Organización y Control de la Prevención de Riesgos Laborales en la Empresa

1. La Asunción Personal de la Actividad Preventiva por el Empresario

Que el propio empresario asuma la función preventiva (normalmente sucede en pequeñas empresas).

¿Cuándo puede el Empresario Asumir la Prevención?

Empresas de menos de 10 trabajadores; este número se eleva a 25 siempre que la empresa solo tenga un centro de trabajo. A efectos de cómputo, si la empresa tiene contratados a trabajadores a través de las ETT, se calculará el promedio de los trabajadores puestos a disposición en los últimos 12 meses (RD 216/99).
Que las actividades desarrolladas por la empresa no estén incluidas en el Anexo I del RD 39/97.
Que desarrolle de forma habitual su actividad profesional en el centro de trabajo.
El empresario deberá tener la formación y la capacidad para ejercer esas funciones.

Es un sistema que debe completarse, ya que la vigilancia de la salud se concertará con un servicio ajeno.

2. Servicios de Prevención

La regulación la encontramos en el artículo 31 de la LPRL.

Conjunto de medios humanos y materiales necesarios para realizar las actividades preventivas, garantizando la protección de la seguridad y la salud de los trabajadores, asesorando y asistiendo para ello al empresario, a los trabajadores, a sus representantes y a los órganos de representación especializados.

2.1. ¿En qué se Asiste o se Asesora al Empresario?

Elaboración, aplicación e implantación del Plan de PRL.
Evaluación de los factores de riesgos que pueden afectar a la seguridad y salud.
Planificación de la actividad preventiva.
Información y formación de los trabajadores.
Prestación de los primeros auxilios y planes de emergencia.
Vigilancia de la salud de los trabajadores.

2.2. Características de los Servicios de Prevención

El servicio de prevención tendrá carácter interdisciplinario; sus medios deberán ser apropiados para cumplir sus funciones.
La formación, especialidad, capacitación, dedicación y número de componentes, así como los recursos técnicos, deberán ser suficientes y adecuados a las actividades preventivas a desarrollar, en función del tamaño de la empresa.

2.3. Tipos de Servicios de Prevención

Servicio de Prevención Propio

Es obligatorio (Art. 14 RD 39/97)

a) Que se trate de empresas con más de 500 trabajadores.

b) Que, tratándose de empresas de entre 250 y 500 trabajadores, desarrollen alguna de las actividades incluidas en el Anexo I.

c) Que, tratándose de empresas no incluidas en los apartados anteriores, así lo decida la autoridad laboral, previo informe de la ITSS y, en su caso, de los órganos técnicos en materia preventiva de las CCAA, en función de la peligrosidad de la actividad o de la frecuencia o gravedad de la siniestralidad en la empresa, salvo que se opte por el concierto con una entidad especializada ajena a la empresa:

La autoridad fijará un plazo, no superior a 1 año, para que, en el caso de que se optase por un SPP, la empresa lo constituya.
Hasta la fecha de la resolución, las actividades preventivas en la empresa deberán ser concertadas con un SPA, salvo aquellas que vayan siendo asumidas progresivamente por la empresa mediante la designación de trabajadores, hasta su plena integración en el servicio de prevención que se constituya.

Organización y Medios de los Servicios de Prevención Propios (Art. 15 del RSP)

1. Unidad organizativa específica. Dedicación exclusiva.

2. Debe poseer instalaciones, medios materiales y humanos suficientes.

3. Cuando el ámbito de actuación se extienda a más de un centro de trabajo, deberá tenerse en cuenta la situación de los diversos centros en relación con la ubicación del servicio a fin de asegurar la adecuación de los medios de dicho servicio a los riesgos existentes.

4. Las actividades preventivas que no sean asumidas a través del servicio de prevención propio deberán ser concertadas con uno o más servicios de prevención ajenos.

5. La empresa deberá elaborar anualmente y mantener a disposición de las autoridades laborales y sanitarias competentes la memoria y programación anual del servicio de prevención.

