Marco Normativo y Procedimientos Notariales en México

Sello Notarial

Autorización de la secretaría para obtenerlo. Es de forma circular con un diámetro de 4 cm, con el escudo nacional en el centro. Inscrito en el rededor, el nombre y apellidos del notario, número de la notaría y residencia.

En caso de extravío, alteración o destrucción, se debe comunicar a la secretaría solicitando autorización para proveerse de otro a su costa. Tratándose de extravío o robo, se presenta la denuncia ante el Ministerio Público dentro de las 48 horas.

Apéndice Notarial

Por cada uno de los libros del notario debe llevar un apéndice. Cada libro del protocolo tendrá su apéndice, formado con los documentos relacionados con las escrituras y actas asentadas en aquellos.

Los documentos del apéndice correspondientes a un libro de protocolo se integrarán por legajos ordenados en uno o más volúmenes. En sus carátulas se pondrá el número de instrumento y volumen, indicando los documentos que se agregan y marcándose en cada uno la letra en el orden del alfabeto que le señale y distinga de los otros que forman el legajo.

Folios Notariales

Son aquellas hojas que constituyen la papelería oficial que el notario usa para ejercer la función notarial. Son la base material del instrumento público notarial.

El colegio de notarios provee de los folios físicos y electrónicos necesarios para asentar los instrumentos con las siguientes características:

Tendrán 34 cm de largo por 21.5 cm de ancho.
Se asentarán en ellos las escrituras y actas, las firmas autógrafas electrónicas notariales, el sello electrónico y autorizaciones preventivas y definitivas correspondientes.
A continuación, en dichos folios se asentarán las notas complementarias en tanto exista espacio para ello.
Todos llevarán impreso en el ángulo superior derecho del anverso el número de folio (del 1 al 150), el número de volumen, el número de notaría y la residencia.
Serán autorizados y sellados cada uno por la secretaría.

Volúmenes del Protocolo

Los instrumentos, libros y apéndices que integran el protocolo deberán ser numerados progresivamente. Solo podrán usarse al mismo tiempo hasta el número de folios que integra 10 volúmenes.

Los volúmenes estarán integrados por 150 folios. Deben asentarse en ellos los instrumentos en el orden progresivo del volumen y al llegar al último, se regresará al primero. La numeración progresiva será a partir de la primera de la notaría, sin que se interrumpa por los cambios de notario.

Cuando no se asiente alguno de los instrumentos, el notario no podrá autorizar acto alguno sin que lo haga constar en los folios que forman el protocolo, salvo los que deban constar en el libro de cotejo.

Protocolo Notarial

El protocolo es el libro o conjunto de libros físicos o electrónicos que se forman con los folios físicos o electrónicos separados y numerados progresivamente, en los que el notario asienta y autentifica con las formalidades de la ley los actos y hechos jurídicos otorgados ante su fe, así como los libros de cotejo y sus correspondientes apéndices e índices.

Los protocolos pueden ser físicos o electrónicos, dependiendo del formato en el que se encuentren los folios que contenga los actos o hechos jurídicos en los que el notario haya otorgado su fe.

Protocolo Electrónico

Es el libro o conjunto de libros en formato digital que se forma con folios electrónicos.

Protocolo Especial

Los notarios llevarán además un protocolo que se denominará especial, autorizado por la secretaría para operaciones en que los gobiernos federales, estatales y los municipios sean parte. En él se consignarán los actos y actas siguientes:

Los celebrados con la finalidad de fomentar y construir vivienda de interés social y popular.
Para regularizar la tenencia de la tierra.
Las previstas por la ley agraria.
Los señalados en la legislación electoral.
Los demás que sean requeridos en el artículo 66.

Los instrumentos y volúmenes del protocolo especial serán progresivamente en forma independiente del protocolo ordinario, sin interrupción a partir del primero de ellos, asentando antes del número la leyenda «Protocolo Especial».

Protocolo Consular

El Embajador de México está facultado para actuar en función de Notario Público. No obstante, por disposición del artículo 85 del Reglamento de la Ley del Servicio Exterior Mexicano, su función notarial es de carácter limitado y, por consiguiente, en la Embajada de México no se desempeñan todas las funciones que efectúa un Notario Público en territorio nacional.

Su competencia es exclusivamente para la emisión de poderes notariales, revocación de poder notarial, repudio de derechos hereditarios, testamentos y convenio sobre patria potestad.

Características de los Actos Notariales Emitidos en la Embajada de México

Se emite a petición de parte.
Solo pueden otorgarse cuando vayan a surtir sus efectos jurídicos en México.
Tienen la misma fuerza legal en toda la República Mexicana que los actos notariales autorizados por los notarios de la Ciudad de México.
Surten efectos inmediatos en territorio nacional sin necesidad de legalización, apostilla o protocolización alguna, de conformidad con el artículo 130 del Código Federal de Procedimientos Civiles y el artículo 143 de la Ley Notarial para la Ciudad de México.

