Fundamentos de Gestión Empresarial: Planificación, Decisiones y Estructura Organizativa
Tipos de Planificación según su Orientación Temporal
La planificación es un pilar fundamental en la gestión empresarial, y su enfoque puede variar significativamente según la orientación temporal que se le dé. A continuación, se describen los principales tipos:
Planificación Reactiva
La intención del planificador reactivo es recuperar una situación anterior, respondiendo a problemas o desviaciones ya ocurridas.
Planificación Inactiva
Consiste en actuar para que todo siga igual y evitar que se produzcan cambios, manteniendo el statu quo.
Planificación Proactiva
La planificación en una organización proactiva se concentra en pronosticar el futuro y prepararse para él, aprovechando las oportunidades y eliminando las amenazas.
Planificación Interactiva
Parte de la premisa de que el futuro es controlable. Los defensores de este tipo de planificación creen que el futuro se ve afectado por lo que hace una empresa y los demás. Precisamente por estas características, la planificación interactiva abarcará el diseño de un futuro deseable y de los métodos que nos permitirán llegar a él.
Niveles de Planificación: Estratégica, Táctica y Operativa
La planificación se desglosa en diferentes niveles dentro de una organización, cada uno con un alcance y un horizonte temporal distintos:
Planificación Estratégica
Es el proceso que implica tomar decisiones sobre las metas a largo plazo de la organización y los caminos para alcanzarlas.
Planificación Táctica
Es el conjunto de procedimientos para traducir metas amplias y planes estratégicos en metas y planes específicos que son importantes para una porción definida de la organización, a menudo un área funcional, como Marketing o Recursos Humanos.
Planificación Operativa
Es la tarea de identificación de los procedimientos y procesos específicos que se requieren en los niveles inferiores de la organización.
Certeza, Incertidumbre y Riesgo en la Toma de Decisiones
La información disponible es crucial en el proceso de toma de decisiones, definiendo el contexto en el que se opera:
Certeza
Estado que existe cuando quienes toman las decisiones disponen de información completa y precisa.
Incertidumbre
Existe cuando quienes toman decisiones no cuentan con información suficiente para conocer las consecuencias de acciones distintas.
Riesgo
Cuando no es posible conocer el resultado futuro de las decisiones, pero sí podemos calcular la probabilidad de los diversos hechos futuros.
¿Por qué los Directivos son Reacios a la Planificación?
A pesar de sus beneficios, la planificación a menudo enfrenta resistencia por diversas razones:
- Los directivos son personas muy ocupadas.
- Los administradores prefieren tratar de resolver problemas inmediatos.
- A los directivos les suele gustar más hacer que pensar.
- Los planes pueden usarse para medir resultados, lo que implica rendición de cuentas.
- Los hechos futuros son considerados imprevisibles.
- Gran número de empresas, especialmente pequeñas, subsisten en el mercado sin planificar.
Ventajas y Desventajas de la Toma de Decisiones en Grupo
La toma de decisiones en grupo presenta tanto beneficios como desafíos:
Inconvenientes de la Planificación en Grupo
- Dominio de un miembro del grupo, que lleva las decisiones hacia sus intereses.
- La satisfacción es más probable con los grupos (decisión que satisface, pero no optimiza ni maximiza).
- Las presiones para evitar el desacuerdo pueden conducir a un fenómeno que se llama pensamiento de grupo (groupthink).
- El desplazamiento de la meta: La meta debería ser obtener la mejor solución posible para un problema. Un nuevo objetivo, como «ganar la discusión», se convierte en más importante que resolver el problema.
Ventajas de la Toma de Decisiones en Grupo
- La consideración de más perspectivas.
- La posibilidad de usar más información.
- La estimulación intelectual debida a procesos de debate.
- El conocimiento más exacto de la decisión por un mayor número de personas afectadas por ella.
- El mayor compromiso de las personas con la decisión tomada.
Características de los Objetivos Efectivos
Para que los objetivos sean útiles y alcanzables, deben cumplir con ciertas características clave:
- Medible: El objetivo debe expresar de la forma más concreta posible qué se pretende alcanzar y cuándo.
- Centrado en resultados: Las medidas se deben establecer en los outputs, no en las actividades necesarias para conseguirlos.
- Realizable: El objetivo debe establecer una meta con posibilidades de realización. Las personas deben ver esa meta como algo alcanzable y conseguible.
- Flexible: El objetivo debe poder ser modificado si surgen acontecimientos inesperados o sucesos imprevistos.
Elementos Clave de la Función de Organización
La función de organización aborda cómo estructurar y coordinar los recursos de una empresa para lograr sus metas. Las cuestiones fundamentales incluyen:
- Especialización y diseño del trabajo: ¿Cómo dividir el trabajo de una organización y definir las tareas?
- Departamentalización: ¿Según qué criterios agrupar las tareas en departamentos?
- Jerarquía: ¿Cuántos niveles tiene la pirámide organizativa?
- Tramo de control: ¿Qué número de personas debe supervisar cada directivo?
- Delegación: ¿Quién será responsable de la ejecución de las tareas?
- Descentralización: ¿Qué grado de concentración presentará la toma de decisiones?
- Coordinación: ¿De qué manera garantizaremos la unidad de actuaciones de las unidades y departamentos?
- Formalización: ¿Cuán importantes serán las normas y procedimientos?
Tipos de Decisiones según Herbert Simon
Herbert Simon clasificó las decisiones basándose en su estructura y recurrencia:
Decisiones Programadas
Responden a situaciones particulares pero frecuentes. La rutina y lo repetitivo permite desarrollar un procedimiento para abordarlas.
Decisiones No Programadas
Son nuevas e inestructuradas. No hay un procedimiento específico para tratar el problema. Estas se basan más en soluciones a través de juicios, intuición y creatividad.
Factores que Dificultan la Toma de Decisiones
La complejidad de las decisiones puede aumentar debido a varios factores:
- Carencia de estructura y riesgos asociados.
- Incertidumbre.
- Conflicto.
Actividades Clave de la Función de Organización
La función de organización implica una serie de actividades esenciales para establecer una estructura eficiente:
- Identificar y clasificar las actividades requeridas.
- Agrupar las actividades necesarias para lograr los objetivos.
- Asignar responsables de cada agrupación.
- Coordinar los distintos grupos tanto horizontal (al mismo nivel) como vertical (línea jerárquica).
El Conflicto: Definición y Tipos
El conflicto es una parte inherente de las interacciones humanas y organizacionales:
Definición de Conflicto
Hace referencia a la existencia de presiones opuestas procedentes de fuentes distintas.
Tipos de Conflicto
Existen principalmente dos niveles de conflicto:
- El conflicto psicológico (interno).
- El que surge entre personas o grupos (interpersonal o intergrupal).