Optimización del Planeamiento y la Gestión por Objetivos en la Empresa

Deficiencias y Limitaciones del Planeamiento Empresarial

Falta de compromiso: En muchos casos, el planeamiento se realiza como una actividad rutinaria y por obligación.
Fallas en la aplicación: Suele ser muy común la falta de aplicación. Un plan sin planes de acción no es más que una declaración de deseos y esperanzas.
Fallas en la fijación de objetivos: La planeación no puede ser efectiva si los objetivos no son claros y alcanzables.
Dificultades en la determinación de premisas: Si estas no son bien consideradas, el planeamiento se vuelve inestable y vulnerable.
Miopía administrativa: Suele ocurrir que los administradores, al estar tan absortos en sus tareas operativas o por la falta de metodología y/o conocimiento, no aplican el proceso de planeamiento en profundidad, logrando resultados superficiales sin ver otras opciones que se pierden en el camino.
Dependencia excesiva de la experiencia: Muchos administradores se apoyan en el pasado, planeando sobre bases de preferencia y asumiendo que su experiencia pasada los ayudará.
Dependencia excesiva de la intuición: Muchos administradores creen más en su intuición que en metodologías y datos concretos.
Falta de apoyo de la alta dirección: La planificación no funcionará correctamente si la alta dirección no cree en ella y no participa en el proceso.
Resistencia al cambio: Es necesario que el proceso de planeamiento sea insertado naturalmente dentro del grupo y sus tareas para que sea aceptado.
Entorno cambiante: Esto dificulta la determinación de premisas y desalienta una aplicación metódica y sistemática del planeamiento.
Costos: Una planificación sistemática implica gastos.

Premisas del Planeamiento y Construcción de Escenarios

Una de las claves en todo proceso de planeamiento es contar con una sólida base de información sobre el entorno en el que se espera que esos planes operen. A esta información de base se la denomina premisas y son el sustento de todo proceso ulterior. La formulación de premisas es el reconocimiento formal de que la administración es un enfoque de sistema abierto, influido por su contexto. Las influencias no son solo económicas, sino que existe una enorme diversidad de interacciones; por lo tanto, es tarea del administrador detectar aquellas que tienen mayor relevancia en el impacto sobre sus planes y objetivos futuros.

Ejemplos de Premisas:

Cuantitativas y externas: Evolución del PIB, Tasas de Interés.
Cuantitativas e internas: Posición patrimonial y financiera.
Cualitativas y externas: Situación política.
Cualitativas e internas: Grado de capacitación, Motivación del personal.

Planeamiento a Nivel Estratégico

Identifica y analiza factores externos a la organización, confrontándolos con las capacidades de la empresa. Se debe hacer un despliegue total de los recursos de la empresa para alcanzar los objetivos y hacer frente a la competencia, a los cambios tecnológicos, a las necesidades de los clientes y a los cambios sociales. El objetivo del planeamiento estratégico es ofrecer un marco general para orientar el pensamiento y la acción de los directivos, la determinación del propósito y los objetivos básicos a largo plazo de la empresa, la adopción de cursos de acción y la asignación de los recursos necesarios para alcanzar estos propósitos. El planeamiento estratégico es un estudio del entorno de la organización para detectar amenazas y oportunidades frente a la incertidumbre que lo rodea. Es un estudio sistemático dentro de la organización para detectar sus puntos fuertes y débiles. Es la determinación de un panorama global de la organización a largo plazo. Es una responsabilidad de la alta dirección que debe ser distribuida en todos los niveles de la organización. Es la evaluación y la selección de alternativas estratégicas.

Planeamiento a Nivel Operativo

El nivel operativo es el que se encarga de determinar el modo en que la organización puede optimizar el uso de sus recursos en función de los objetivos estratégicos y tácticos. En el nivel estratégico se define qué (estrategias y políticas) y en el nivel operativo se define el cómo llevar a la práctica esas estrategias y políticas.

Construcción de Escenarios

El objetivo primario en la construcción de escenarios no es tratar de adivinar lo que acontecerá, sino lograr un amplio espectro de perspectivas sobre el futuro que nos permita ir midiendo progresivamente el avance y dimensionar el impacto (tanto positivo como negativo) que los sucesos pueden llegar a tener sobre nuestra organización a cada paso. La estructura en la elaboración de estos escenarios incluye tres dimensiones: la más optimista, la más pesimista y la más probable. Para que el proceso no se vuelva estático, es fundamental que cada escenario se vaya alimentando continuamente, subdividiéndose, si fuera factible, en nuevas posibilidades a medida que estas se presentan como viables para el administrador. El modelo de construcción parte de considerar el escenario macro y cruzarlo con variables externas o internas. Este cruce genera una serie de impactos positivos (oportunidades) y negativos (amenazas), que deben ser ponderados y clasificados en base a su magnitud y probabilidad de ocurrencia. El resultado de esta ponderación permite seguir avanzando, pero demasiada profundidad atenta contra la flexibilidad y encarece todo el proceso. El administrador debe encontrar el equilibrio en la confección de su plan.

Naturaleza de los Objetivos

Características Generales de los Objetivos:

Verificabilidad
Cuantificabilidad
Claridad
Precisión
Multiplicidad
Temporalidad

La Administración por Objetivos (APO)

Sistema de gestión, sistemático y metódico, que aprovecha el proceso de formulación de objetivos para optimizar la gestión organizativa.
Involucra la participación de los subordinados en el desarrollo de los objetivos, la evaluación del desempeño y la motivación.
Se basa en la participación conjunta del superior y su subordinado.

Pasos del Proceso de la APO

Definición conjunta de las Áreas Clave de Resultados.
Determinación conjunta de objetivos (superior-subordinado).
Cuantificación de los objetivos.
Asignación de la responsabilidad y recursos.
Establecer un plazo de cumplimiento.
Medición periódica del desempeño del subordinado (por el superior).
Aplicar medidas correctivas y asistencia al subordinado (por el superior).
Evaluación final (conjunta).

Ventajas de la APO

Genera una mejor administración.
Mejora la organización.
Genera compromisos personales.
Ayuda a desarrollar controles eficaces.
Favorece la motivación.

Desventajas de la APO

Fallas en la implementación de la APO.
Dificultad para acordar objetivos.
Los objetivos son difíciles de establecer y tienden a ser a corto plazo.
Los objetivos suelen ser inflexibles.
En la búsqueda de la verificabilidad, las personas pueden exagerar los objetivos.