Servicio de Prevención Mancomunado

a) Empresas que desarrollen simultáneamente actividades en un mismo centro de trabajo, edificio o centro comercial, siempre que quede garantizada la operatividad y eficacia del servicio.

b) Por negociación colectiva o acuerdo del artículo 83.3 del ET o, en su defecto, por decisión de las empresas afectadas, podrá acordarse la constitución de servicios de prevención mancomunados entre empresas pertenecientes a un mismo sector productivo o grupo de empresas o que desarrollen sus actividades en un polígono industrial o área geográfica limitada.

Características

1. Tengan o no personalidad jurídica diferenciada, son servicios propios de la empresa que los constituyan.

2. Habrán de contar con al menos tres especialidades.

3. Los recursos humanos mínimos equivalentes a los exigidos para los SPA.

4. Recursos materiales, según se establecen para los SPA a tenor de la actividad de las empresas.

5. Antes de acordar su constitución, debe consultarse a los representantes legales de los trabajadores de cada una de las empresas afectadas (Art. 33 LPRL).

6. En el acuerdo se fijan expresamente las condiciones mínimas de dicho servicio de prevención.

7. Las condiciones deberán debatirse y, en su caso, ser acordadas en el seno de cada uno de los comités de seguridad y salud de las empresas afectadas (Art. 39 LPRL).

8. El acuerdo deberá comunicarse con carácter previo a la autoridad laboral del territorio donde radiquen sus instalaciones principales en el supuesto de que dicha constitución no haya sido decidida en el marco de la negociación colectiva. La autoridad laboral podrá formular requerimientos sobre la adecuada dotación de medios humanos y materiales.

9. La actividad preventiva de los servicios mancomunados se limitará a las empresas participantes.

10. El servicio mancomunado deberá tener a disposición de la autoridad laboral y de la autoridad sanitaria la información relativa a las empresas que lo constituyan y al grado y forma de participación.

Servicio de Prevención Ajeno (Art. 16 RD 39/97)

El empresario deberá recurrir a uno o varios servicios de prevención ajenos, que colaborarán entre sí cuando sea necesario, cuando ocurra alguna de las siguientes circunstancias:

Que la designación de trabajadores sea insuficiente y no sea obligatorio el SPP.
Que, en el supuesto de que por decisión de la autoridad laboral se deba constituir un SPP, no se haya optado por su constitución.
Que se haya producido una “asunción parcial” de la actividad preventiva.

Los representantes de los trabajadores deberán ser consultados por el empresario con carácter previo a la decisión de concertar la actividad preventiva con uno o varios servicios de prevención ajenos.

Requisitos (Art. 17 RSP)

Organización, instalaciones, personal y equipo necesario en función de la actividad desarrollada.
Se exige fianza o garantía que cubra una posible responsabilidad eventual.
No mantener con las empresas vinculaciones comerciales, financieras o de otro tipo, distintas a las propias del servicio de prevención, que puedan afectar a su independencia o al resultado de sus actividades.
Asesoramiento y apoyo a la empresa en el plan de prevención, evaluación y planificación de la actividad preventiva, formación e información de trabajadores, primeros auxilios y planes de emergencia y vigilancia de la salud.

Recursos Materiales y Humanos de los SPA (Art. 18 RSP)

Deben tener:

Instalaciones y recursos materiales y humanos necesarios, teniendo en cuenta el tipo, extensión y frecuencia de servicios, el tipo de actividad desarrollada por las empresas y la ubicación y tamaño de los centros.
La acreditación de la autoridad laboral competente en las especialidades o disciplinas preventivas de Medicina del Trabajo, Seguridad en el Trabajo, Higiene Industrial, y Ergonomía y Psicosociología Aplicada.
El personal tendrá que tener al menos un técnico con la cualificación de nivel superior por cada especialidad; en Medicina del Trabajo, un médico especialista en Medicina del Trabajo o diplomado en Medicina de Empresa y un ATS de empresa; y también tendrá que tener personal con formación básica o intermedia en función de las características de las empresas cubiertas por el servicio.

