Gestión Administrativa y Financiera en Centros Educativos: Procesos y Documentación Clave

Gestión Administrativa y Financiera en Centros Educativos

1. Gestión Administrativa y Académica en la Escuela

La gestión administrativa y académica es fundamental en el ámbito escolar, ya que integra tareas que proporcionan un soporte formal y legal indispensable para el desarrollo de los procesos técnico-pedagógicos propios del centro educativo. Implica diversas acciones:

• Presentación de solicitudes, escritos y comunicaciones a los órganos de las administraciones públicas.
• El dictado de resoluciones sobre los procedimientos y su notificación por parte de la administración, así como los efectos causados por la falta de resolución.
• El uso de medios electrónicos, informáticos y telemáticos para que las personas se relacionen con la administración educativa y ejerzan sus derechos.
• El cómputo de los plazos.
• El registro de documentos y la gestión de archivos.

Las tareas específicas que se realizan en este ámbito son las siguientes:

1.1. Registro de Documentos en los Centros de Educación Infantil y Primaria

• Registro de entrada y salida de correspondencia.
• Registro de matrícula de alumnado.
• Registro de libros de escolaridad.
• Registro de ausencias y permisos del profesorado.
• Registro de actas del claustro de profesorado.
• Registro de actas del consejo escolar.
• Registro de inventario de material y mobiliario.
• Registro de presupuesto.
• Registro de contabilidad y de justificaciones de gastos.

1.2. Gestión de los Archivos

Los archivos se diferencian en:

• Archivos de gestión: Constituidos por la documentación activa o de uso cotidiano para las actividades del centro.
• Archivos históricos: Corresponden a la documentación de uso muy infrecuente y considerada de valor histórico por el centro.

1.3. Documentación Académica

• Expedientes académicos (ERPA).
• Actas de evaluación.
• Informe de evaluación individualizado.
• Libro de escolaridad.

2. Documentos de Gestión Clave

Los principales documentos utilizados para la gestión en un centro educativo son:

• Registro de Matrícula: Relación nominal del alumnado matriculado, incluyendo número de matrícula, datos personales, fecha de ingreso y de salida del centro, y centro de procedencia.
• Libro de Actas del Claustro: Contiene las actas de las sesiones del claustro de profesores, detallando fecha, hora y lugar, asistentes, desarrollo del orden del día, deliberaciones, acuerdos y firmas.
• Libro de Contabilidad: Registra el movimiento contable de la gestión económica del centro.
• Expedientes Académicos (ERPA): Incluyen datos de identificación del centro, datos y caracterización del alumno o alumna en diversos aspectos, número y fecha de matrícula, resultados de las evaluaciones, decisiones de promoción o titulación, medidas de adaptación o diversificación curricular y observaciones.

3. Técnicas de Gestión: Diagramas de Planificación

Los diagramas de planificación consisten en la elaboración de cuadros que relacionan las actividades y las unidades de tiempo (Fantova, 2001, p. 167). Se utilizan para el análisis de redes, buscando identificar la relación entre las partes de un proyecto, así como la concatenación del tiempo y del espacio.

4. El Presupuesto Escolar: Elaboración y Control

La elaboración del presupuesto económico de un centro educativo se rige por los siguientes criterios básicos:

• Principio de Coherencia: Alineación con los objetivos del centro.
• Principio de Derivación: Basado en las necesidades y actividades planificadas.
• Principio de Realismo: Ajustado a la realidad económica y recursos disponibles.
• Principio de Universalidad: Debe incluir todos los ingresos y gastos.
• Principio de Integridad: Presentación completa y sin omisiones.
• Principio de Publicidad: Transparencia y accesibilidad de la información.

4.1. Tipos de Gastos de un Centro

Los gastos se clasifican en:

• Fijos: De infraestructura y mantenimiento, y de personal.
• Variables: De funcionamiento.

Como criterios para decidir sobre los gastos variables se proponen los siguientes:

• Prioridad.
• Rentabilidad.
• Aprovechamiento.
• Material simple.
• Mantenimiento.
• Compensación.

4.2. Fases de la Elaboración de un Presupuesto

Las fases para la elaboración de un presupuesto son las siguientes (Ruiz, 2001, p. 137):

1. Establecimiento de un balance de situación.
2. Determinación de las prioridades.
3. Confección de un borrador de presupuesto, que realizará el secretario/a del centro y que dé respuesta a todas las necesidades.
4. Realización de un anteproyecto de presupuesto por parte de la comisión económica del Consejo Escolar, a partir del borrador que es valorado, revisado y modificado antes de convertirse en anteproyecto y ser sometido a aprobación.
5. Aprobación del presupuesto por parte del Consejo Escolar.
6. Desarrollo de un método contable claro por parte del secretario/a.
7. Presentación y aprobación de las cuentas anuales a partir del análisis de la ejecución del presupuesto, por parte del Consejo Escolar.
8. Elaboración de la memoria económica para la justificación a la Administración Educativa.

4.3. Órganos Intervinientes en el Presupuesto

Los órganos que intervienen en la elaboración, desarrollo y control del presupuesto son:

• El director o directora.
• El secretario o secretaria.
• El Consejo Escolar.
• La comisión económica.