Optimización del Desempeño Laboral: Clima, Equipos y Empoderamiento

Razones por las que los empleados no hacen lo que deberían

Existen tres razones principales por las que los empleados no cumplen con sus tareas:

• No saben por qué deberían hacerlo

• No saben cómo hacerlo

• No saben qué es lo que se supone que deben hacer

Descripción de las razones del incumplimiento

• No creen que es importante.
• No quieren hacerlo.
• No tienen una razón para hacerlo.
• Dicen: “¿Por qué debería hacer eso?”.
• No les importa.

La importancia de las tareas y proyectos: Categorías de razones

La información acerca del porqué una tarea o un proyecto son importantes se divide en dos categorías:

• La primera categoría incluye el beneficio para la organización cuando se desempeña bien una tarea, así como el daño para la misma al realizarla mal.
• La segunda categoría incluye los beneficios para los empleados por hacer bien una tarea, así como el daño para los empleados por cumplirla mal.

La primera categoría aborda la razón por la cual debe desempeñarse la tarea; la segunda categoría aborda las razones por las cuales el empleado debería realizarla.

Ejemplos de la primera categoría (Beneficio/Daño para la Organización)

• Mi jefa es rara, se exaspera cuando no contestamos el teléfono tan pronto como suena.
• Prefiero tomar notas una vez terminado el experimento.
• Creo que es una pérdida de tiempo guardar todo ese desperdicio.
• No acostumbro a usar auxiliares de ventas porque entorpecen mi estilo; además, no los necesito.

Razones de la segunda categoría (Beneficio/Daño para el Empleado)

• Para obtener un buen índice de desempeño.
• Para recibir un salario.
• Para obtener un aumento.
• Para recibir una recompensa.
• Para obtener una promoción.
• Para evitar una reprimenda.
• Para evitar un despido.
• Para evitar una situación embarazosa.

Soluciones Preventivas: Cuando los empleados no saben por qué deberían hacerlo

1. Antes de poner a trabajar a las personas, hágales saber por qué deben hacer las cosas por las que usted les paga.
2. Cuando quiera que las personas cambien con el fin de resolver problemas o mejorar la productividad o la calidad:
   1. Explique el problema en todos sus detalles.
   2. Explique las metas en todos sus detalles.
   3. Explique las soluciones en todos sus detalles.
   4. Explique los beneficios esperados por el éxito.
   5. Explique la agonía esperada por las fallas.
3. Cuando una tarea es difícil o indeseable de llevar a cabo, o si las consecuencias inmediatas de la tarea no son provechosas, haga un esfuerzo adicional.
4. No cometa el error de mencionar “el honor y la gloria de la compañía” como la razón por la cual las personas deben hacer las cosas.
5. Explique la segunda categoría de razones: ¿Por qué deben desempeñar una tarea? Es decir, las consecuencias para ellos por su propio desempeño.

Cuando los empleados no saben cómo hacerlo: Frases comunes

• Cualquiera que sea tu trabajo, no le digas al jefe que no sabes cómo hacerlo.
• Jamás te achacarán ese error.
• Sé que no estoy haciendo las cosas en forma adecuada, pero no sé cómo hacerlo, finge que sí lo sabes.
• No tiene caso preguntarle a ella cómo hacerlo. Cuando lo dice se mueve y habla con tal rapidez que uno sigue sin saber cómo hacerlo.
• Cada vez que uno pide ayuda, todo lo que recibe es un gran discurso sobre la creatividad y la innovación.

El Problema

A veces los gerentes suponen erróneamente que informar a los empleados es enseñarlos. La información ciertamente es una parte de la enseñanza, aun cuando la enseñanza pueda ocurrir sin la información.

Método común de capacitación en negocios

Asignar a un empleado con experiencia para que le enseñe a un nuevo empleado cómo debe hacer un trabajo.

Tres razones primordiales por las cuales los empleados no saben cómo hacer lo que supuestamente deberían hacer:

• Los gerentes suponen que los empleados saben cómo hacerlo.
• Los gerentes piensan que están enseñando realmente, cuando de hecho solo están informando.
• Los gerentes deciden no desperdiciar el tiempo necesario para enseñar.

Soluciones Preventivas

• Elija una persona para capacitar a los empleados.
• Escriba un manual de capacitación para el instructor, con el objeto de que lo guíe y de que el entrenamiento de los nuevos empleados sea uniforme.
• Proporcione manuales de referencia detallados para los empleados.
• Desarrolle un examen para todos los nuevos empleados, a fin de saber si ha ocurrido un verdadero aprendizaje.

