Optimización de Procesos Empresariales: Subcontratación, Gestión del Cambio y Ciclo de Vida de los Sistemas de Información

Tipos de Subcontratación Según la Naturaleza de lo Externalizado

En el contrato con el proveedor es necesario establecer qué tipo de relación se desea tener con él. Además, es importante establecer en el contrato el nivel de servicio requerido.

Los dos grandes tipos de subcontratación son:

Subcontratación de Activos

Consiste en la subcontratación del conjunto de recursos informáticos que son propiedad de la organización contratante. Dentro de la subcontratación de activos se pueden subcontratar diferentes elementos:

  • Subcontratación de procesamiento de datos: la empresa subcontratada procesa los datos en nombre de la propietaria de estos.
  • Subcontratación de redes y comunicaciones: la empresa subcontratada cede sus redes para que sea la empresa contratante quien haga uso de ellas.
  • Subcontratación de CPD y HW: externalización de desarrollos software que no pueden ser desarrollados por su propio personal. También se puede subcontratar el alojamiento de los CPD para reducir costes al no requerir de instalaciones y evitar el mantenimiento.

Subcontratación de Servicios

  • Implantación de sistemas: se contrata a consultoras especializadas en la implantación de sistemas.
  • Seguridad y auditoría informática: se contrata a empresas especializadas que lleven a cabo un análisis y mantenimiento de la seguridad informática de las empresas. También se realizan auditorías para que la empresa certifique que no se están cometiendo irregularidades dentro de los sistemas.

Fases de la Gestión del Cambio como Proceso Continuo

La gestión del cambio como proceso continuo implica que sea un proceso iterativo; cuando hay que cambiar algo no es solo un punto en el tiempo. Las grandes fases de este cambio son:

  1. Identificación de la necesidad de cambiar: gracias a la mejora continua se pueden detectar los aspectos relevantes que se deben mejorar, así como aquellos que requieren de un cambio.
  2. Elaboración de un plan de cambio: consiste en establecer los pasos a seguir para mejorar los procesos de la empresa que necesitan modificaciones para mejorar su eficiencia y en decidir cómo se van a llevar a cabo estos pasos.
  3. Implantación: ejecutar el cambio.
  4. Medición de resultados: comprobar que el cambio se está efectuando como se esperaba a través del seguimiento y medición de los resultados.
  5. Revisión del cambio: comparar la diferencia que existe entre la situación anterior al cambio y la posterior a este, poniendo especial atención en aquellos puntos críticos.
  6. Gestión del nuevo proceso: fase que abarca todo el proceso.

Fases del Desarrollo de un Sistema de Información (SI) que Componen su Ciclo de Vida

Las fases del desarrollo de un SI son:

  1. Análisis: identificar las necesidades de los usuarios, especificar una solución y sus requerimientos, evaluar la viabilidad del proyecto, asignar funciones al software, al hardware y a recursos humanos y establecer las restricciones de tiempo y coste.
    • Estudio de viabilidad
    • Análisis de requerimientos
    • Análisis funcional
  2. Diseño: consiste en transformar las descripciones lógicas de los modelos en descripciones detalladas de los procesos. Puede haber diferentes diseños para un mismo análisis; se diseña la arquitectura.
  3. Construcción: en esta fase es primordial establecer un plan de pruebas sistemático y ordenado. Debe escogerse el modelo de desarrollo.
  4. Puesta en marcha (implantación): establecer una estrategia de implantación (rodaje en paralelo, sistema piloto, conversión gradual, reemplazamiento directo), en hacer pruebas de aceptación y conformidad y en el «Go Live».
  5. Mantenimiento: hacer que el sistema se mantenga vivo y funcional en todo momento. Mantener una capacidad de adaptación y de evolución. Permite conocer las debilidades del sistema y recoger más fácilmente nuevos requerimientos. Existen diferentes tipos de mantenimientos: correctivo, preventivo y evolutivo.

Metodología en Cuatro Fases y Dos Etapas Transversales

  1. Inicialización: se define la problemática y el cambio. El input es la necesidad del cambio y el output son las fases del plan de cambio a ejecutar, la base del plan.
  2. Definición del modelo de negocio: se toma el output anterior y se estudia la cultura para ver cómo se plasma el nuevo proceso. El input es la base del cambio que se ha planificado y se tiene que analizar a nivel de cultura, de comportamiento (aptitudes y actitudes), y cómo afecta el cambio.
  3. Absorción del impacto: se toma el nuevo modelo diseñado y se pone en marcha, absorbiendo el impacto negativo y fomentando el impacto positivo. Como output se tiene el proceso implantado.
  4. Difusión: el input es el modelo implantado y el output es la evaluación y monitorización del sistema, asegurando que sea conocido y aceptado por toda la organización.

Las etapas transversales, que comienzan desde la segunda fase, son:

  • Involucración: motivación y retribución.
  • Comunicación: cada persona de la organización tiene que estar informada desde el momento inicial.