Gestión Documental y Conservación de Archivos: Conceptos Esenciales

Clasificación de Documentos de Archivo

Clasificar es una operación intelectual consistente en establecer divisiones, categorías, grupos o clases jerárquicamente. En el ámbito de los archivos, las herramientas usadas para la clasificación de documentos son los llamados ‘cuadros de clasificación’.

Según T.R. Schellenberg, existen tres elementos clave para clasificar documentos:

• La estructura orgánica del ente que los produce.
• Las acciones que producen los documentos.
• Los asuntos sobre los que tratan los documentos.

Schellenberg estableció, además, tres tipos de clasificación:

Tipos de Clasificación Documental

• Clasificación orgánica: Se agrupan los documentos según el organigrama de la entidad, respetando el principio de procedencia.
• Clasificación funcional: Deriva del estudio de las funciones realizadas por una entidad. Se respeta el principio de procedencia y es un método estable, ya que no está sujeto a los cambios del organigrama.
• Clasificación por materias: Deriva del análisis del contenido de los documentos, es decir, de los asuntos o temas que abordan. No respeta el principio de procedencia; un archivo no debe organizarse NUNCA por materias (este método se usa para describir los documentos).

En el ámbito de los archivos, el instrumento que sirve para clasificar los documentos se denomina ‘cuadro de clasificación’.

Calendarios de Conservación Documental

Los calendarios de conservación recogen, normalmente en forma de tabla, los acuerdos sobre valoración tomados por las comisiones calificadoras para las series documentales evaluadas. Se publican en boletines oficiales para su conocimiento público.

El dictamen de las comisiones calificadoras de documentos sobre una serie documental puede ser:

• Conservación total (CT): Implica su conservación permanente para las generaciones futuras.
• Conservación parcial (CP): Se recurre al muestreo, eliminando el resto de la serie documental.
• Eliminación total: Es la destrucción física de toda la serie documental.

Archivos y Memoria Histórica

La memoria se define como: «la exposición de hechos, datos o motivos referentes a determinado asunto».

Murguía parte de la hipótesis de que la relación entre memoria y archivo se articula a partir de dos movimientos. El primero, por la retención de memoria en el archivo como un ejercicio de poder, y el segundo, debido a su uso recurrente como almacén de pruebas y documentos para la escritura de la historia.

Por su parte, Steedman inicia su razonamiento recordando que Foucault afirma que la historia «sujetó y ocupó el lugar de la memoria». El problema es que el archivo no es igual que la memoria humana ni funciona como el inconsciente. El archivo se mantiene como una acumulación de documentos en espera de ser leídos, utilizados y narrativizados.

El Archivo como Herramienta de Poder

La relación entre archivo y poder se basa en que el poder es un fenómeno social inseparable de la vida en grupo, ya que toda sociedad necesita reglas mínimas para existir.

Según Locke, existen distintos tipos de poder:

• Originario
• Político
• Paternal
• Económico
• Ideológico
• Asociativo

Desde tiempos remotos, el ser humano ha sentido la necesidad de dejar huellas y evidencias de sus actividades, como las pinturas rupestres o los documentos en papiros y tablillas. Estas huellas son los antecedentes de los archivos, que nacen para conservar la memoria de lo sucedido. Los documentos contienen conocimiento de hechos pasados, y este conocimiento puede beneficiar o perjudicar a determinados sistemas de poder. Por eso, el archivo no es neutral: el poder selecciona, organiza y acumula el conocimiento de acuerdo con sus intereses. Así, el archivo se convierte en una herramienta de poder, porque controlar la memoria documental implica controlar también el acceso al conocimiento y a la historia.

Seguridad y Conservación en Archivos

La seguridad en los archivos es fundamental para garantizar la conservación de los documentos a largo plazo. Existen múltiples factores que causan deterioro, por lo que las medidas preventivas deben ser variadas y adecuadas.

El Centro Canadiense de Conservación identificó diez agentes principales de deterioro:

• Humedad relativa incorrecta
• Temperatura inadecuada
• Luz visible
• Radiación ultravioleta e infrarroja
• Contaminantes
• Plagas
• Agua
• Fuego
• Robo, vandalismo y desplazamientos
• Fuerzas físicas directas
• Disociación o pérdida de contexto de los documentos

Impacto de la Luz en Documentos

La luz es uno de los elementos más dañinos para los documentos, ya que actúa como catalizador en los procesos de oxidación de los materiales. En concreto, la celulosa presente en el papel se ve afectada por la iluminación, lo que provoca amarilleamiento, acidificación y fragilidad del soporte. Para evitar estos efectos, se recomienda el uso de luz fría, como los fluorescentes, y mantener una intensidad entre 50 y 200 lux en los depósitos.

Prevención y Extinción de Incendios

El fuego puede tener causas muy diversas, como fallos eléctricos, incendios provocados o imprudencias de fumadores. Existen distintos sistemas de extinción, cada uno con ventajas e inconvenientes:

• Agua: Ya sea a chorro, pulverizada o nebulizada, puede destruir el papel, humedecerlo y dañar las tintas y colas.
• Espuma física: Deja residuos difíciles de eliminar.
• Polvo químico seco: Se extiende por todo el espacio y complica la limpieza posterior.
• Gases inertes (nitrógeno o argón): Son de los sistemas más eficaces y menos invasivos. Se almacenan a presión y extinguen el fuego reduciendo el nivel de oxígeno en el ambiente, aunque este método puede ser peligroso para las personas por el bajo nivel de oxígeno.
• Gases halogenados (heptafluoropropano): Actúan absorbiendo el calor de las llamas y deteniendo la reacción química de combustión. Este gas se almacena en estado líquido, se distribuye por tuberías y se descarga en forma gaseosa, invadiendo todo el espacio en un máximo de 10 segundos.

