Fundamentos Esenciales de la Estructura Organizacional y la Gestión Empresarial
La Organización: Conceptos Fundamentales
La organización tiene diversas acepciones en la literatura administrativa. Una como sinónimo de empresa y la otra como fase del proceso administrativo, sobre la cual nos vamos a ocupar.
Definiciones de Organización
- “La organización implica una estructura de funciones o puestos intencional y formalizada”.
- “La organización es el proceso de disponer y destinar al trabajo la autoridad y los recursos entre los miembros de una organización, en una forma tal que puedan lograr los objetivos organizacionales de manera eficiente”.
- “Organización es la estructuración técnica de las relaciones que deben existir entre las funciones, niveles y actividades de los elementos materiales y humanos de un organismo social, con el propósito de lograr su máxima eficiencia dentro de los planes y objetivos señalados”.
Componentes de la Organización
Consiste en dividir y relacionar el trabajo para alcanzar las metas fijadas:
- Establecer la estructura organizacional.
- Delinear las relaciones o líneas de enlace que faciliten la coordinación.
- Crear las descripciones de cada puesto, indicando atribuciones, relaciones, responsabilidades y autoridad.
- Fijar requerimientos o cualidades requeridas del personal para cada puesto.
En resumen, la organización consiste en identificar las actividades requeridas, agruparlas en áreas y puestos de trabajo, asignarlas y jerarquizar tanto los puestos como las funciones correspondientes.
Propósito y Naturaleza de la Organización
La estructuración de las funciones y actividades organizacionales se logra mediante la generación de áreas funcionales, puestos y niveles jerárquicos que faciliten la coordinación del esfuerzo de todos los miembros de la empresa y propicien mayores niveles de eficiencia en la distribución y manejo de los recursos, así como en el logro de los objetivos organizacionales. Estos elementos están implícitos en el denominado Organigrama.
Otros Objetivos de la Organización
- Establecer los departamentos o áreas funcionales especializadas de la empresa.
- Definir jerarquías, las que determinan el grado de autoridad y las responsabilidades inherentes a cada nivel de la empresa.
- Definir qué labor debe desempeñar cada uno de los miembros de la organización mediante la elaboración de descripciones y perfiles de puestos.
El Organigrama
- El organigrama describe gráficamente los puestos en la compañía y cómo están organizados.
- Muestra un retrato de la estructura de mandos y las diversas actividades que realiza cada persona.
Tipos de Organización: Formal e Informal
Organización Formal
Es aquella que se establece de manera deliberada para alcanzar un objetivo específico. Se caracteriza por tener una estructura claramente definida y contar con políticas y reglamentos de acción claros y conocidos por sus miembros que la conforman.
Organización Informal
Se refiere a las relaciones sociales que se desarrollan espontáneamente entre los individuos, y cuyas actividades no siguen reglamentos ni estructuras específicas.
Conceptos Clave en la Estructura Organizacional
Estructura Organizacional Vertical
Es aquella “caracterizada por una línea de mando angosta y muchos niveles jerárquicos”. Esto implica que existen muchos niveles entre los administradores de mayor jerarquía y los de más bajo nivel.
Tramo de Control
Es el número de subordinados que reportan directamente a un ejecutivo o supervisor.
Autoridad
Es el derecho legítimo a tomar decisiones y a decir a la gente qué hacer. La autoridad reside en los puestos más que en las personas.
El Diseño Organizacional
El diseño organizacional implica seleccionar alternativas en lo que respecta a cuatro propiedades estructurales:
División del Trabajo
Es un proceso mediante el cual el diseñador de la estructura organizacional descompone un proceso complejo en pequeñas tareas (el alcance o rango del puesto y la profundidad del puesto).
Departamentalización
Creación de nuevas unidades u órganos de la organización, con el mismo nivel jerárquico.
Tipos de Departamentalización
Departamentalización por Producto o Servicios
- Abarca la diferenciación y agrupamiento de actividades de acuerdo con los diferentes productos, líneas de productos o servicios que ofrece la empresa.
