Fundamentos Esenciales para la Planificación y Gestión de Proyectos
Diagnóstico de Proyectos: Conceptos Fundamentales
El diagnóstico es la actividad mediante la cual se interpreta, de la manera más objetiva posible, la realidad que interesa transformar. Permite identificar los problemas prioritarios, sus causas y efectos, las posibles áreas o focos de intervención, y también las eventuales soluciones a dichos problemas.
Preguntas Clave del Diagnóstico
- ¿Cuáles son los problemas que afectan a cierto grupo de personas?
- ¿Quiénes están afectados por el o los problemas?
- ¿Cuáles son las principales causas y efectos de ese problema?
Instrumentos y Técnicas de Recolección de Información
Son procedimientos y dispositivos de mediación y relación que favorecen la imaginación y la inteligencia colectiva, la co-creación o la producción cooperativa entre iguales.
- Lluvia de Ideas: Es una técnica que utiliza procedimientos y dispositivos de mediación y relación para favorecer la imaginación, la inteligencia colectiva, la co-creación o la producción cooperativa entre iguales.
- Línea de Tiempo: Permite identificar los acontecimientos más destacables de los últimos años. Entre un grupo de personas que inician un proceso, es una forma de ayudar a reconstruir cómo han percibido los precedentes del tema a debate.
- Sociograma: Sirve para identificar el grado de aislamiento o conexión en las tareas propuestas, y las alianzas necesarias. Puede representarse de formas triangulares, rectangulares o circulares.
- Flujograma: Busca identificar las relaciones de causa-efecto, ya sea partiendo de frases seleccionadas o formulando directamente los elementos que los participantes consideran que están influyendo en un tema central.
- FODA (Fortalezas, Oportunidades, Debilidades, Amenazas): Permite definir y contextualizar una situación problemática en una localidad a partir de cuatro marcos: Debilidades, Amenazas, Fortalezas y Oportunidades. Conviene trabajar en grupos pequeños y luego llevarlo a una reunión plenaria para discutir el sentido por contraste de lo construido en cada grupo y, finalmente, entre todos.
- Diagrama de Causa y Efecto: Es la representación de varios elementos (causas) de un sistema que pueden contribuir a un problema (efecto).
Metodologías y Herramientas de Planificación
Cartografía Participativa
Es una herramienta de fundamental importancia para el fortalecimiento de los procesos de investigación, gestión y planeación, ya que son las propias comunidades o grupos sociales quienes representan su espacio geográfico y la proyección que hacen de este.
Teoría del Cambio
Es un instrumento que sirve para determinar los cambios que generará la intervención, sus insumos necesarios, los efectos y externalidades posibles y, sobre todo, para la medición de su impacto.
Marco Lógico
Es una herramienta para facilitar el proceso de conceptualización, diseño, ejecución y evaluación de proyectos. Su énfasis está centrado en la orientación por objetivos, la orientación hacia grupos beneficiarios y la facilitación de la participación y comunicación entre las partes interesadas.
Árbol de Problemas
Es una técnica metodológica que permite describir un problema social y, al mismo tiempo, conocer y comprender la relación entre sus causas y efectos. Se estructura en:
- Causas
- Problema Principal
- Efectos
Árbol de Objetivos
Presenta el análisis como un árbol con los resultados o logros en la parte superior (copa), y los objetivos específicos en la parte inferior (raíces). El tronco corresponderá al objetivo general (el problema central transformado en la realidad esperada y deseable). Como «raíces secundarias» se recomienda incluir aquellos insumos o apoyos necesarios para lograr los objetivos específicos.
Actores Involucrados en Proyectos
Identificación de Actores y Grupos Relevantes
- Actores Principales: Son aquellos actores afectados directamente por el proceso, ya sea de modo positivo o negativo. Ejemplo: Instituciones educativas.
- Actores Secundarios: Son actores que pueden verse afectados y/o influenciar de manera positiva o negativa en el proceso. Juegan un papel intermedio y pueden tener un efecto importante en los resultados del proceso.
- Actores Externos: Son actores que no están directamente involucrados, pero pueden ser afectados por el proceso o influenciar de manera positiva o negativa. Ejemplo: Colegios.
Recursos Necesarios para Proyectos
Todo proyecto requiere para su realización una serie de recursos (bienes, medios, servicios, etc.) para obtener el producto y lograr el objetivo inmediato.
- Recursos Materiales: Es necesario conocer los recursos materiales que serán utilizados y las cantidades estimadas.
- Recursos Humanos: Para elaborar el listado del recurso humano, es necesario que este esté bien definido y detallado. El cronograma permitirá definir las jornadas de trabajo de cada una de las personas.
- Recursos Institucionales: Incluyen el valor de un terreno, aportes de la comunidad (como un teléfono, una computadora, una resma de papel, etc.).
Formulación de Objetivos de Proyecto
Objetivos Generales
Los objetivos generales o principales son el impacto directo (cambio esperado) que pretende generar el proyecto; por lo tanto, suelen llamársele también objetivos de impacto.
Características de los Objetivos Generales
- Realistas: Es decir, alcanzables a través de los recursos y el tiempo disponibles.
- Precisos: Detallando al menos los beneficiarios del proyecto y el cambio o impacto esperado.
- Medibles: Permitiendo obtener información para evaluar el estado de avance y el nivel del cambio esperado.
- Complementarios: Es decir, que el conjunto de objetivos identificados contribuyen mutuamente al objetivo general y entre sí.
Objetivos Específicos
Estos objetivos enmarcan todas aquellas acciones que se convierten en los propósitos específicos que el proyecto debe alcanzar y cuya sumatoria nos lleva, sin duda alguna, a la obtención del objetivo general y, por ende, a la solución del problema planteado.
Características de los Objetivos Específicos
- 100% verificables
- Finitos
- Exponer alta calidad
Indicadores de Proyecto: Proceso, Producto y Resultados
- Proceso: Son las actividades relacionadas con la ejecución y la manera de efectuarlas para producir un producto. Estos indicadores permiten observar cómo se están realizando las actividades. Ejemplo: Número de pacientes atendidos diariamente por doctor.
- Producto: Se refieren a los servicios producidos y entregados. Ejemplo: Cantidad de personas atendidas por el programa de salud dental.
- Resultados: Son los resultados a nivel de cumplimiento del objetivo general del proyecto e implican un mejoramiento en la población objetivo. Ejemplo: Disminución de la tasa de mortalidad infantil.
Seguimiento y Monitoreo de Proyectos
Es un procedimiento sistemático empleado para comprobar la eficiencia y efectividad del proceso de ejecución de un proyecto, con el fin de identificar los logros y debilidades, y recomendar medidas correctivas para optimizar los resultados deseados.
Aspectos Clave del Monitoreo
- Determinar el progreso en la ejecución del proyecto.
- Dar retroalimentación a los involucrados sobre el proyecto.