Optimización de la Organización y Sistemas Contables para Empresas
Fundamentos de la Planeación y Organización Empresarial
La Importancia de la Planeación Estratégica
La acción de planear es un proceso continuo que enumera y organiza diversos planes. Esto permite captar la información necesaria para que cada responsable efectúe a tiempo las correcciones a que hubiere lugar. Es preferible tener un plan general que se vaya adaptando a las situaciones reales en lugar de tener que recurrir a la improvisación. Un plan general permitirá conocer los efectos de cualquier cambio en lo previsto.
Modelo de Plan General
Un modelo de plan general debe incluir los siguientes elementos:
- Planeación
- Programación
- Presupuestación
- Acción
- Control
- Previsiones
- Objetivos
- Modelos de decisión
- Presupuestos
- Información y comunicación
Organización: Estructura y Funciones
La organización es el arreglo de las funciones que se estiman necesarias para lograr un objetivo. Es una indicación de la autoridad y responsabilidad asignadas a las personas que tienen a su cargo la ejecución de las funciones.
Importancia de la Organización
La organización coloca las funciones de la empresa de tal forma que trabajen individualmente y, al mismo tiempo, a un ritmo coordinado general.
Fines de la Organización
- Ordenar esfuerzos formulando una estructura adecuada para alcanzar los objetivos.
- Cumplir la planeación.
- Tener satisfecho al personal conciliando diferencias entre el mismo.
Aspectos Clave en el Diseño de un Sistema de Organización
- Tipo de empresa
- Volumen de operaciones
- Expansión e influencia territorial
El Departamento de Contabilidad y sus Objetivos
Objetivo del departamento de contabilidad: Presentar y obtener información de sus registros en los estados financieros con el fin de dar a conocer a la administración la situación financiera.
Sistemas Contables: Definición y Requisitos
¿Qué es un sistema contable? Es un conjunto completo y consistente de datos de contabilidad necesario para los informes legales y los estados financieros.
Requisitos que debe cubrir cualquier sistema contable:
- Proporcionar toda la información necesaria.
- Servir para controlar las operaciones realizadas.
- Controlar los bienes de la empresa.
- Determinar los costos de los productos.
- Proporcionar la información oportunamente.
Clasificación de los Sistemas Contables Más Comunes
- Diario y caja
- Centralizador
- De pólizas
- De cuentas por cobrar y pagar
- Volantes (bancos)
- Registro manual, mecánico, electromecánico y electrónico
Factores de Análisis al Organizar una Empresa
- Factor jurídico: Se debe elegir el tipo jurídico apropiado para cada empresa tomando en cuenta los siguientes elementos: complejidad de la empresa, recursos financieros disponibles, responsabilidad de los socios, estabilidad e intervención gubernamental.
- Factor financiero: Determinar el capital que la empresa requiere tanto para iniciar como para desarrollar satisfactoriamente sus funciones.
- Aspecto humano
- Puestos
El Proceso Contable y las Normas de Información Financiera (NIF)
Proceso contable: La contabilización de las operaciones de la empresa exige un conjunto de conceptos que integran la teoría contable, representada por principios que técnicamente conocemos como NIF, y una serie de reglas y criterios de aplicación.
Fines del Registro de Operaciones
- Apoyar a la administración.
- Servir como elemento de prueba del registro y sistematización de las operaciones.
- Servir como material de trabajo para los auditores.
- Informar los resultados a los trabajadores y a las oficinas gubernamentales.
- Cualquier otro fin informativo.
La Contabilidad como Sistema: Entradas, Procesos y Salidas
Gráfica de la contabilidad como sistema:
- Entradas: Datos de la empresa, catálogo de cuentas y entrada de asientos contables.
- Proceso de conversión: Proceso contable y programa de contabilidad.
- Salidas: Libro diario, mayor, balanza de comprobación, balance, resultados e informes.
Relación entre Computación y Contabilidad
Con la implantación de la computación, los libros de contabilidad tradicionales han perdido toda su importancia porque han sido sustituidos por archivos y listados informáticos. Entonces, se habla de programas de computación para desarrollar el proceso contable de registros y obtención de informes.
Criterios para Seleccionar un Programa de Contabilidad
- Aspectos técnicos
- Facilidad de uso
- Flexibilidad y adaptación
- Operatividad
- Informes y documentos necesarios
- Aspectos fiscales
- Enlaces con otros programas
- Seguridad
Ramas de la Contabilidad
- Contabilidad financiera: Se enfoca en la preparación y presentación de estados financieros para usuarios externos.
- Contabilidad administrativa: Proporciona información para la toma de decisiones internas.
- Contabilidad fiscal: Se encarga del cumplimiento de las obligaciones tributarias.