Optimización de Procesos Empresariales: Reingeniería y Mejora Continua

Diseño de Procesos

La elección del tipo de proceso a usar depende de la estrategia de la empresa. Dependiendo de esta elección, se debe determinar cómo debe realizarse exactamente cada proceso.

Reingeniería vs. Mejora

La mejora y la reingeniería de procesos tienen como objetivo final mejorar la eficiencia de una empresa, aumentar su productividad o conseguir mayor calidad en sus productos y servicios.

La Reingeniería de Procesos

Rediseño radical y una reconceptualización de su organización, sistemas de producción y dinámicas de trabajo para mejorar drásticamente el rendimiento en términos de costo, calidad, servicio y rapidez. Es una especie reinvención. Se trata de una medicina fuerte que no siempre resulta necesaria o exitosa. Los cambios masivos casi siempre van acompañados de dolor, en forma de despidos y grandes egresos de efectivo para inversiones en tecnología de la información. Sin embargo, la reconversión de procesos mediante la reingeniería puede producir grandes beneficios. Los procesos que sean seleccionados para la reingeniería deben ser de carácter fundamental, como las actividades mediante las cuales una empresa atiende los pedidos de sus clientes.

Ejemplo de Reingeniería: Caso Ford

Excesivos gastos administrativos de gestión interna de la compañía. El departamento de cuentas por pagar, que en aquel momento estaba formado por más de 500 personas. Se redefinió el proceso “cuentas por pagar”. Pasó a ser “abastecimiento”. Ese proceso tomaba una orden de planta y le proporcionaba a esa planta bienes comprados y pagados. Por tanto, abastecimiento incluye la función de cuentas por pagar, pero también comprende compras y recibos.

Resultados del nuevo proceso:

Reducción de costos de personal.
Reducción de la cantidad de documentación generada de cada pedido.
Direccionamiento de los esfuerzos hacia los pasos necesarios en cada orden de compra, eliminando algunos trámites inútiles.

Este proceso de reingeniería acabó con reglas muy rígidas que se habían observado siempre.

Requisitos de la Reingeniería

Procesos críticos
Liderazgo fuerte
Equipos multidisciplinarios
Tecnología de la información
Filosofía de “borrón y cuenta nueva”
Análisis de procesos

Requisitos para la aplicación de Reingeniería

Procesos críticos: Debe centrarse en los procesos fundamentales del negocio y no en departamentos funcionales como los de compras o marketing.

Liderazgo fuerte: Los gerentes deben ayudar a vencer la resistencia aportando su poder de influencia en el grado necesario para asegurar que el proyecto se desarrolle dentro de un contexto estratégico.

Equipos multidisciplinarios: Constituido por miembros de cada una de las áreas funcionales afectadas por el cambio.

Tecnología de la información: En la mayoría de los proyectos de reingeniería se diseñan procesos en torno a flujos de información. Los “propietarios del proceso” necesitan redes de información y tecnología de computación para desempeñar mejor sus tareas.

Filosofía de “borrón y cuenta nueva”: Se deberá tener en cuenta los objetivos de los clientes internos y externos del proceso. La reingeniería empieza en el futuro y va trabajando hacia atrás, sin las restricciones de los enfoques actuales.

Análisis de los procesos: El equipo de reingeniería debe conocer varias cosas acerca del proceso actual. Debe examinar todos los procedimientos que intervienen en el proceso, en toda la organización, grabando cada paso, investigando por qué se hace así y eliminándolo después si no es verdaderamente necesario. También es valiosa la información sobre la posición relativa frente a la competencia, proceso por proceso.

Limitaciones para aplicar Reingeniería

No es sencillo ni se realiza fácilmente.
No es apropiado para todos los procesos o todas las organizaciones.
Muchas empresas carecen de tiempo y de los recursos necesarios para aplicar un enfoque radical de “borrón y cuenta nueva”.

Mejoramiento de procesos

Es el estudio sistemático de las actividades y los flujos de cada proceso a fin de mejorarlo. Su propósito es entender los procesos y desentrañar sus detalles. Una vez que se ha comprendido realmente un proceso, es posible mejorarlo. Las técnicas básicas para analizar procesos son: los diagramas de flujo y las gráficas de proceso. Se busca mejoramiento de la productividad en aspectos como calidad, el tiempo de procesamiento, los costos, los errores, la seguridad o la puntualidad en la entrega.

La mejora de procesos ha tenido mayor repercusión cuando el proceso:

Es lento en responder a los deseos del cliente.
Origina demasiados problemas o errores en relación con la calidad.
Es costoso.
Es cuello de botella y el trabajo se acumula en espera de llegar al final.
Conlleva trabajo desagradable, contaminación o poco valor agregado.