Optimización de la Gestión Logística en el Sector Público: Abastecimiento, Procesos y Marco Normativo

Sistema de Abastecimiento en el Sector Público

La gestión logística en las entidades del sector público se refiere al abastecimiento de bienes, servicios y obras a las diferentes áreas o dependencias que los requieren. Este sistema de abastecimiento comprende los procesos técnicos de planeamiento, programación, adquisición, recepción, ingreso, almacenamiento y distribución, así como la administración y disposición final de los bienes duraderos adquiridos u obtenidos.

Áreas de Logística o Abastecimiento

Dentro de la estructura administrativa, las áreas involucradas en la logística o abastecimiento suelen ser: gerencia administrativa, contabilidad, tesorería, logística o abastecimiento e infraestructura. En la logística de abastecimiento, se lleva a cabo el control de inventarios, compras, almacén y distribución.

Nivel Estratégico del Abastecimiento

A nivel estratégico, el abastecimiento involucra a todas las áreas de la organización. Se diseña un proceso que abarca desde las etapas del requerimiento o cuadro de necesidad hasta la obtención de los productos y/o servicios, incluyendo todos los medios necesarios para obtener los mejores resultados en el desarrollo de las funciones. Esto se traduce en términos económicos y satisfacción del usuario, conforme a lo establecido en el plan de desarrollo local, regional y nacional.

Componentes de la Cadena de Abastecimiento

La cadena de abastecimiento está compuesta por cinco elementos principales:

  1. Servicio al contribuyente
  2. Inventarios
  3. Suministros
  4. Transporte y distribución
  5. Almacenamiento

Principios Generales de la Administración Pública

Los principios generales que rigen la conducta de los servidores en la administración son:

  1. Moralidad
  2. Libre competencia
  3. Imparcialidad
  4. Eficiencia
  5. Transferencia
  6. Economía
  7. Vigencia tecnológica
  8. Justicia e igualdad

Formatos o Elementos del Principio de Abastecimiento

El principio de abastecimiento utiliza cinco formatos o elementos principales:

  1. Orden de compra (adquisición de bienes)
  2. Orden de servicio (contratación de servicios)
  3. Planilla de viáticos (gastos por misión de servicios)
  4. Planilla de pago de servicios personales y no personales (dietas de regidores)
  5. Otros (Convenios, Resoluciones Administrativas, entre otros)

Fuentes de Financiamiento

  1. Recursos ordinarios (RO)
  2. Fondo de Compensación Municipal
  3. Recursos directamente recaudados (RDR)
  4. Otros impuestos municipales
  5. Donaciones y transferencias
  6. Encargos de otras entidades

Partidas Presupuestales

  1. Remuneraciones y complementos
  2. Bienes
  3. Servicios
  4. Servicio de la deuda
  5. Bienes de capital (bienes duraderos de más de 1 año)
  6. Inversión en activos no financieros

Herramientas y Sistemas de Gestión

Sistema Integrado de Gestión Administrativa (SIGA)

, es una herramienta de ayuda para la gestión Administrativa, en la cual se contempla todos los Procesos Técnicos del Abastecimiento,  como son la elaboración de los Cuadros de Necesidades, el Plan Anual de Adquisiciones y Contrataciones, los Requerimientos de Bienes y Servicios, para la afectación presupuestal y realizar los Procesos de Selección si el requerimiento así lo amerite. / Plan anual de contrataciones y adquisiciones: es una informacion dque contiene resuemn de los requierimientos de bienes y servicios y obras para un periodo presupuestal 1 de enero al 31 de diciembre – el PAAC sera aprobado por una resolucion directoral – el PAAC sera aprobado por una resolucion administrativa. / SEACE: El Sistema Electrónico de Adquisiciones y Contrataciones del Estado (SE@CE), es el sistema electrónico que permite el intercambio de información y difusión sobre las adquisiciones y contrataciones del Estado con los posibles ofertantes de bienes y servicios, así como la realización de transacciones electrónicas. /  Las adquisiciones y contrataciones de bienes y servicios se regula por el D.L. 1017 reglamento y modificatorias aplicación todas las entradas del estado – gobierno central, regional y local. / Registro nacional de proveedores RNP.: Para ser postor se requiere estar inscrito en el registro nacional de proveedores rnp y no estar sancionado o impedido para contratar con el estado este registro es administrativo po el organismo supervisor de las contrataciones del estado OSCE quien mantendrá el registro actualizado en su pagina web.