- Además, permite a la dirección general delegar a su ejecutivo divisional amplia autoridad para la realización de las diversas funciones que se desprenden del proceso aludido a un producto o un servicio.
Departamentalización por Función
- Implica la agrupación de unidades organizacionales, basada en la especificación de las actividades acordes a funciones administrativas.
- Por ejemplo: Departamentos de Producción, Mercadotecnia y Ventas, Recursos Humanos y Finanzas.
Departamentalización Territorial o Geográfica
Se refiere a la diferenciación y agrupamiento de las actividades en relación con la localización en la que el trabajo será desempeñado o el área de mercado a ser servida por la empresa. Este tipo de departamentalización es usada por empresas de gran escala o con actividades físicas o geográficamente dispersas.
Departamentalización por Clientes
- Agrupamiento de actividades de acuerdo con el tipo de personas para quienes el trabajo es ejecutado.
- Las características de los clientes constituyen la base para este tipo de departamentalización, la cual refleja un interés fundamental por el consumidor (o usuario) a fin de brindarle un servicio adecuado y un seguimiento personalizado.
- Las tiendas de ropa, por ejemplo, suelen establecer departamentos para damas, caballeros o niños. Otro ejemplo son empresas de tipo bancario o de seguros.
Departamentalización por Procesos
Esta agrupación se aplica comúnmente en empresas manufactureras donde las actividades se agrupan respecto a un proceso o tipo de equipo.
Departamentalización por Números Simples
- Consiste en la agrupación de unidades organizacionales en función de un número predeterminado de miembros que pueden componerlas.
- Así, cuando el número de miembros sobrepasa el límite establecido, se crea una unidad más.
- El ejército es un ejemplo típico de esta forma de agrupación.
- El éxito depende del número de personas que participan en él.
Departamentalización por Tiempo
- Corresponde a la agrupación de unidades organizacionales en relación con períodos.
- Una forma típica de agrupación suele darse cuando se establecen unidades en función de los turnos de trabajo de una fábrica, el caso de hospitales y bomberos, en donde sus jornadas laborales van en función de la atención de las 24 horas del día y existe la necesidad de establecer turnos rotativos para cubrir las diferentes actividades de estas agrupaciones organizacionales.
Longitud del Tramo de Control y Circunstancias
La coordinación de las tareas realizadas en la organización es uno de los aspectos clave del diseño organizacional. Retomamos que un tramo de control, tramo administrativo o tramo de autoridad, está en función del número de subordinados que dependen de un gerente, administrador o supervisor.
Factores a Considerar para el Tramo de Control
- El tamaño de la organización.
- La tecnología.
- La especialización.
- Las actividades empresariales.
- Las políticas generales.
Tramos Amplios
Ventajas:
- Los superiores se ven obligados a delegar.
- Se deben establecer políticas claras.
- Los subordinados deben ser cuidadosamente seleccionados.
Tramos Estrechos
Ventajas:
- Estrecha supervisión.
- Estricto control.
- Rápida comunicación entre subordinados y superiores.
Desventajas:
- Los superiores tienden a involucrarse en exceso en el trabajo de los subordinados.
- Muchos niveles administrativos.
Delegación de Autoridad
La jerarquía divide a la organización en niveles de autoridad, asignando a los jefes o superiores una autoridad específica sobre los niveles inferiores, y en donde se establece el tipo de autoridad de estos. Es el proceso por el cual los gerentes distribuyen la autoridad a sus subalternos y se asignan responsabilidades nuevas o adicionales.
Aspectos de la Delegación
Se da por cuatro aspectos:
- El que delega asigna objetivos a ellos.
- El que delega concede autoridad.
- La aceptación es una responsabilidad.
- El que delega hace que el otro sea responsable de los resultados.
Diferencia entre Autoridad y Poder
- El Poder es la habilidad para influir en las personas, grupos, esencial para el logro y realización de los objetivos individuales, organizacionales y sociales.
