Obligaciones Tributarias y Documentación Requerida para Empresas en Venezuela

Los deberes formales establecidos en el Código Orgánico Tributario (2014), en su artículo 155, refieren a la obligación de cumplir con una serie de requisitos para la correcta gestión tributaria. Estos deberes son fundamentales para el funcionamiento legal y fiscal de cualquier empresa en Venezuela.

Deberes Formales Clave según el Código Orgánico Tributario

Llevar Libros y Registros Especiales: Mantener de forma debida y oportuna los libros y registros especiales, conforme a las normas legales y los principios de contabilidad generalmente aceptados. Estos deben vincularse a las actividades y operaciones que se relacionan con la tributación. Es crucial conservarlos en el domicilio o establecimiento del contribuyente. Ejemplos incluyen los libros de compras y ventas para contribuyentes del IVA, o el libro de ajustes fiscales para contribuyentes del ISLR.
Inscripción en Registros Pertinentes: Registrarse en los registros correspondientes, aportando los datos necesarios y comunicando oportunamente cualquier modificación. Ejemplos notables son el RIF (Registro Único de Información Fiscal) y el NIT (Número de Identificación Tributaria).
Uso del Número de Inscripción: Colocar el número de inscripción en todos los documentos, declaraciones y actuaciones ante la Administración Tributaria, o en cualquier otro caso que se exija.
Solicitud de Permisos: Solicitar a la autoridad competente los permisos previos o de habilitación de locales necesarios para operar.
Presentación de Declaraciones: Presentar las declaraciones tributarias correspondientes dentro de los plazos fijados.
Emisión de Documentos Tributarios: Emitir los documentos exigidos por las leyes tributarias especiales, cumpliendo con los requisitos y formalidades establecidos. Esto incluye la emisión de facturas y comprobantes de retención.
Exhibición y Conservación de Documentos: Exhibir y conservar en forma ordenada, mientras el tributo no esté prescrito, los libros de comercio, los libros y registros especiales, así como los documentos y antecedentes de las operaciones o situaciones que constituyan hechos imponibles.
Colaboración en Fiscalizaciones: Contribuir con los funcionarios autorizados en la realización de inspecciones y fiscalizaciones. Esto implica permitir el acceso a cualquier lugar, establecimiento comercial o industrial, oficinas, depósitos, buques, aeronaves y otros medios de transporte.
Exhibición de Documentación y Aclaraciones: Exhibir en las oficinas o ante los funcionarios autorizados las declaraciones, informes, documentos y comprobantes de legítima procedencia de mercancías relacionadas con hechos imponibles. Se deben realizar las aclaraciones que sean solicitadas.
Comunicación de Cambios: Comunicar cualquier cambio en la situación que pueda dar lugar a la alteración de la responsabilidad tributaria, especialmente en lo referente al inicio o término de las actividades del contribuyente.
Comparecencia ante la Administración Tributaria: Comparecer ante las oficinas de la Administración Tributaria cuando sea requerido.
Cumplimiento de Resoluciones: Dar cumplimiento a las resoluciones, órdenes, providencias y demás decisiones dictadas por los órganos y autoridades tributarias, una vez debidamente notificadas.

Documentación y Trámites Adicionales para el Funcionamiento Empresarial

Adicionalmente a los deberes formales, las empresas deben gestionar diversos trámites y presentar documentación específica para su correcta operación y cumplimiento normativo:

Registros y Formularios Específicos

Forma 14-01 (Cédula del Patrono o Empresa): Registro en el sistema de gestión y autoliquidación de Empresas “TIUNA”, debidamente recibido y sellado por la Oficina Administrativa correspondiente.
Forma 14-02 (Registro Asegurado): Registro del personal sujeto a servicio, debidamente recibido y sellado por la Oficina Administrativa de “TIUNA”.
Forma 14-03 (Participación del Retiro del Trabajador) o Constancia de Egreso: Documentación que acredite el egreso de trabajadores, debidamente recibida y sellada por la Oficina Administrativa o emitida por el Sistema “TIUNA”.
Forma 14-133 (Convenimiento de Pagos) o Constancia: Documento emitido por el Sistema “TIUNA” en caso de convenios de pago.
Órdenes de Pago y Depósitos Bancarios del IVSS: Presentar las tres (03) últimas órdenes de pago emitidas por el Instituto Venezolano de los Seguros Sociales (IVSS), junto con los respectivos depósitos bancarios.

Información Laboral y Fiscal

Nómina de Trabajadores: Detallar nombres, apellidos, número de cédula de identidad, cargo, remuneración (diaria, semanal y mensual), y fecha de ingreso de cada trabajador, correspondiente a los últimos tres años.
Declaración Trimestral de Trabajadores: Presentar la declaración trimestral de trabajadores ante el Ministerio del Poder Público para el Trabajo y la Seguridad Social de los últimos tres ejercicios fiscales.
Declaración de Impuesto Sobre la Renta (ISLR): Copia de la declaración de ISLR de los últimos tres ejercicios fiscales.

Documentación Constitutiva y de Registro

Acta Constitutiva y Modificaciones Estatutarias: Presentar el acta constitutiva de la empresa, junto con las últimas actas de asamblea de modificaciones estatutarias.
Registro Patronal de Asegurados: Debe contener información detallada de cada asegurado.

Denominación Social y Capital

Tipo de Denominación Social: Seleccionar el tipo de denominación social: Firma Personal, Sociedad Anónima, Sociedad Limitada, Sociedad Colectiva, Sociedad de Responsabilidad Limitada, Compañía Anónima, entre otras.
Nombre o Razón Social: Indicar el nombre o razón social de la empresa o compañía.
Capital Suscrito y/o Pagado: Especificar el aporte de cada socio, el cual no debe ser inferior al 20% del capital total.
Objeto y Servicio de la Compañía: Describir el objeto social y los servicios que ofrecerá la compañía o empresa.

Trámites de Registro y Habilitación

Solicitud y Reserva de Nombre Social: Realizar la solicitud y reserva del nombre o denominación social.
Registro en RNEE y Obtención de NIL: Introducir el documento constitutivo en el registro RNEE y obtener el NIL (Número de Identificación Laboral).
Cálculo y Pago de Impuestos: Calcular el monto a pagar por la inscripción y los impuestos correspondientes al fisco nacional.
Derechos de Registro y Firma: Realizar el pago por los derechos de registro y la firma del mismo.
Publicación en Registro Mercantil: Cumplir con el proceso de publicación del registro mercantil.
RIF – Registro Único de Información Fiscal: Obtener el RIF, documento fundamental para cualquier actividad económica.
Sellado y Foliado de Libros Contables: Presentar los libros contables originales (diario, mayor, inventario, compras y ventas) para su sellado y foliado en el registro correspondiente.
Inscripción en el INCES: Registrar la empresa en el Instituto Nacional de Capacitación y Educación Socialista (INCES).
Inscripción en el IVSS: Registrarse en el Seguro Social IVSS.
Conformidad de Uso: Solicitar la conformidad de uso ante ingeniería municipal y el cuerpo de bomberos.
Patente de Industria y Comercio: Obtener la patente de industria y comercio en la Alcaldía para poder operar legalmente.