Gestión de Bibliotecas Digitales y Sistemas de Contenidos Web

Concepto de Biblioteca Digital

“Una biblioteca digital es una colección estructurada y organizada de documentos digitales, desarrollada según una política y un esquema conceptual, que ofrece a sus usuarios servicios de valor añadido, fundamentados precisamente en la colección, o en aspectos relacionados con la misma.”

Una biblioteca digital debería organizarse atendiendo al sistema que forman los contenidos, los servicios y los usuarios.

• Los contenidos se organizan y estructuran en forma de colecciones, con sus estándares de descripción correspondientes.
• Sobre las colecciones se desarrollan servicios especializados para los usuarios, servicios que le añaden valor al contenido de la colección.

Desarrollo y Digitalización

Evolución y Enfoques

1. Se desarrollan productos de software y de hardware para resolver problemas técnicos que dificultaban su implementación.
2. Se pone el énfasis en los procesos técnicos y organizativos de la digitalización.
3. Se atiende al análisis de la utilización que hacen los usuarios.
4. Se orienta a satisfacer las necesidades específicas del usuario, atendiendo a su contexto.

Fases de un Proceso de Digitalización de Colección

• Definición de objetivos de la colección.
• Identificación de la comunidad de usuarios.
• Análisis de costes y beneficios.
• Selección de materiales.
• Definición de flujos de trabajo.
• Definición de soluciones técnicas.
• Implantación y puesta en marcha.
• Monitorización, control y mantenimiento.
• Preservación y conservación de materiales digitales.
• Evaluación de resultados.

Herramientas de Colaboración y Trabajo

Groupware y Flujos de Trabajo

Groupware: una herramienta informática especialmente diseñada para ayudar a los usuarios a trabajar en colaboración de la forma más eficaz. Para ello, incentiva el flujo de información.

• Sirve como herramienta de soporte para el Computer-Supported Cooperative Work, CSCW.

Flujo de trabajo es el conjunto de procesos y transacciones específicas necesarias para la concepción, diseño y creación de productos de todo tipo.

• En el ámbito del groupware, se aplica al proceso informativo susceptible de informatización.

Propósito del Groupware

• Comunicación: ayuda a compartir información.
• Coordinación: ayuda a organizar las tareas de cada individuo.
• Colaboración: ayuda a las personas a trabajar juntas.

Wikis

• Entorno de trabajo y edición en colaboración.
• Se orienta a la edición en colaboración de contenido informativo textual.
• Organiza la información con una arquitectura hipertextual.
• No tiene flujos de trabajo.
• Importante control de cambios y modificaciones en el contenido.
• Bajo nivel de seguridad.

Gestión de Contenidos y Metadatos

Funcionalidad Añadida a CMS

• Identificar la funcionalidad necesaria.
• Buscar complementos de software (plugins, módulos).
• Identificar directorios o repositorios de estos complementos.
• Comprobar compatibilidad de versiones.
• Comprobar y satisfacer requerimientos.
• Instalar el complemento.
• Activar y configurar (permisos, tipos de contenido…).
• Comprobar funcionamiento correcto.

Dublin Core (DCterms)

Contributor, coverage, creator, date, description, format, identifier, language, publisher, relation, rights, source, subject, title, type.

Wikificación

• Unificar el diseño y la estética de los artículos.
• El término que titula el artículo debe ir en negrita al comienzo del artículo, la primera vez que se menciona. Tener introducción concisa.
• Estructura adecuada, dividiendo cuando sea posible el artículo en secciones, intentando separar los párrafos correctamente y procurando corregir las posibles faltas de ortografía, redacción y sintaxis.
• Añadir enlaces internos y externos.
• Categorías.
• Contenido de Commons.
• Tres secciones (Referencias, Véase también y Enlaces externos) al final.

Esquema de Metadatos en CMS

1. Creación/modificación de tipo de contenido: Editar el tipo de contenido e incorporar el esquema de metadatos.
2. Uso de plugins o módulos complementarios: Buscar plugin/módulo que incorpore el esquema, comprobar compatibilidad, instalar, activar y configurar.
3. Uso de herramienta de edición de esquemas de metadatos, externa o integrada.

Agregación: integración de terceros en un sistema de gestión de contenidos, provenientes de sindicación.