- La Autoridad es el derecho conferido por el puesto para dar órdenes.
Centralización y Descentralización
Centralización
La facultad de tomar decisiones no se delega de manera uniforme a los diferentes puestos conforme desciende en la escala jerárquica. La autoridad no se delega de manera integral en paquetes de todo o nada. Por muy formal que sea la delegación de autoridad, sus límites están sujetos a la interpretación personal.
Relación entre Departamentalización y Centralización
- Mientras más grande sea la tendencia a crear departamentos o áreas que necesiten funcionar interrelacionados en su labor diaria y en sus decisiones a corto, mediano y largo plazo, mayor será la necesidad de coordinarlos desde la parte alta de la jerarquía y, por tanto, mayor será la tendencia a la centralización.
- La relación entre centralización y delegación de autoridad es inversamente proporcional.
- Esto quiere decir: a menor delegación de autoridad, mayor centralización; a mayor delegación de autoridad, menor centralización.
Características de la Centralización
- Una sola persona toma decisiones.
- Esto da uniformidad a la operación organizacional.
- Resulta ventajosa para una empresa pequeña.
- Se requiere menos personal altamente capacitado y especializado.
- Una sola persona toma las decisiones, por lo que los demás tienen que ejecutarlas.
- Se requieren menos informes.
- Esta característica es consecuencia de los pocos niveles jerárquicos que existen en las empresas centralizadas.
Descentralización
Es el grado en que la autoridad y la responsabilidad se delegan de los niveles superiores a los niveles inferiores de la empresa. Mientras más grande es la empresa, más complejo se vuelve su funcionamiento.
Características de la Descentralización:
- Los directivos pueden dedicar su tiempo a promover la expansión de la empresa y a elaborar la planeación estratégica.
- Todos los administradores (de cualquier nivel) toman decisiones.
- El nivel de motivación de los empleados de niveles inferiores es mayor cuando se les permite tomar decisiones en vez de seguir órdenes de los superiores.
Tipos de Autoridad en la Organización
Autoridad de Línea
La autoridad de línea muestra la relación jefe-subordinado y, por lo tanto, la relación autoridad-responsabilidad que le es inherente.
Autoridad de Staff
Esta relación se produce cuando existen unidades que le dan a la organización algún tipo de información especializada o asistencia técnica que normalmente toma la forma de recomendaciones, consejos o sugerencias.
Estructuras Organizacionales
Estructura Horizontal
Se caracteriza “por una línea de mando amplia y pocos niveles jerárquicos”. Cada administrador tiene a cargo un mayor número de personas, lo que hace que la distancia entre los administradores de mayor jerarquía y los demás sea lo más corta posible.
Estructura Funcional
En este tipo de estructura organizacional, una de las más empleadas, los departamentos o áreas funcionales representan tareas sustantivas de la empresa. Esta estructura agrupa a personas que tienen una posición similar dentro de la organización o que desarrollan funciones semejantes, utilizando recursos y habilidades del mismo estilo.
La estructura funcional puede encontrarse en varios tipos de organización, aunque generalmente se aplica en pequeñas y medianas empresas por la facilidad de interpretación y seguimiento que brinda. Las áreas funcionales o departamentos se encuentran prácticamente en todas las empresas sin importar su giro o tamaño. La departamentalización en la estructura funcional se apoya “en la interdependencia tecnológica de los trabajos de los puestos y áreas funcionales”.
Ventajas de la Estructura Funcional:
- Facilita la supervisión.
- Promueve la especialización.
- Ofrece fácil comprensión y seguimiento de su operación.
- Refleja la forma general de trabajar en la empresa.
- Genera líneas de comunicación simples y claras.
- Simplifica la toma de decisiones.
- Los procesos de capacitación y desarrollo son más sencillos debido a la especialización del trabajo.
Desventajas de la Estructura Funcional:
- Pueden surgir conflictos de interés entre las áreas.
- La coordinación se vuelve más difícil.