Cuando los empleados no saben qué es lo que se supone que deben hacer: Variaciones del problema

• Saben que se supone que deben hacer algo, pero no saben cuándo se supone que deben empezar.
• Saben que se supone que deben empezar algo y cuándo deben empezar, pero no saben cuándo se supone que deben terminar.
• Saben qué hacer, cuándo empezar, cuándo terminar, pero no saben cómo debe ser lo que han terminado.

El Problema

Una de las primeras señales de este problema es cuando un empleado responde a lo que el jefe pide diciendo “eso no es trabajo”. Por lo común, los gerentes interpretan esta respuesta como una actitud negativa o una falta de cooperación.

Discrepancia entre la responsabilidad percibida por gerentes y empleados

(Aquello de lo que usted es responsable y lo que hace son cosas muy diferentes). Lo primero es una idea general de responsabilidad; lo último es una actividad.

Soluciones Preventivas

1. Si las cosas que hacen sus empleados carecen de importancia para usted, si no importa cuándo empiezan o terminan algo o cómo lo hacen, entonces deje que las hagan en cualquier forma en que quieran hacerlo.
2. Si desea mejorar la eficiencia y eliminar los problemas de desempeño ocasionados porque los miembros de su personal no saben cuáles son sus obligaciones, la solución es decírselos.

Clima y Cultura Organizacional

¿Qué es el Clima Organizacional?

Es un fenómeno relacionado con los factores del sistema organizacional y los elementos psicológicos y motivadores de los trabajadores, percibidos por estos últimos y que determinan su comportamiento en la obtención de los resultados a alcanzar.

Cultura Organizacional

Es un conjunto de creencias, ideas, valores y normas que comparten las personas que integran la organización.

Objetivos para el estudio del Clima Organizacional

1. Determinar, estudiar y evaluar el estado de la satisfacción laboral de los trabajadores, para encontrar aspectos que puedan entorpecer la obtención de los resultados programados.
2. Determinar fuentes de conflictos que igualmente pueden traer resultados inadecuados.
3. Evaluar el comportamiento de la toma de decisiones y las acciones que se ponen en práctica.

Pasos para la elaboración del Clima Organizacional

1. Organización general y planeación del trabajo a seguir.
2. Determinación y ajustes del método a emplear.
3. Aplicación del método seleccionado.
4. Análisis y evaluación de los resultados y confección de las medidas a partir de los primeros.
5. Reevaluación del clima organizacional en el periodo acordado o determinado.

Dimensiones del Clima Organizacional según Litwin y Stringer

1. Estructura.
2. Responsabilidad.
3. Recompensa.
4. Desafío.
5. Relaciones.
6. Cooperación.
7. Estándares.
8. Conflictos.
9. Identidad.

1. Estructura

Representa la percepción que tienen los miembros de la organización acerca de la cantidad de reglas, procedimientos, trámites y otras limitaciones a que se ven enfrentados.

2. Responsabilidad

Es el sentimiento de los miembros de la organización acerca de su autonomía en la toma de decisiones relacionadas con su trabajo.

3. Recompensa

Corresponde a la percepción de los miembros sobre la adecuación de la recompensa recibida por el trabajo bien hecho.

4. Desafío

Corresponde al sentimiento que tienen los miembros en la organización acerca de los desafíos que impone el trabajo.

5. Relaciones

Es la percepción por parte de los miembros de la empresa acerca de un ambiente de trabajo y de buenas relaciones sociales entre los trabajadores y jefes subordinados.

6. Cooperación

Es el sentimiento de los miembros de la empresa sobre la existencia de un espíritu de ayuda por parte de los directivos y de otros empleados del grupo.

7. Estándares

Es la percepción de los miembros acerca del énfasis que ponen las organizaciones sobre las normas de rendimiento.

8. Conflictos

Es el sentimiento del grado en que los miembros de la organización, tanto como el superior, aceptan las opiniones discrepantes y no temen enfrentar y solucionar los problemas tan pronto surjan.

9. Identidad

Es el sentimiento de pertenencia a la organización y que es un elemento importante y valioso dentro del grupo de trabajo. En general, es la sensación de compartir los objetivos personales con los de la organización.

Otras dimensiones para medir el Clima Organizacional

1. Actitudes hacia las compañías y la gerencia de la empresa.
2. Actitudes hacia las oportunidades de ascenso.
3. Actitudes hacia el contenido del puesto.
4. Actitudes hacia la supervisión.
5. Actitudes hacia las recompensas financieras.
6. Actitudes hacia las condiciones de trabajo.
7. Actitudes hacia los compañeros de trabajo.

El Equipo de Trabajo y Trabajo en Equipo

¿Qué es un Equipo de Trabajo?