Los expertos actuarán de forma coordinada, en particular en el diseño preventivo de los puestos de trabajo, la identificación y evaluación de riesgos, los planes de prevención y los planes de formación de los trabajadores.

Disponer en los ámbitos territoriales y de actividad profesional en los que actúen, como mínimo, de las instalaciones e instrumentación necesarias para realizar las pruebas, reconocimientos, mediciones, análisis y evaluaciones habituales, así como actividades formativas y divulgativas básicas.
La actividad sanitaria contará para el desarrollo de su función con la estructura y medios adecuados a su naturaleza específica y la confidencialidad de los datos médicos personales.

Funciones (Art. 19 RSP)

Deben proporcionar a la empresa el asesoramiento y apoyo en las actividades concertadas, correspondiendo la responsabilidad de su ejecución a la propia empresa, sin perjuicio de la responsabilidad directa de las entidades en el desarrollo y ejecución de actividades concertadas.
Las entidades asumirán el desarrollo de las funciones del artículo 31.3 de la LPRL que hubieran concertado, y contribuirán a la efectividad de la integración de las actividades de prevención sin perjuicio de que puedan:

Subcontratar los servicios de profesionales o entidades cuando sea necesario para la realización de actividades que requieran conocimientos específicos o instalaciones de gran complejidad.
Disponer mediante arrendamiento o similar de instalaciones y medios materiales necesarios para prestar el servicio en condiciones y con un tiempo de respuesta adecuado, sin perjuicio de la obligación de contar con carácter permanente con los recursos instrumentales mínimos.

3. El Control de Eficacia del Sistema de Prevención: Las Auditorías

La regulación la encontramos en el artículo 30.6 de la LPRL y en los artículos 29 y siguientes del RD 39/97.

Deben someterse a auditoría las empresas que no hubieran concertado un Servicio de Prevención Ajeno (SPA), o cuando desarrollen las actividades preventivas con recursos propios o ajenos.

Excepciones

La ley prevé excepciones para las pequeñas y medianas empresas de hasta 50 trabajadores cuyas actividades no estén en el Anexo I, que desarrollen las actividades preventivas con recursos propios y la eficacia de su sistema resulte evidente sin necesidad de auditoría por el limitado número de trabajadores y la escasa complejidad de las actividades preventivas:

Se considerará que han cumplido la obligación de la auditoría cuando cumplimenten y remitan a la autoridad laboral una notificación sobre la concurrencia de las condiciones.
La autoridad laboral registrará y ordenará, según las actividades de las empresas, sus notificaciones y facilitará una información globalizada sobre las empresas afectadas a los órganos de participación institucional o en materia de seguridad y salud.
Teniendo en cuenta la notificación y la documentación del artículo 7, la autoridad laboral, previo informe de la ITSS y, en su caso, de los órganos técnicos de las CCAA, podrá requerir la realización de una auditoría a las empresas referidas.

3.1. Auditoría

Es un instrumento de gestión que persigue reflejar la imagen fiel del sistema de PRL de la empresa, valorando su eficacia y detectando las deficiencias para permitir la mejora.

¿Qué es lo que Analiza?

Se analiza cómo se ha realizado la evaluación de riesgos, se analizan los resultados y se verifican si hay dudas.
Comprobar que el tipo y la planificación de las actividades preventivas se ajustan a la normativa general y a la normativa sobre riesgos específicos, teniendo en cuenta los resultados de la evaluación.
Analizar la adecuación entre los procedimientos y medios requeridos para realizar las actividades preventivas necesarias y los recursos de que dispone el empresario, propios o concertados.
Valora la integración de la prevención en el sistema general de gestión de la empresa.

¿Cómo se Realiza la Auditoría?

