Fundamentos del Proceso Administrativo y Sistemas Contables en la Empresa
El Proceso Administrativo
El proceso administrativo es una metodología que permite al administrador o a cualquier otra persona manejar eficazmente una organización. Consiste en estudiar la administración como un proceso integrado por varias etapas, en las que cada una responde a 6 preguntas fundamentales: ¿Qué? ¿Para qué? ¿Cómo? ¿Con quién? ¿Cuándo? ¿Dónde?
Planeación
Es la determinación del rumbo hacia el que se dirige la organización y los resultados que se pretenden obtener mediante el análisis del entorno y la definición de estrategias para minimizar riesgos, con la finalidad de lograr la misión y visión organizacional.
Elementos de la planeación
- Misión: La razón de ser de la empresa; su propósito permanente.
- Visión: El estado deseado en el futuro; provee dirección y estimula acciones presentes.
- Objetivos estratégicos: Resultados específicos, medibles y cuantificables en un tiempo determinado.
- Estrategias: Cursos de acción que muestran la dirección y el empleo de recursos.
- Programas: Conjunto de actividades, responsabilidades y tiempos necesarios.
- Políticas: Lineamientos generales para la toma de decisiones.
- Presupuestos: Proyección cuantificada de los recursos necesarios.
Tipos de planeación
- Estratégica: Realizada en los altos niveles de la organización.
- Táctica o funcional: Planes elaborados en cada área de la empresa.
- Operativa: Diseñada de acuerdo con los planes tácticos.
Organización
Es el establecimiento de relaciones de conducta entre trabajo, funciones, niveles y actividades de los empleados para lograr la máxima eficiencia.
Elementos de la organización
- Establecimiento de la estructura óptima de la empresa funcional.
- Coordinación adecuada de trabajo y funciones por áreas afines.
- División de cada proceso en partes o labores.
- Asignación a los puestos de las labores correspondientes.
- Establecimiento de instructivos.
- Determinación de autoridad y responsabilidad de cada nivel.
Sistemas Contables
La contabilidad es un instrumento para comunicar los fenómenos empresariales con manifestación financiera. Los sistemas contables son el conjunto de clasificaciones, registros, procedimientos y controles para gestionar activos, pasivos, ingresos y egresos.
Implantación de un sistema contable
Para su correcta implementación, se deben considerar los siguientes criterios:
- Analizar las operaciones de la empresa.
- Registrar las operaciones adecuadamente.
- Establecer una comprobación interna.
- Registrar las operaciones en libros.
- Diseñar estados contables y reportes estadísticos.
- Facilitar auditorías internas y externas.
- Proveer reportes a organismos gubernamentales.
Catálogo de Cuentas
Es una lista pormenorizada de los conceptos que integran el Activo, Pasivo, Capital contable, Ingresos y Egresos. Se integra por:
- Rubros: División de los elementos (ej. Activo circulante).
- Cuentas: Nombre asignado a cada concepto (ej. Bancos).
- Subcuentas: Detalle de la cuenta (ej. Banamex).
Proceso Contable
El proceso contable se divide en las siguientes fases:
- Sistematización: Organización de los elementos.
- Valuación: Cuantificación monetaria de las transacciones.
- Procesamiento: Registro y elaboración de estados financieros.
- Evaluación: Calificación de la información financiera.
- Información: Comunicación de resultados y recomendaciones.
Principios de Organización
La organización se apoya en principios fundamentales para delimitar responsabilidades, simplificar registros y coordinar operaciones. Entre los principios generales destacan:
- La organización es un medio para alcanzar la eficiencia.
- La responsabilidad y autoridad son inherentes a los puestos, no a las personas.
- Un jefe no delega su responsabilidad original, solo la comparte.
- La estructura debe fijar las bases para la selección de personal.