Es el conjunto de personas asignadas de acuerdo a habilidades y competencias específicas para cumplir una determinada meta bajo la condición de un coordinador.

¿Qué es el Trabajo en Equipo?

Se refiere a la serie de estrategias, procedimientos y metodología que utiliza un grupo humano para lograr las metas propuestas. (Otra definición) Es un número reducido de personas con capacidades complementarias comprometidas con un propósito, un objetivo de trabajo y un planeamiento común o comunes, y con responsabilidad mutua compartida.

Características del Trabajo en Equipo

1. El trabajo en equipo es una interacción armónica de funciones y actividades desarrolladas por diferentes personas.
2. Para su implementación requiere que las responsabilidades sean compartidas entre sus miembros.
3. Necesita que las actividades desarrolladas se realicen en forma coordinada.
4. Necesita que los programas que se planifiquen en equipo apunten a un objetivo común.

Aspectos necesarios para un adecuado Trabajo en Equipo

• Liderazgo efectivo: Es decir, contar con un proceso de creación de una visión del futuro que tenga en cuenta los intereses de los integrantes de la organización, desarrollando una estrategia racional para acercarse a dicha misión.
• Promover los canales de comunicación: Tanto formales como informales, eliminando al mismo tiempo las barreras comunicacionales y fomentando además una adecuada retroalimentación.
• Existencia de un ambiente de trabajo armónico: Permitiendo y promoviendo la participación de los integrantes del equipo donde se aproveche el desacuerdo para buscar una mejora en el desempeño.

Consideraciones para la Formación de Equipos

1. Cohesión: Se refiere a la atracción que ejerce la condición de ser miembros de un grupo. Se divide en:
   • Cohesión social: Se refiere a los lazos de atracción interpersonal que ligan a los miembros del grupo.
   • Cohesión por tareas: Se relaciona con el modo en que las aptitudes y habilidades del grupo se conjugan para permitir un desempeño óptimo.
2. Asignación de roles o normas: Con el transcurso del tiempo, todos los grupos asignan roles a sus integrantes y establecen normas. Las normas son las reglas que gobiernan el comportamiento de los miembros del grupo.
3. La comunicación: Una buena comunicación interpersonal es vital para el desarrollo de cualquier tipo de tareas.
4. La definición de objetivos: Es muy importante que los integrantes del equipo tengan objetivos en común en relación con el trabajo en equipo y que cada uno pueda explicitar claramente cuáles son sus objetivos individuales.
5. La interdependencia positiva: El aprendizaje colaborativo se caracteriza por la interdependencia positiva entre las personas participantes en equipo, quienes son responsables tanto de su propio aprendizaje como del aprendizaje del equipo en general.

¿Qué es el Aprendizaje Colaborativo?

Es aquel que se desarrolla a partir de propuestas de trabajo grupal.

¿Qué es un Grupo?

Es un conjunto de personas que se unen porque comparten algo en común.

¿Qué es un Equipo?

Grupo de personas que comparten un nombre, una misión, una historia, un conjunto de metas u objetivos y expectativas en común.

Condiciones que deben reunir los miembros del equipo

1. Ser capaces de poder establecer relaciones satisfactorias con los integrantes del equipo.
2. Ser leales consigo mismo y con los demás.
3. Tener espíritu de autocrítica y de crítica constructiva.
4. Tener sentido de responsabilidad para cumplir con los objetivos.
5. Tener capacidad de autodeterminación optimista, iniciativa y tenacidad.
6. Tener inquietud de perfeccionamiento para la superación.

El Líder de Equipo de Trabajo

Debe ser una persona tranquila, sensata y que se preocupe por sus tareas.

Aspectos clave de un Líder

1. Iniciativa: El líder inicia, facilita nuevas ideas y prácticas.
2. Representación: El líder defiende al grupo contra el ataque, manifiesta los intereses del grupo y actúa en nombre de ellos.
3. Integración: El líder mantiene la armonía y, por lo tanto, reduce el conflicto.
4. Organización: El líder estructura su propio trabajo y el de los miembros, y determina la relación entre ellos.
5. Dominio: El líder limita el comportamiento de los miembros o del grupo en acción, toma decisiones y expresa opiniones.
6. Comunicación: El líder obtiene información de los miembros del grupo; hay una interrelación de conocimientos.
7. Reconocimiento: El líder puede aprobar o desaprobar la conducta de los miembros del grupo.
8. Producción: Determinar el esfuerzo de cada uno de los miembros del grupo y estimularlo.

Empoderamiento (Empowerment)

Definición de Empowerment

Quiere decir potenciación o empoderamiento, que es el hecho de delegar poder y autoridad a los subordinados y conferirles el sentimiento de que son dueños de su propio trabajo.