Sindicación: hacer que contenidos (información, metadatos) de un sitio web sean utilizables en otro, usando un formato estándar.

Manual de Usuario y Documentación

• Definir usuario/destinatario.
• Escribir de forma comprensible.
• Explicar problema y presentar solución.
• Estructura y partes (índice).
• Instrucciones y procedimientos en el cuerpo del manual.
• Uso de imágenes.
• Texto legible.

Sistemas de Gestión de Contenidos (CMS)

Definición y Tipos

Content Management: el resultado final de un proceso de distribución de información, que concreta el acceso, la presentación y organización de recursos de información preexistentes en el sistema de información, de diferente procedencia y naturaleza, respaldados desde una política editorial.

• Es un proceso complejo de colección, gestión y publicación de contenido informativo en el entorno digital:
  • Colección: creación o adquisición de información.
  • Gestión: creación, gestión y mantenimiento de repositorios.
  • Publicación: extracción de componentes del repositorio para la creación de publicaciones (tanto componentes informativos como funcionales).

Enterprise Content Management (ECM): “Las estrategias, métodos y herramientas utilizadas para capturar, gestionar, almacenar, preservar y distribuir contenidos y documentos relacionados con los procesos de la organización. Las estrategias ECM permiten la gestión de información no estructurada de la organización, en cualquier lugar que se encuentre esta información.”

Web Content Management (WCM): “Es una subsección de la gestión de contenidos. Es un programa que ayuda a mantener, controlar, cambiar y ensamblar el contenido de una página web. El contenido se mantiene en una base de datos y se ensambla mediante un lenguaje… El usuario interactúa con el sistema a través de un navegador web…”

Herramientas CMS

Para desarrollar la gestión de contenidos se usan las herramientas de software denominadas sistemas de gestión de contenidos (Content Management System, CMS). Un CMS es una herramienta de software que da soporte a los procesos de creación y gestión de servicios y productos de información digitales.

Subsistemas del CMS

• Sistema de gestión: Encargado de la gestión de los aspectos administrativos del sistema, y del control del funcionamiento del mismo.
• Sistema de colección: Encargado de la captura, almacenamiento y organización de los contenidos y objetos.
• Sistema de publicación: Encargado de la definición, creación y publicación de los productos de información.

Funcionalidades Básicas

• Creación de contenidos
• Captura de objetos
• Publicación de productos
• Categorización
• Búsqueda
• Personalización
• Agregación y sindicación
• Gestión de usuarios
• Seguridad
• Flujos de trabajo
• Control de versiones
• Ciclo de vida de contenidos
• Gestión de repositorio

Desarrollo de Colecciones Documentales

Fases Ideales

• Estudio de necesidades de información.
• Definición de objetivos de la colección.
• Selección de componentes de la colección.
• Implementación de la colección.
• Publicación, mantenimiento y control.
• Evaluación y mejora.

Objetivos de la Colección

• Resolver las necesidades y problemas identificados en el documento de análisis y estudio de necesidades de usuarios.
• Alinear la colección con la política y con los recursos disponibles en la biblioteca o archivo.

Implementación y Publicación

Implementación de la colección:

• Creación de la colección:
  • Selección de contenidos.
  • Creación de contenidos (Documentos, Metadatos, Esquemas de clasificación).
• Definición de flujos de trabajo.
• Criterios de calidad.

Publicación de la colección:

• Disposición de la colección para el acceso público.
• Necesidad de establecer una política de mantenimiento y control (Colecciones cerradas, Colecciones abiertas).
• Preparar y ejecutar mecanismos de evaluación del servicio.

Gestores de Colecciones

Están orientados a publicar colecciones de documentos especializados y temáticos, enfocados en la gestión de la colección de documentos digitales. Se les puede identificar como herramientas para Digital Asset Management.

• Gestionan recursos y documentos de diferentes tipos, con los metadatos asociados.
• Organizan los documentos en colecciones.
• Pueden incorporar gestión de usuarios avanzada.

Funcionalidades de los Gestores

• Administración del sistema.
• Control e identificación de usuario: privilegios.
• Definición de una colección.
• Selección de materiales y documentos.
• Descripción y etiquetado.
• Revisión y aprobación.
• Publicación.
• Archivo.