Hoja de Trabajo Contable: Estructura, Importancia y Ajustes

La hoja de trabajo es una herramienta o recurso contable utilizado por los contadores para resumir de manera cómoda y ordenada toda la información contable de las actividades realizadas por una empresa durante un periodo determinado. Su uso no es obligatorio ni indispensable dentro del registro contable, pero es un instrumento que facilita la preparación de los ajustes y permite ordenar la información para elaborar los estados financieros.

Importancia de la Hoja de Trabajo

Esta hoja es muy importante ya que disminuye la posibilidad de cometer errores al ajustar las cuentas y en la elaboración de los estados financieros. Además, le proporciona al contador una visión general antes y después del proceso de cierre de los libros de la empresa.

Estructura y Contenido de la Hoja de Trabajo

Tiene un diseño sencillo y comprende varios pares de columnas que varían en número según la naturaleza de la empresa. Este instrumento contable contiene, en primer lugar, un encabezado y generalmente esta hoja posee 12 columnas ubicadas luego de un espacio amplio destinado para la anotación de las cuentas.

Se estructura asignándole dos columnas, una para los cargos y otra para los abonos, a cada uno de los siguientes conceptos:

  • Balance de comprobación
  • Ajustes
  • Balance ajustado
  • Costo de venta
  • Estado de resultado
  • Estado de situación financiera

Destacando que se debe seguir el orden señalado de las columnas, ya que el resultado de una afecta directamente el cuadre definitivo.

Los Ajustes Contables

Los ajustes son registros contables que surgen como consecuencia de errores u omisiones en los registros diarios realizados en los libros de una entidad. Estos errores u omisiones se pueden originar por diversas razones, entre ellas están: deficiencia a nivel de los sistemas contables, ausencia de políticas contables, entre otras.

Tipos de Ajustes

  • Cuentas por Cobrar: Se considera que una cuenta por cobrar es de dudoso cobro al cabo de un año de haber comenzado las gestiones de cobro sin resultados positivos. En tales casos, es una práctica contable de aceptación general crear una provisión para ser aplicada al saldo de dichas cuentas al cierre de cada ejercicio económico.

  • Inversiones Temporales: Son todas aquellas inversiones efectuadas en el corto plazo (por un período no mayor al año). Consisten en documentos a corto plazo, como por ejemplo valores negociables de capital (acciones preferentes y acciones comunes), documentos negociables, bonos de tesorería, certificados de depósito. Estas inversiones son adquiridas con dinero en efectivo, el cual no se requiere de inmediato para otras inversiones. A su vez, en caso de necesidad de efectivo una vez realizada la inversión, se pueden convertir rápidamente en efectivo.

  • Inventarios: Cálculo de la provisión por obsolescencia, ajuste del inventario físico.

  • Gastos Pagados por Anticipado: Son gastos que se registraron como un activo o como un gasto cuando se pagaron.

  • Préstamos Bancarios: Un préstamo bancario, por lo tanto, es el crédito que concede un banco. Por lo general, esta operación comienza cuando una persona acude a la entidad bancaria para solicitar dinero prestado. Al recibir el pedido, el banco analizará la capacidad de pago y aprobará la entrega de un cierto monto bajo determinadas condiciones.

  • Efectos por Pagar: Letras o giros que una empresa tiene pendientes de pago con un proveedor, resultante de las operaciones a crédito. Disminuye por él debe y aumenta por el haber. Su saldo es acreedor.

Métodos de Contabilidad

Contabilidad en Base de Efectivo

Este método consiste en registrar las operaciones en los libros en el momento que ingresa o se desembolsa efectivo. También reconoce los ingresos y gastos hasta que estos son efectivamente cobrados o pagados. Este tipo de contabilidad mide las cantidades de efectivo recibidas y pagadas durante un periodo, pero no proporciona una buena medida de la rentabilidad del período, al no lograr un enfrentamiento adecuado de gastos de un periodo con los ingresos obtenidos en el mismo periodo.

Contabilidad en Base de Acumulaciones

Consiste en reconocer y enfrentar los ingresos que se obtuvieron en un periodo con los gastos que se generaron para poder obtener ese ingreso. Por lo tanto, los ingresos y gastos se reconocen en el periodo en que se generan o causan, independientemente de la fecha en que se cobre o pague.