- Se limita el desarrollo gerencial y su visión global de la empresa.
- El personal tiende a identificarse más con su departamento que con la empresa.
Estructura Divisional o Basada en el Mercado
A este tipo de estructura se le llama estructura divisional o estructura basada en el mercado, la cual “está integrada por unidades autónomas autocontenidas”. Conforme a los objetivos estratégicos, las empresas pueden elegir una estructura divisional por productos o servicios, por clientes o geográfica.
Estructura Divisional por Productos o Servicios
Cuando las actividades se agrupan con base en los productos o servicios que comercializa la empresa, se dice que esta presenta una estructura divisional por productos. Las empresas adoptan este tipo de estructura cuando el crecimiento hace indispensable que se nombre a varios gerentes divisionales, con autoridad sobre las funciones de producción, ventas y servicio respecto a sus líneas de productos.
Ventajas de la Estructura Divisional por Productos o Servicios:
- Los esfuerzos se concentran en las líneas de producción.
- Se promueve el desarrollo y la diversidad de las líneas de producción y servicios.
- La empresa se enfoca en la satisfacción de sus clientes.
- Refleja la forma general de trabajar en la empresa.
- Se puede actuar más rápidamente para satisfacer los gustos y las necesidades de los clientes.
Desventajas de la Estructura Divisional por Productos o Servicios:
- Los gerentes de división son sinónimo de gerentes generales, por lo que deben tener mayores habilidades y experiencia, y por tanto su costo por concepto de honorarios es mayor.
- La dirección puede tener una línea de mando demasiado grande y difícil de controlar.
- Se puede generar un vacío de poder entre las divisiones y áreas funcionales básicas.
Estructura Divisional por Zona Geográfica
Este tipo de estructura se genera cuando las empresas crecen abriendo sucursales o plantas en lugares geográficos distintos al lugar de donde son originarias; o cuando su crecimiento las conduce a penetrar en mercados nuevos. En todo caso, la estructura divisional geográfica se recomienda cuando las empresas tienen un ámbito de acción territorialmente extenso.
Ventajas de la Estructura Divisional por Zona Geográfica:
- Los esfuerzos se concentran para satisfacer las necesidades específicas de cada región.
- Se logra mayor presencia y mejor imagen ante los clientes.
- Se cuenta con personal especializado.
- Al contar con divisiones regionales se está lo más cerca posible del mercado, tanto de los clientes como de los proveedores.
- Se puede abarcar un mercado más grande que cuando no se cuenta con divisiones regionales.
Desventajas de la Estructura Divisional por Zona Geográfica:
- La supervisión por parte del director general se vuelve muy compleja.
- Se incrementan los costos por la necesidad de mantener una sucursal en cada región.
- Se requiere una estructura completa en cada región, aunque más pequeña que en la matriz.
Estructura Divisional por Clientes
Cuando las empresas tienen productos tan diversificados que las necesidades de sus clientes son muy distintas entre sí, se adopta una estructura divisional por clientes. En este tipo de estructura el interés primordial de la empresa está en sus clientes, por lo que las actividades se organizan con base en el servicio que se les desea brindar.
Ventajas de la Estructura Divisional por Clientes:
- El proceso de toma de decisiones para la resolución de problemas está directamente relacionado con las necesidades y expectativas de los clientes.
- Las habilidades y esfuerzos están coordinados para producir o comercializar un producto o servicio.
- Debido a la especialización del trabajo, se produce un mejor nivel de desempeño en las actividades realizadas.
Desventajas de la Estructura Divisional por Clientes:
- Se requiere de gran capacidad y habilidad para la resolución de problemas en el área de clientes.
- Puede dificultarse la definición de los grupos de clientes.
- Es posible que algún grupo de clientes quede fuera de las divisiones y no se le atienda adecuadamente.
