Gestión Financiera y Planificación de Proyectos: Costes, Ingresos y Diagramas

Producción: Financiación, Costes y Planificación

Los Costes

Todas las organizaciones incurren en costes para obtener los productos o servicios que comercializan. Es fundamental conocer estos costes para fijar precios adecuados. La relación entre costes y precios es directa: el precio se establece en función de los costes del servicio.

Tipos de Costes

Los costes se pueden clasificar según su naturaleza y su relación con los productos o servicios:

Costes Fijos: Son aquellos que se producen por el mero hecho de que la empresa esté en funcionamiento. No dependen de la cantidad de productos o servicios realizados.
Costes Variables: Son los que sí dependen de la cantidad de productos o servicios. Aumentan en función de la actividad de la organización.

Otra clasificación se basa en la relación entre los costes y los productos:

Costes Directos: Están directamente vinculados al producto o servicio.
Costes Indirectos: Repercuten indirectamente en el producto o servicio, pero son importantes para el funcionamiento de la empresa.

Estimación de Costes e Ingresos

Aspectos Organizativos

La división del trabajo y la coordinación son esenciales. Se recomienda utilizar un presupuesto en base cero, partiendo de las necesidades reales y no de los recursos existentes. Los presupuestos cerrados pueden ser difíciles en el ámbito artístico, ya que cada montaje tiene necesidades diferentes. La coordinación y la colaboración son características básicas de toda organización.

Técnicas de Presupuestación

Es fundamental emplear los medios adecuados en cada acción.

Estimación de los Costes de una Producción

Salarios: Pagos a trabajadores por cuenta ajena.
Cachets: Pagos fijos y ocasionales a trabajadores por cuenta propia (coreógrafo, director de escena, músicos, etc.).
Autor: Derechos de autor, derechos de explotación, encargo de músicas, guiones, etc.
Producción/Montaje: Realización de escenografía, vestuario, utilería, etc.
Administración y Gastos Generales: Teléfono, fax, impuestos de actividades, etc.
Promoción y Marketing: Venta, publicidad.
Costes de Explotación: Viajes, transportes de material, etc.

Estimación de los Ingresos de una Producción

Es importante diversificar las fuentes de financiación, incluyendo la financiación pública. La financiación influye en la forma en que se realiza el proyecto. Permite mantener las actividades actuales, la organización y acometer planes futuros. No solo se trata de los ingresos, sino también de los gastos que se evitan. Existen dos caminos principales de financiación:

Autofinanciación: Resulta de los beneficios generados por la venta de productos o servicios.
Transferencia de Rentas: Pueden ser públicas (subvenciones o convenios) o privadas (programas de patrocinio empresarial, donaciones individuales, etc.).

Plan de Financiación

Puesta en Marcha

Inversiones Iniciales Necesarias: Cálculos a realizar antes de iniciar la actividad de la empresa. Incluyen todo lo que formará parte del activo de la empresa y que será financiado con capital propio y a largo plazo.
Capacidad Financiera: Determinar si se tiene capacidad para financiar las necesidades. Se debe analizar la estructura financiera de la empresa.

Análisis de Funcionamiento

Es necesario analizar cómo está funcionando la empresa.

Previsión de Tesorería: Control de cobros y pagos. Es importante asegurar que los cobros sean iguales o mayores que los pagos.
Cuenta de Pérdidas y Ganancias: Verificar si los ingresos son mayores que los gastos.
Balance: Documento que refleja la situación económica y financiera de la empresa, indicando lo que la empresa posee (activo), debe y le deben (pasivo).

Activo: Bienes (lo que se posee) o derechos (lo que se debe).

Pasivo: Obligaciones (lo que la empresa debe).

La diferencia entre activo y pasivo es el balance que permite evaluar el funcionamiento de la empresa.

Punto de Equilibrio: Momento en el que no hay ni pérdidas ni beneficios. A partir de este punto se generan beneficios.
Rentabilidad: Realizar un plan de viabilidad para evaluar la rentabilidad del negocio.

Herramientas

Periodo de Recuperación de la Inversión: Calcula el tiempo necesario para recuperar la inversión realizada.
Valor Actual Neto: Diferencia entre el valor actual de los cobros y pagos, descontando la tasa de interés de una inversión alternativa.
Tasa Interna de Rentabilidad: Tipo de actualización que hace igual a cero el valor actual neto.

Diagramas de Actividades: Métodos de Elaboración

El objetivo de estos diagramas es facilitar el control de actividades y recursos para alcanzar los resultados en los plazos previstos. Son herramientas para la mejora de la gestión de proyectos.

Métodos de Diagramación

1. Diagrama de PERT

Es una red de grafos que ordena las actividades según una secuencia temporal lógica. Permite visualizar las actividades que pueden realizarse de forma simultánea. Marca el tiempo y las actividades a desarrollar. Los sucesos son puntos clave para el control del proyecto. Los pasos son:

Enumerar las actividades.
Ordenarlas lógica y secuencialmente.
Definir el tiempo del proyecto.
Elaborar un gráfico.

2. Diagrama de Gantt

Este diagrama complementa al PERT. La información es más completa. Se crea una tabla de recursos donde se controlan las actividades y su cumplimiento dentro del plazo. También se incluye una tabla de recursos para controlar el gasto en cada actividad.

3. Red de Preferencias

Este diagrama es una mejora del PERT. Permite un control detallado de las actividades, su duración, fecha de inicio y finalización. En cada caja se refleja la fecha de inicio (izquierda), la fecha de finalización (derecha) y la duración en jornadas laborales (parte inferior). La holgura es el tiempo libre entre actividades, indicando cuáles son críticas y el camino crítico.

Elaboración del Cash-Flow

El cash-flow o control de tesorería es una hoja de control del estado económico del proyecto. Permite ver los ingresos y gastos, y el resultado final.