OSCE.-Es un organismo público descentralizado adscrito al Ministerio de Economía y Finanzas, con personalidad jurídica de derecho público, con autonomía técnica, funcional, administrativa, económica y financiera, con representación judicial propia, sin perjuicio de la defensa del coadyuvante de la Procuraduría Pública del Ministerio de Economía y Finanzas. / Proceso de seleccion.- no es de aplicacion esta ley las adquisiciones y contrataciones menores a tres uits para cada ejercicio presupuestal. esta prohibido el fraccionamiento no debe dividirse la adquisicion o contratacion para evitar el proceso de seleecion al que se encuentra sujetas las adquiciciones. / Expediente.- la entidad llevara un expediente de todas actuaciones del proceso contratacion desde la deciision para adquirir hasta la culminacion del contrato. / Valor referencial.- valor determinado mediante estudio o indagaciones de mercado el valor referencial no puede tener una antiguedad de eseis meses. / Comite especial.- cADA PROCESO DE SELECCIÓN EXCEPTO LA ADJUDICACION DE MENOR CUANTIA SERA LLEVADO A CABO POR UN COMITÉ ESPECIAL (ORGANIZACIÓN, CONDUCCION Y EJECUCION DE LA INTEGRIDAD DEL PROCESO) HASTA ANTES DE LA SUSCRIPCION DEL CONTRATO.ESTA INTEGRADO POR TRES O CINCO TITULARES, QUIENES TENDRAN SUPLENTES. UNA VEZ QUE EL TITULAR HUBIERA SIDO REEMPLAZADO POR EL SUPLENTE YA NO PODRÁ REINCORPORARSE ES DESIGNADO CON RESOLUCION DIRECTORAL ESTA CONFORMADO POR: UN MIEMBRO COMO MINIMO DE LA DEPENDENCIAS USUARIAS DE LOS BIENES O SERVICIOS U OBRAS REQUERIDAS UN MIEMBRO DE LA DEPENDENCIA ENCARGADA DE LAS CONTRATACIONES Y ADQUISICIONES (LOGISTICA) UN MIEMBRO TIENE QUE TENER CONOCIMIENTO TECNICO SOBRE EL OBJETO DE LA CONVOCATORIA. / COMPETENCIA: ELABORAR LAS BASES -CONVOCAR EL PROCESO – ABSOLVER CONSULTAS Y OBSERVACIONES – EVALUAR LAS PROPUESTAS (TÉCNICAS Y ECONOMICAS) – OTORGAR LA BUENA PRO – DECLARAR DESIERTO – CONSULTAR O PROPONERLAS MODIFICACIONES DE LAS CARACTERÍSTICAS TÉCNICAS Y EL VALOR REFERENCIAL – TODO ECATO NECESARIOPARA EL DESARROLLO DEL PROCESO DE SELECCIÓN HASTA EL CONSENTIMIENTO DE LA BUENA PRO. IMPEDIMENTO PARA SER MIEMBRO DE COMITÉ ESPECIAL – TITULAR DE LA ENTIDAD – TODO FUNCIONARIO QUE TIENE ATRIBUCIONES DE CONTROL – TODO FUNCIONARIO O SERVIDOR POR CUYA ACTUACION COMO INTEGRANTE DE UN COMITÉ ESPECIAL HAYAN SIDO SANCIONADO POR RESOLUCION  DIRECTORAL / EN CASO DE QUEDAR DESIERTO UN PROCESO, EL MISMO COMITÉ SERA EL ENCARGADO DE CONDUCIR LA SEGUNDA CONVOCATORIA SON SOLIDARIAMENTE RESPONSABLES ADMNISTRATIVAMENTE Y PENALMENTE SOBRE CUALQUIER INDICIO DE FRAUDE O MALA ACTUACION.