Limitaciones de la Función Notarial Consular

No puede intervenir en la autentificación de hechos jurídicos ni participar en la firma de contratos.
No pueden certificar o erradicar las firmas asentadas en ningún o en algún documento.
No pueden autorizar actos notariales que pretendan ser autorizados en otro país.
Los actos destinados a surtir efecto en Países Bajos o un tercer país deben ser redactados y autorizados ante Notario Público en «Ereland», tal y como sucede en el territorio nacional.

Por la naturaleza y fuerza legal del instrumento jurídico que hace de un acta notarial, su elaboración se lleva a cabo en varias etapas en las que intervienen la Sección Consular de la Embajada de México, la Oficina de Acceso Jurídico y el propio Embajador en funciones de Notario.

Escritura Pública

Es un documento original que el notario asienta en los folios para hacer constar uno o más actos jurídicos, el que debe ser firmado por los comparecientes. Al final, el notario es el facultado para autorizar definitivamente la escritura cuando se haya justificado que se ha cumplido con todos los requisitos legales para ello. La autorización definitiva contendrá la fecha, la firma y el sello del notario.

Características de las Escrituras Notariales

Todas las escrituras notariales hechas ante un fedatario público se sustentan sobre una normativa precisa y reúnen condiciones de autenticidad, ejecutoriedad y legalidad.

Certificación Notarial

El notario certifica su función en el proemio, introduce el contenido de la escritura y el contrato que va a realizarse. El notario redactará las escrituras en castellano y observará las reglas siguientes:

Hará constar bajo fe que sea seguro de la identidad de los otorgantes y que, a su juicio, tiene la capacidad legal.
Que les fue leída la escritura a los otorgantes y a los testigos intérpretes que otorgaron la escritura.
Los comparecientes, mediante la manifestación ante notario de su conformidad, así como mediante su firma.
La fecha o fechas en que se firma la escritura por los otorgantes o por las personas elegidas para ello.
Los hechos que presencia el notario y que sean integrantes del acto que autorice, como entrega de dinero o de títulos.

Representación Notarial

La representación puede definirse como la facultad que tiene una persona de actuar, obligar y decidir en nombre y por cuenta de otra.

En la doctrina mexicana, el maestro Bernardo Pérez Mexicano del Castillo ha clasificado la representación de la siguiente forma:

Representación Voluntaria

Establecida por acuerdo de las partes a través de la manifestación de voluntad de que uno actúe en nombre de otra persona. En la representación voluntaria, una parte de manera consciente y libre le encarga a otra persona que sea la llave de su representación.

Representación Directa

Cuando una persona actúa en nombre y por cuenta de otra.

Representación Indirecta

En los casos en que una persona actúa en nombre propio y por medio de otra persona. Generalmente, esta clasificación llega a confundirse con el mandato, pero la diferencia es que la otra persona que realiza el acto en favor de quién se lo encomienda no revela esa relación, por lo que el titular del derecho queda como quien realizó un determinado acto por sí mismo, aunque otro que le representó le ayudó a ello.

Proemio y Clausulado de los Documentos Notariales

Proemio

Consta del número de protocolo, el notario que lo va a actualizar y, en su caso, el notario para cuyo protocolo se va a autorizar, y el lugar y la fecha del otorgamiento.

Comparecencia: Se explica quién comparece físicamente ante notario y se indican sus datos personales, domicilio y documentos de identidad.
Sujetos que participan: Notario, sujeto, parte otorgante, compareciente, testigos.
En caso de inmuebles: Deben considerarse los siguientes: título de propiedad, permisos previos, documentos previos, avisos preventivos, comprobantes de pago, certificados de libertad de gravamen, de uso de suelo.

Clausulado

Es el elemento medular del contrato, ya que en él se especifica su objeto deseado o la voluntad de las partes. Se establece la finalidad económica del contrato y se satisfacen las necesidades jurídicas de los contratantes.

De acuerdo con la doctrina, las cláusulas se clasifican en:

Esenciales: Son las que sin ellas no existe el contrato (ejemplo: el bien y el precio de las partes).
Naturales: Se consideran implícitas dentro del contrato y pueden ser renunciables (ejemplo: la forma de pago).
Accidentales: Pueden o no estar en el contrato (ejemplo: el término del pago, condiciones, etc.).
De estilo: Son producto de la tradición notarial (ejemplo: que los gastos de escrituras son por cuenta del comprador).
Generales: Comprenden los atributos de la personalidad, qué son nombre y apellidos, fecha y lugar de nacimiento, estado civil, nacionalidad y ocupación.