Normas Internacionales de Descripción Archivística: ISDIAH, ISAAR, EAD y EAC-CPF
1. ¿Qué es la ISDIAH?
La ISDIAH (International Standard for Describing Institutions with Archival Holdings) es la Norma Internacional para describir Instituciones que custodian fondos de Archivo. Su objetivo principal es proporcionar reglas generales para la elaboración de descripciones de instituciones cuya función principal es mantener y conservar documentos de archivo para ponerlos a disposición del público.
Sirve para:
- Identificar y describir a los custodios de los documentos.
- Facilitar el acceso a los archivos a través de directorios y catálogos.
- Vincular las descripciones de las instituciones con las de los documentos y sus productores.
Estructura de la norma
La norma organiza la información en 6 áreas de descripción, cada una con sus propios elementos:
- Área de Identificación: Para identificar la institución de forma única.
- Área de Contacto: Información para localizar y comunicarse con la institución.
- Área de Descripción: Información sobre la historia y estructura.
- Área de Acceso: Detalles sobre cómo el público puede usar el archivo.
- Área de Servicios: Servicios que ofrece la institución.
- Área de Control: Información sobre la propia descripción de la institución.
Elementos obligatorios
Para que una descripción se considere conforme a la norma ISDIAH, debe contener obligatoriamente estos 3 elementos mínimos:
- Identificador (dentro del Área de Identificación, 5.1.2).
- Forma autorizada del nombre (dentro del Área de Identificación, 5.1.3).
- Ubicación y dirección (dentro del Área de Contacto, 5.2.1).
2. ¿Qué es la ISAAR (CPF)?
La ISAAR (CPF) (International Standard Archival Authority Record for Corporate Bodies, Persons and Families) es la Norma Internacional sobre los Registros de Autoridad de Archivos relativos a Instituciones, Personas y Familias. Su función principal es servir de referencia para elaborar registros de autoridad que describen a las entidades (instituciones, personas o familias) asociadas a la producción y gestión de los archivos. Mientras la ISAD(G) describe el documento, la ISAAR(CPF) describe al productor.
Estructura de la norma
La norma se organiza en 4 áreas de descripción:
- Área de Identificación: Identifica de forma única a la entidad y establece el nombre de autoridad.
- Área de Descripción: Detalla la naturaleza, el contexto y las actividades de la entidad.
- Área de Relaciones: Describe los vínculos con otras instituciones, personas o familias.
- Área de Control: Identifica de forma única el registro de autoridad y quién lo gestiona.
Elementos obligatorios
Para que un registro de autoridad cumpla con la norma ISAAR(CPF), debe incluir como mínimo estos 4 elementos:
- Tipo de entidad (persona, institución o familia).
- Forma autorizada del nombre.
- Fechas de existencia (según el contexto).
- Identificador del registro de autoridad (en el Área de Control).
3. Codificación: EAD y EAC-CPF
¿Qué es la EAD?
La EAD (Encoded Archival Description) es la norma para la codificación de la información descriptiva de los documentos de archivo. Su objetivo es permitir que los instrumentos de descripción (inventarios, catálogos, etc.) se estructuren mediante un lenguaje de marcado (XML) normalizado internacionalmente. Es la implementación informática de la norma ISAD(G) y se compone de <eadheader>, <frontmatter> y <archdesc>.
¿Qué es la EAC-CPF?
La EAC-CPF (Encoded Archival Context) es el estándar para codificar información sobre los productores de documentos de archivo en formato XML. Su propósito es describir el contexto de creación de los documentos, centrándose en quién los creó, sus funciones y su historia. Es la implementación informática de la norma ISAAR(CPF) y se compone de <control> y <cpfDescription>.
Elementos obligatorios
Para que un registro sea válido debe cumplir con estos mínimos:
- En EAD: Identificador del registro, Título de la unidad (
<unittitle>), Código de referencia (<unitid>), Fechas (<unitdate>) e Institución custodia (<repository>). - En EAC-CPF: Tipo de entidad (
entityType), Nombre (partdentro denameEntry) e Identificador del registro (recordId).
4. Cuadro de equivalencias EAD
| Campo | Etiqueta XML |
|---|---|
| ID ARCHIVO | <eadheader><mainagencycode> |
| Nombre de archivo | <eadheader><filedesc><publisher> |
| Nombre fondo | <eadheader><titlestmt><titleproper> |
| Serie Cuadro Clasificación | <eadheader><titlestmt><titleproper> |
| Signatura archivo libre | <archdesc><accesrestrict> |
| Título | <archdesc><unittitle> |
| Fecha inicial | <archdesc><unittitle> |
| Fecha final | <archdesc><unitdate> |
| Nivel descripción | <archdesc> |
| Notas | <archdesc><odd> |
| Onomástico | <archdesc><origination> |