargo y es abonada para registrar la salida de estos ingresos cuando son depositados en el banco. Es una cuenta real del balance general que va ubicada dentro de él.
CAJA CHICA:
Es un fondo destinado para el pago de desembolsos menores utilizados, cuyo monto es establecido por la gerencia de la empresa y dependerá de la complejidad de sus operaciones diarias. Debe ser utilizado solo para ese fin y se podrá aumentar
en la medida que se requiera. Tendrá un custodio o responsable que responderá por el manejo de la misma y la utilización de su fondo. Tiene saldo deudor y va ubicada en el balance general dentro del activo corriente disponible. Se crea mediante un cheque emitido a favor del custodio. El fondo Caja Chica permanecerá.
CONTROL INTERNO DE CAJA CHICA:
1. Debe tener un custodio. 2. Monto del fondo establecido. 3. Todos los gastos deben estar soportados. 4. Debe tener un límite de pago. 5. Los comprobantes de caja deben tener un número correlativo y estar firmados por el beneficiario y el custodio de caja. 6. Los vales de caja (adelanto de dinero) deben estar soportados y tener la firma de autorización.
SOBRANTE DE CAJA CHICA:
Es el dinero que aparece en exceso, con respecto al monto establecido al hacer la relación de los gastos efectuados. Cuando se da un faltante de dinero en la caja chica (el cual no debería de suceder) al hacer reembolso se realiza un asiento, en el que, la diferencia se abona a una cuenta llamada sobra:
FALTANTE DE CAJA CHICA:
Es el dinero que falta con respecto al monto al monto establecido al hacer la relación de los gastos efectuados. Cuando se da un faltante de dinero en la caja chica, al hacer un reembolso en el que la diferencia se carga a una cuenta llamada faltante de caja chica.
REGLA DE EVALUACION DE EFECTIVO:
El efectivo se debe valuar a su valor nominal. El presentado por moneda extranjera, se debe valuar a la cotización aplicable en la fecha de elaboración de los estados financieros, es decir, a la tasa de cambio de la fecha de cierre.
ARQUEO DE CAJA CHICA:
Es la inspección ocular del efectivo, por medio del cual se hace un rencuentro de todo el dinero, en monedas, billetes y cheques, asi como de los vales y comprobantes en el poder del cajero. Luego se compara con el total del saldo que indique los libros de contabilidad.