Organización Matricial
La estructura matricial agrupa a las personas simultáneamente por funciones y divisiones; es decir, combina las estructuras funcional y divisional mencionadas. A diferencia de los demás tipos de estructuras organizacionales, esta no es aplicable en cualquier tipo de empresa, ya que está pensada para desarrollarse en aquellas que trabajan en proyectos. Un proyecto es un conjunto de actividades únicas, particulares y específicas, que tiene un lapso determinado para realizarse y al que se le asignan recursos para conseguirlo.
Una Empresa Utiliza la Estructura Matricial Cuando:
- Quiere desarrollar productos y/o servicios de manera más rápida posible.
- Requiere de un alto grado de comunicación y cooperación entre los miembros de los diversos grupos.
- La innovación y la creatividad representan la ventaja competitiva más representativa de la empresa.
- En esta estructura organizacional “cada empleado reporta tanto a un administrador funcional o de división, como a uno de proyecto o de grupo”.
Ventajas de la Organización Matricial:
- Debido a que en cada proyecto se reúnen especialistas de las diferentes áreas funcionales, estos se sensibilizan respecto a la importancia del trabajo que realizan las áreas que no son de su especialidad.
- Ahorra costos por la flexibilidad en la utilización del personal.
- La empresa tiene una orientación hacia los resultados, enfocando la generación de utilidades de los proyectos.
Desventajas de la Organización Matricial:
- Es muy fácil que se puedan suscitar conflictos de autoridad.
- Puede crearse un vacío de autoridad con los empleados participantes en los proyectos.
- La competencia entre proyectos puede llevar al desequilibrio en el apoyo a los mismos.
- Se requieren muchas reuniones de trabajo prolongadas.
Unidades Estratégicas de Negocios (UEN) y la Organización Virtual
Las Unidades Estratégicas de Negocios (UEN) son “pequeñas empresas establecidas en sí mismas como unidades de una gran compañía, para la promoción y manejo de cierto producto, o líneas de productos, como si se tratara de una actividad empresarial independiente”.
Una Organización Virtual es “un concepto más bien amplio referente a un grupo de empresas o individuos independientes, enlazados entre sí por medio de la tecnología de la información”.
El Control en la Administración
El control es la evaluación y medición de la ejecución de los planes, con el fin de detectar y prever desviaciones, para establecer las medidas correctivas necesarias.
Importancia del Control
- Establece medidas para corregir las actividades.
- Se aplica a todo: a las cosas, a las personas, a los actos.
- Determina y analiza las causas que pueden originar las desviaciones.
- Proporciona información acerca de la situación de la ejecución de los planes.
Principios del Control
- Equilibrio: A cada grupo de delegación conferido debe proporcionarse el grado de control correspondiente. La autoridad se delega, la responsabilidad se comparte.
- De los Objetivos: Se refiere a que el control existe en función de los objetivos, es decir, el control no es un fin, sino un medio para alcanzar los objetivos preestablecidos. Es necesario establecer medidas específicas de actuación.
- De la Oportunidad: El control, para que sea eficaz, necesita ser oportuno, es decir, debe aplicarse antes de que se efectúe el error.
- De las Desviaciones: Todas las variaciones o desviaciones que se presenten en relación con los planes deben ser analizadas detalladamente, de tal manera que sea posible conocer las causas que las originaron.
- Costeabilidad: El establecimiento de un sistema de control debe justificar el costo que este represente en tiempo y dinero, en relación con las ventajas reales que este reporte.
- De Excepción: El control debe aplicarse a las actividades excepcionales y representativas, a fin de reducir costo y tiempo, es decir, a las estratégicas.
- De la Función Controlada: Señala que la persona o la función que realiza el control no debe estar involucrada con la actividad a controlar. Ejemplo: La persona más idónea para auditar los estados financieros no será quien los elaboró.
Etapas del Control
- Establecimiento de Estándares: Un estándar puede ser definido como una unidad de medida que sirve como modelo, guía o patrón con base en la cual se efectúa el control.
Tipos de Estándares:
- Estándares Estadísticos: (históricos, análisis de datos).
- Estándares Fijados por Apreciación: Juicios de valor, resultado de las experiencias pasadas del administrador.