Hay unas normas que recogen cómo debe realizarse el informe, teniendo en cuenta la información recibida de los trabajadores. Deberá incluir al menos:

Un análisis de la documentación de gestión preventiva y otra información sobre la organización y actividades de la empresa que sea necesaria para el ejercicio de la actividad auditora.
Un análisis de campo dirigido a verificar que la documentación referida refleja con exactitud y precisión la realidad preventiva de la empresa.
Una evaluación de la adecuación del sistema de prevención a la normativa de PRL.
Unas conclusiones sobre la eficacia del sistema de prevención de riesgos laborales.

¿Cuándo se Realiza la Auditoría?

La primera auditoría deberá llevarse a cabo dentro de los 12 meses siguientes al momento en que se disponga de la planificación de la actividad preventiva. La auditoría deberá ser repetida cada 4 años, excepto cuando se realicen actividades incluidas en el Anexo I, en que el plazo será de 2 años. Estos plazos de revisión se ampliarán en 2 años en los supuestos en que la modalidad de organización preventiva de la empresa haya sido acordada con la representación especializada de los trabajadores en la empresa.

En todo caso, deberá repetirse cuando así lo requiera la autoridad laboral, previo informe de la ITSS y, en su caso, de los órganos técnicos de las CCAA, a la vista de los datos de siniestralidad o de otras circunstancias que pongan de manifiesto la necesidad de revisar los resultados de la última auditoría.

Consulta

De conformidad con el artículo 18.2 de la LPRL, el empresario deberá consultar a los trabajadores y permitir su participación en la realización de la auditoría. En particular, el auditor deberá recabar información de los representantes de los trabajadores.

3.2. Informe de Auditoría (Art. 31 RSP)

El informe que la empresa auditada deberá mantener a disposición de la autoridad competente y de los representantes de los trabajadores. Debe reflejar:

Documentación e información usada.
Método, elementos auditados y resultado de cada uno, conclusiones.
Deberá reflejar fielmente la realidad verificada en la empresa, estando prohibida toda alteración o falseamiento del mismo. La empresa adoptará las medidas necesarias para subsanar las deficiencias en PRL.

Conforme al artículo 31 bis, la auditoría de las empresas que desarrollen las actividades preventivas con recursos propios y ajenos tendrá como objeto las actividades preventivas desarrolladas por el empresario con recursos propios y su integración en el sistema general de gestión de la empresa, teniendo en cuenta la incidencia de su forma mixta de organización.

3.3. Requisitos de la Entidad Auditora (Art. 32 RSP)

¿Quién Realiza las Auditorías?

La auditoría deberá ser realizada por personas físicas o jurídicas con el conocimiento suficiente de las materias y aspectos técnicos, y los medios adecuados para ello:

No podrán mantener con la empresa vinculaciones comerciales, financieras o de otro tipo, distintas a las propias de la auditoría, que puedan afectar a su independencia o influir en sus resultados.
No podrán realizar para la misma o distinta empresa actividades de coordinación de actividades preventivas, ni ser Servicio de Prevención Ajeno (SPA), ni mantener con estas últimas vinculaciones como se ha mencionado antes.
Cuando la complejidad de las verificaciones a realizar lo haga necesario, estas entidades podrán recurrir a otros profesionales que cuenten con los conocimientos, medios e instalaciones necesarios.

3.4. Autorización (Art. 33 RSP)

Las entidades habrán de contar con la autorización de la autoridad laboral competente del lugar donde radiquen sus instalaciones principales. Si en el plazo de 3 meses no se les ha notificado nada, se dará por denegada dicha solicitud.

3.5. Auditorías Voluntarias (Art. 33 bis RSP)

Sin perjuicio del cumplimiento de lo dispuesto en este capítulo, las empresas podrán someter con carácter voluntario su sistema de prevención al control de una auditoría o evaluación externa para permitir la adopción de decisiones para su perfeccionamiento y mejora.