Control de Plagas en Archivos

Las plagas, especialmente insectos y roedores, también son una amenaza. La limpieza en los depósitos debe diferenciarse de la del resto del edificio y es fundamental supervisar periódicamente el estado de los materiales para detectar problemas de biodeterioro. No se deben aplicar desinfecciones químicas de forma sistemática como método preventivo. Solo se deben utilizar productos químicos si la infección ya ha sido declarada, y siempre bajo la recomendación de especialistas. Además, se debe realizar una desinfección previa a la instalación de nuevo material en el archivo.

Gestión de Riesgos por Agua y Control Ambiental

El agua puede causar daños tanto por factores externos (como inundaciones) como internos (rotura de cañerías). Este elemento es especialmente peligroso para el papel, ya que puede provocar pérdida de consistencia, manchas superficiales, sangrado de tintas solubles (lo que lleva a la pérdida de información) y la aparición de hongos.

Es importante evitar situar los depósitos en sótanos o lugares por donde pasen instalaciones de agua, incluidos sistemas antiincendios y sanitarios. En caso de que no se pueda evitar, se deben hacer revisiones periódicas de las instalaciones. Si los depósitos están en sótanos, es imprescindible contar con una bomba de extracción para evacuar el agua en caso de inundación, así como instalar detectores de acumulación de agua. También es aconsejable evitar los sistemas de extinción de incendios con agua, optando por sistemas que usen gases para no dañar los documentos.

Controlar las condiciones ambientales del archivo es fundamental, para lo cual se recomienda el uso de termohigrómetros, que permiten medir la temperatura y la humedad. Además, es recomendable contar con humidificadores o deshumidificadores, según las condiciones del entorno, para mantener los niveles óptimos.

Agrupaciones Documentales: Naturales y Artificiales

Los documentos se agrupan en naturales o artificiales.

Agrupaciones Documentales Naturales

Son acumulaciones que se generan con el tiempo según la actividad de una entidad.

• El fondo es el conjunto de documentos producidos o recibidos por una institución o persona en el ejercicio de sus funciones. Cada fondo tiene límites jurisdiccionales y cronológicos, y se organiza de forma independiente con instrumentos específicos como cuadros de clasificación e inventarios.
• La sección es una subdivisión del fondo vinculada a una unidad administrativa o funcional, y puede contener subsecciones.
• La serie agrupa documentos dentro de una sección por actividades repetitivas, pudiendo estar formadas por unidades documentales simples (como cartas) o compuestas (expedientes).
• La unidad documental es el nivel básico, pudiendo ser simple (un documento) o compuesta (un conjunto de documentos sobre un asunto).

Agrupaciones Documentales Artificiales

Son creadas intencionadamente y no surgen de forma natural.

• Las colecciones son conjuntos de documentos reunidos por voluntad externa (donación o compra), no vinculadas a una gestión administrativa, como colecciones de fotografías o postales.
• Las secciones facticias son agrupaciones creadas para fines de conservación, formato o uso, rompiendo el principio de procedencia. Aunque ya no se forman, las existentes se mantienen. Estas se agrupan por tipología, temática o formato (mapas, ilustraciones, etc.).

El Archivo Electrónico Único (AEU)

El Archivo Electrónico Único es un sistema obligatorio para cada administración, que integra sistemas y servicios para gestionar, custodiar y recuperar documentos y expedientes electrónicos.

Dentro de este archivo, el registro de documentos se realiza principalmente en el Módulo de Gestión de Datos, que mantiene y administra el registro de metadatos de los documentos digitales, asegurando así su correcta identificación, seguimiento y acceso. Este módulo es esencial para el control y organización documental dentro del Archivo Electrónico Único.

Teorías Clave de Valoración Documental

En el siglo XX surgieron tres teorías principales sobre valoración y selección de documentos:

• Teoría de Hilary Jenkinson (Inglaterra, 1920)

  Defendía conservar los archivos íntegros, pero tras la gran producción documental después de la Primera Guerra Mundial, concluyó que era inviable conservar todo, priorizando solo la necesidad administrativa.

• Teoría de Theodore Schellenberg (EE. UU., 1930)

  Planteó que la valoración debe seleccionar documentos para conservar permanentemente aquellos útiles para la investigación y el entendimiento histórico, diferenciando entre valor primario (función original) y valor secundario (informativo o histórico).

• Teoría de la Macrovaloración (1980-1990, Terry Cook, Canadá)

  Evalúa el contexto social de los documentos, basándose en tres análisis:

  • Funcional: Funciones del productor.
  • Estructural: Organigrama de la institución.
  • Interacción: Relación entre funciones y programas.

  Esta teoría busca documentar los valores sociales reflejados en las actividades institucionales.

Indicadores de Gestión en Archivos

Los indicadores de gestión surgen de la necesidad de evaluar las instituciones y adaptarse a una sociedad cambiante, midiendo actividades desde lo económico, contable y de calidad. En los archivos, estos indicadores permiten analizar, planificar y valorar la organización y los resultados en un tiempo determinado. Son parámetros que miden de forma específica y repetitiva aspectos organizativos, productivos y de planificación.

Existen dos tipos principales:

• Objetivos: Son cuantificables.
• Subjetivos: Valoran aspectos cualitativos como la amabilidad del personal.

Los indicadores básicos se dividen en:

• Economía
• Eficacia
• Eficiencia
• Calidad

Pueden ser simples (valores absolutos obtenidos directamente) o compuestos (resultan de relaciones o porcentajes entre variables y permiten observar la evolución anual). En el ámbito de los archivos, los indicadores de gestión se utilizan para evaluar el trabajo, procesos y servicios, facilitando la mejora continua.