- Estándares Técnicamente Elaborados: Se fundamentan en un estudio objetivo y cuantitativo de una situación de trabajo específica.
- Medición de Resultados: Consiste en medir la ejecución y los resultados, mediante la aplicación de unidades de medidas, que deben ser definidas de acuerdo con los estándares. Se valen de los sistemas de información y dependen de la calidad de la información.
- Corrección: La utilidad concreta y tangible del control está en la acción correctiva para integrar las desviaciones en relación con los estándares.
- Retroalimentación: A través de esta etapa la información obtenida se ajusta al sistema administrativo al correr del tiempo.
Control por Áreas Funcionales
- Control de la Producción
- Control de la Calidad
- Control de Inventarios
- Control de Compras
Control de Mercadotecnia
- Control de Ventas (Planeación de la producción)
Control de Finanzas
- Control Presupuestal
- Control Contable
- Costos
- Auditorías
Control de Recursos Humanos
- Auditoría de Recursos Humanos
La Dirección en la Administración
La dirección es la función ejecutiva que consiste en guiar y supervisar a los miembros de la institución para el logro de los objetivos.
Características de la Dirección
- Impartir órdenes.
- Acciones destinadas a lograr objetivos.
- Se realiza en todos los niveles de la organización.
- Etapa más creativa del Proceso Administrativo (PA).
Elementos de la Dirección
- Motivación.
- Liderazgo.
- Comunicación.
- Toma de decisiones.
Motivación
Motivación es persuadir o inducir, es decir, convencer a otros para que realicen determinadas acciones que queremos que las realicen. La motivación en esencia consiste en hacer que cada cual cumpla con su trabajo con entusiasmo, porque deseen hacerlo.
Automotivación
La podemos definir como la capacidad propia interior, la cual está relacionada con la creatividad de cada cual.
Recomendaciones para la Automotivación:
- Establecer una meta y no alejarse de ella.
- Complementar objetivos de largo plazo con objetivos de corto plazo.
- Constantemente aprender cosas nuevas, las cuales signifiquen un desafío.
Liderazgo
El liderazgo está asociado a la capacidad de mando, el cual tiene que ver con el poder informal, es decir, que no está expresamente detallada jurídica como organizacionalmente, sino con aquella capacidad propia de ciertas personas de hacerse obedecer por otros.
Componentes del Liderazgo
- Mando.
- Órdenes.
- Comunicación: Consultiva, Ejecutivas o Imperativas.
Toma de Decisiones
La toma de decisiones se puede definir como la selección entre diversas alternativas de un determinado curso de acción. Para una buena toma de decisiones es fundamental analizar previamente los fenómenos y diagnósticos sobre una problemática determinada, antes de decidir, y siempre será mejor el análisis colectivo que el personal.
Estilos de Dirección
Es una forma o característica de quien ejerce la función directiva, la cual está determinada fundamentalmente por el carácter del jefe y también por circunstancias institucionales.
- Autoritario o Autocrático.
- Democrático o Participativo.
- Liberal o Permisivo.
Estilo Autoritario o Autocrático
Efectos:
- Bajo nivel de motivación.
- Poca participación en el trabajo.
Características:
- No promueve la asesoría.
- No utiliza la participación.
- Ejerce un control permanente.
- El jefe adopta todas las decisiones.
- No emplea la autocrítica.
- Los resultados se obtienen con presión psicológica.
- Se genera clima de temor e inseguridad.
Estilo Democrático o Participativo
Características:
- Promueve la participación.
- Recurre a la asesoría.
- Estimula el trabajo en grupo.
- Confía en la capacidad del grupo.
- Hay disposición a la revisión, a la autocrítica.
- Se utiliza la política de puertas abiertas.
Efectos:
- Eleva el nivel de la participación.
- Aumenta el grado de satisfacción en el trabajo.
- Cuenta con mayor colaboración y apoyo por parte del grupo.
- Los resultados se obtienen por colaboración.